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3 einfache Maßnahmen zur Teilnehmerbindung für Konferenzveranstalter

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Ihre Konferenzteilnehmer eigentlich von Ihrem Event erwarten? Die Antwort auf diese Frage ist simpel: Ihr Publikum möchte nicht nur der Mittelpunkt der Veranstaltung sein, sondern auch eine kreative und den Gast bereichernde Konferenzerfahrung erleben. Ihre Teilnehmer erwarten dabei ein Umfeld, das Ihnen das Networken mit anderen Gästen ermöglicht, um so neue Kontakte auf Ihrem Event knüpfen zu können.

Das Ziel eines Konferenzveranstalters ist es, sowohl eine möglichst hohe Teilnehmerbindung zu erzielen als auch die Zufriedenheit seiner Veranstaltungsteilnehmer stetig zu verbessern.

Wie lassen sich diese Ziele und Erwartungen miteinander verbinden, sodass letztendlich beide Parteien auf der Gewinnerseite stehen? Ganz einfach: Gehen Sie als Konferenzveranstalter immer auf die Erwartungen des Teilnehmers ein und erfüllen Sie dessen Bedürfnisse. „Es ist unser Job, die Zufriedenheit unserer Kunden stets zu verbessern“, so Jeff Bezos, Geschäftsführer von Amazon. Wenn Sie Bezos‘ Philosophie nun in Ihre eigene Marketingstrategie aufnehmen, verbessern Sie nicht nur das Konferenzerlebnis Ihrer Gäste, sondern auch Ihren zukünftigen Return on Investment.

Um die Teilnehmerbindung zu optimieren, integrieren Sie bei der nächsten Konferenzplanung doch einmal diese drei kundenorientierten Maßnahmen in Ihren Planungsprozess:

Kreativität ist das A und O

Halten Sie nicht an traditionellen Vortragsmethoden fest, nur um auf Nummer sicher zu gehen. Das mag vielleicht etwas waghalsig klingen (und ist es sicher auch), doch was ist letzten Endes entmutigender als die gelangweilten und unzufriedenen Gesichter Ihrer Konferenzteilnehmer. Damit Ihre Gäste die Konferenz nicht als eine öde Standardveranstaltung betrachten, ist es wichtig, dass Sie ein außergewöhnliches und unvergessliches Eventerlebnis für Ihr Publikum schaffen. Hier einige Vorschläge, die die Bedeutung der Kreativität bei der Konferenzplanung verdeutlichen:

  • Interaktive Präsentationen: Einem monotonen Referenten 90 Minuten lang passiv zuzuhören, lässt Erinnerungen an den Geschichtsunterricht wach werden. Was könnte Ihre Präsentation lebendiger machen und das Publikum aktiver miteinbeziehen? Interessant ist z.B. "PechaKucha" als Vortragskonzept oder Gamify, das die Veranstaltungsteilnehmer durch interaktive Spiele mit in die Präsentation einbezieht.
  • Kreatives Catering: Ihr Catering sollte nicht als eine reine Notwendigkeit betrachtet werden. Im Gegenteil, es bietet Ihnen eine weitere Plattform, Veranstaltungsteilnehmer von Ihrem Event zu begeistern. Die in Denver ansässige Cateringfirma Catering by Design ist derzeit eine der innovativsten Cateringfirmen auf dem Markt und bietet ihren Kunden beispielsweise Granita im Terrarium, Dressings in Mini-Sprayflaschen und Essen in (sauberen!) Farbeimern an. Fragen Sie doch einmal Ihren Caterer, welche kreativen Catering-Möglichkeiten er Ihnen für Ihren nächsten Event anbieten kann.

Bieten Sie Ihren Teilnehmern einen erkennbaren Nutzen

Auch der erfahrenste Gast fühlt sich bei einer Konferenz ab und an etwas überwältigt. Nehmen Sie Ihren Teilnehmern den bei einer Konferenz häufig auftretenden Stress sowie die Nervosität vor und während der Veranstaltung ab, indem Sie sich bereits bei der Planung diverser Best Practices bedienen:

  • Networken leicht gemacht: Die Event Showcase App von Ungerboeck nutzt eine Matchmaking-Technologie, die Ihren Eventteilnehmern je nach individuellem Interesse Ausstellungen und Präsentationen vorschlägt und gleichgesinnte Gäste dank „Matchmaking“-Funktionalitäten miteinander verbindet. Event Showcase basiert auf einem eigenen Algorithmus, der die Interessen Ihrer Teilnehmer durch deren App-Nutzung ermittelt und somit ein bequemes und angenehmes Networking-Erlebnis schafft.
  • Weniger Arbeit für Ihre Gäste: Das Networken mit anderen Gästen steht für die Teilnehmer einer Konferenz meist an erster Stelle. Sich im Anschluss der Veranstaltung jedoch erst einmal durch einen Stapel Visitenkarten wühlen zu müssen, ist für viele Eventteilnehmer ein eher lästiges Unterfangen. Mit Apps, wie zum Beispiel Evernote Hello, können gesammelte Visitenkarten eingescannt, direkt mit LinkedIn verbunden und virtuelle Notizen während eines Meetings erstellt werden. Ihre Gäste haben so nach der Veranstaltung einen deutlich geringeren Arbeitsaufwand.

Bauen Sie eine Community auf

Eine Studie beweist, dass aus lediglich 7% aller Menschen, die ein Veranstaltungsteilnehmer im Rahmen eines Events kennenlernt, im Nachhinein langfristige, neue Kontakte entstehen. Wieso ist dieser Prozentsatz so niedrig? Die meisten Gäste kommen mit Freunden oder Kollegen zu einer Veranstaltung und sind demnach nicht darauf eingestellt, neue Kontakte zu knüpfen. Einige Teilnehmer kommen zwar allein, fühlen sich jedoch unwohl und sind zu nervös, um sich anderen Gästen vorzustellen. Daher sollten Sie stets eine angenehme Atmosphäre  schaffen, in der sich Ihre Veranstaltungsteilnehmer wohl und in das Event integriert fühlen. Nur so steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Gäste auf Ihrer Veranstaltung wichtige Kontakte knüpfen und auch im darauffolgenden Jahr erneut auf Ihrem Event erscheinen werden.

  • Die Atmosphäre zählt: Die Firma I.B.M. hat im Rahmen ihrer Veranstaltung I.B.M. Connect ein Paradebeispiel dafür geliefert, wie solch eine angenehme und den Gast in den Event integrierende Atmosphäre am besten kreiert werden kann. Um erst einmal das Eis zu brechen, setzte I.B.M. auf BunchBall, den Markführer für Gamification. „Um die Interaktion zwischen den Gästen zu fördern, wurden die Veranstaltungsteilnehmer in vier Teams eingeteilt. Dabei mussten sie kleine Aufgaben, wie zum Beispiel Wettkämpfe im Legobauen, gemeinschaftlich mit ihrem Team lösen“, berichtete das Eventmagazin BizBash. Diese Strategie führte zu einem erstaunlichen Ergebnis: Die Anzahl der Tweets, die den Hashtag #IBMConnect verwendeten, stiegen im Vergleich zum Vorjahr um sage und schreibe 66%. Schaffen Sie für Ihre Veranstaltungen also stets ein Umfeld, welches das Networken unter Ihren Gästen begünstigt und Ihre Teilnehmer miteinander verbindet. Auf diese Weise hinterlassen Sie nicht nur einen besonders guten Eindruck bei Ihrem Publikum, Ihre Gäste werden dieses einzigartige Eventerlebnis unbedingt teilen wollen.
  • So machen Sie Ihre Gäste berühmt: Integrieren Sie alle Fotos Ihrer Veranstaltung in eine Webseite. Dazu kreieren Sie einen Hashtag und fordern Ihre Gäste auf, diesen Hashtag mit ihren Fotos zu verwenden. Nutzen Sie Eventifer nach der Veranstaltung, denn es durchsucht alle sozialen Netzwerke, zum Beispiel Twitter, YouTube oder Slideshare nach dem von Ihnen festgelegten Hashtag. Jedes Bild wird anschließend automatisch zu einer personalisierten Webseite hinzugefügt. Auf diese Weise entsteht ein virtuelles Fotoalbum, das Ihre Gäste jederzeit teilen können. Während Sie das Beste aus dieser Strategie für sich und Ihre Eventteilnehmer herausschöpfen, bleibt der Arbeitsaufwand für beide Seiten minimal. Das nenne ich einen guten Deal...

Von Claire Harrington, CMP, Public Relations Manager bei Social Tables.

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