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Advent, Advent, was sagt der Trend? 5 Event Trends 2017

Advent, Advent, was sagt der Trend? 5 Event Trends 2017

Von Lisa Placa und Silke Hoersch

Möglicherweise empfinden Sie es ja ähnlich. 2016 ist in einem unglaublichen Tempo an uns vorbeigerast und nun, während sich das Jahr dem Ende zuneigt, können wir erschrocken zurückblicken und uns wundern, wo die Zeit geblieben ist; oder aber wir lehnen uns gemütlich zurück und lassen nochmal Revue passieren, was die Eventbranche dieses Jahr besonders beschäftigt hat und wie diese Entwicklungen auch im Jahr 2017 die Gestaltung von Konferenzen, Messen, Meetings und Events beeinflussen werden. Und was das für uns alle bedeutet.

Denn eines ist sicher: Wir befinden uns in einer rasanten Zeit des Umbruchs. Es ist jedoch auch eine unglaublich spannende Zeit, die uns voller Chancen, Veränderungen und Neuerungen begegnet. Im kommenden Jahr werden wir uns sicher weiter mit dem Stellenwert von Veranstaltungen beschäftigen und uns die Frage stellen: Wie ist es um die Zukunft der Eventbranche bestellt?

Silke Hoersch und Lisa Placa haben sich zum Schluss des Jahres nochmal darüber unterhalten, was die Branche bewegt und wie sie die wichtigsten Trends für 2017 am ehesten charakterisieren würden. Ganz ohne Glaskugel, aber mit viel Plätzchen und Tee.

TREND #1: Die liebe Digitalisierung

  • Lisa: „Vielleicht wird die Digitalisierung ja noch zum Unwort des Jahres gekürt?“
  • Silke: „Ach was, so schlimm ist sie doch nicht. Wir müssen uns nur darauf besinnen, was sie denn bedeutet für die Veranstaltungsbranche und wie sie noch besser genutzt werden kann.“

Ja, was bedeutet sie denn nun?

Prozessdigitalisierung ist ein Trend, der uns alle direkt oder indirekt beeinflusst. Die eine oder andere Industrie ist technologisch sicherlich weiter als die Eventbranche. Was nicht bedeutet, dass es hier keinen sichtbaren Fortschritt gibt – im Gegenteil. Messezentren bieten ihren Ausstellern Online-Portale, auf denen sie alle benötigten Leistungen, Artikel und Services in einem Flow kaufen können, und auf der Besucherseite werden Registrierungsprozesse komplett digitalisiert, was neben der verbesserten User Experience grandiose Möglichkeiten für Matchmaking oder personalisierte Erfahrungen eröffnet.

Für Prozesse bedeutet die Digitalisierung aber vor allem eines: mehr Zeit. Vorbei sind die Stapel loser Blätter und sich auftürmender Papierberge. Durch automatische Datenerfassung und die effiziente Eingabe von Informationen durch die Kunden, z.B. über Self-Service-Ausstellerportale, sparen sich Ihre Mitarbeiter das wiederholte Abtippen von Kundendaten. Was bleibt, ist mehr Zeit für qualitative, persönliche Beratung durch kompetente Ansprechpartner im Messevertrieb oder Kundenservice.

TREND #2: Neue, innovative Geschäftsmodelle

  • Silke: „Noch spannender finde ich ja die neuen Business-Modelle, die wir in der Branche beobachten können. Stichwort ConFex-Modell.“

Ja, um was handelt es sich denn beim Stichwort ConFex-Modell? Konferenzen, Kongresse und Meetings von Verbänden werden oftmals gänzlich geterennt von Messen betrachtet. Unser CEO Manish Chandak äußerte sich hierzu vor einigen Tagen auf dem UFILive Blog und stellte sich die Frage, warum nicht öfters vom "ConFex" Modell Gebrauch gemacht wird: Es handelt sich bei dieser Idee um die Verschmelzung einer Konferenz und Messe. Das Konzept an sich ist nicht komplett neu, wird es doch schon längst von diversen Veranstaltern umgesetzt, z.B. IAEE's ExpoExpo (USA).

Der Grundgedanke: Durch das Angebot von Sponsorings und Messeständen können die Verbände zusätzliche Einnahmen generieren, gleichzeitig jedoch ein wesentlich aufregenderes "Erlebnis" über die begleitende Messe schaffen, was dem Besuchererlebnis äußerst zuträglich ist. Dank ihrer Struktur und fachlichen Orientierung sind die Verbände in der Lage, sehr zielgerichtet ihre Mitglieder anzusprechen. Dass die Qualität der Inhalte und der Wissensaustausch oberste Priorität haben, steht außer Frage. Hier befinden sich die Verbände in ihrer Rolle als „Subejct Matter Expert“ in einer priviligierten und vertrausendwürdigen Stellung.

TREND #3: Zusammenarbeit und Service-Exzellenz

  • Lisa: „Du hast doch auf der IBTM über Kooperationen zwischen Venues und Planern gesprochen. Siehst du das weiterhin als wegweisenden Trend?“
  • Silke: „Auf jeden Fall. Ich glaube das Thema Kooperationen wird an noch größerer Bedeutung gewinnen in der Eventbranche.“

Das Thema Kooperation begleitet uns also auch ins Jahr 2017, denn Synergien bilden die Grundlage einer soliden Service-Exzellenz. Oftmals liegt es an der Optimierung einzelner Touchpoints entlang der Customer Journey, die die Auswahl eines Venues oder die Zusammenarbeit mit einem Eventplaner beeinflussen kann. Qualität und Optimierung des operativen Geschäftes werden also weiterhin wichtige Themen sein. Kooperationen in der Branche können sich vielfältig gestalten.

Auf der IBTM World in Barcelona wurde beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungsstätten und Planern diskutiert: Wie können Venues die Planer unterstützen und den Event ROI der Teilnehmer in den Vordergrund rücken? Ein Beispiel ist das Thema Catering und Gesundheit. Wissenstransfer auf Konferenzen und Kongressen funktioniert nun einmal besser, wenn alle Beteiligten glücklich und fokussiert sind. Und dies erfordert wiederum eine optimale Lernatmosphäre, in der sich alle wohlfühlen.

Insbesondere für die sogenannten Young Professionals (Gen Y lässt grüßen) ist gesundes Essen ein wichtiges Thema. Die Herausforderung im Catering und F&B liegt heutzutage vor allem in den unterschiedlichen Diäten, Ernährungsformen oder auch Allergien. Von Paleo über vegan und vegetarisch bis hin zur allergiebedingten glutenfreien und laktosefreien Ernährung gibt es nun wirklich alle Sonderwünsche auf Veranstaltungen. Ein idealer Pluspunkt also für den In-House-Caterer, wenn er sich umso besser auskennt und auf die einzelnen Bedürfnisse eingehen kann. Am Ende des Tages können dies überzeugende Argumente für Planer sein, um gesundheitsbewusste Gruppen anzusprechen – und für das Venue ein tolles Aushängeschild darstellen.

TREND #4: Neues Arbeiten, Weiterbildung und Jobs im Wandel

  • Lisa: „Als teilweise im Home Office arbeitende Chefin bist du eigentlich die perfekte Botschafterin für Digital Leadership. Ich denke der digitale Wandel wird sämtliche Branchen beeinflussen und somit auch in der Veranstaltungsindustrie ein wichtiges Thema werden.“
  • Silke: „Das stimmt, gerade auch für Eventplanung. Wenn ich mir vorstelle, wie flexibel ein Planer agieren muss, sind die technologischen Möglichkeiten heute besser denn je, man denke z.B. an Cloud-Angebote.“

Die Arbeitswelt verändert sich stetig mit dem Digitalen Wandel. Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen, was die Arbeitsstrukturen anbelangt; ein Umdenken in der Führungskultur ist notwendig, um virtuelle Strukturen produktiv zu nutzen und Teams zu leiten, die vielleicht nicht nur aus physisch anwesenden Mitarbeitern zusammengesetzt sind. „Digital Leadership“ ist der Inbegriff einer offenen und vertrauensvollen Führungsweise, die sich mit flexiblen Jobs und Arbeitsweisen auseinandersetzen muss. Die jungen Fach- und Führungskräfte denken und arbeiten vernetzt, diese Attitüde spiegelt sich in ungewöhnlichen, vielleicht sogar ortsungebundenen Arbeitsweisen wider. Sie schafft Raum für Kreativität und erfordert unter Umständen eine weitaus höhere Disziplin als es klassische, bürogebundene Organisationsstrukturen erlauben.

Der Grundstein liegt in der Schaffung einer Innovationskultur durch digitale Leader, die ihre Teams motivieren und mitreißen können, unabhängig von starren Strukturen. Eine solche Kultur erfordert zum Beispiel die Nutzung von Cloud-Diensten, die eine Arbeit von überall aus ermöglicht.

Doch auch die Qualität darf nicht vergessen werden: Diese fängt bei der Bildung der Mitarbeiter an. Es wird zunehmend wichtiger, ausreichend Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zu ermöglichen, um der Service-Exzellenz den Weg zu ebnen und die Mitarbeiter nachhaltig zu motivieren sowie im Unternehmen zu halten.

Training muss auch nicht immer in den Büroräumen stattfinden: Das Angebot von Online-Seminaren in Form von Webinaren wird immer beliebter. Dass dabei Reisekosten gespart werden, ist nur einer der angenehmen Nebeneffekte. Diese Form der Wissensvermittlung integriert sich bestens in die Vorstellung des mobilen Arbeitsplatzes und in die flexible Gestaltung des Jobs. Warum lange im Zug sitzen, um ein zweistündiges Training zu absolvieren, wenn das Wissen in Form eines Webinars vermittelt werden kann oder Lehrmaterialien über E-Learning-Plattformen bereitgestellt werden können? Wissensvermittlung gestaltet sich somit flexibler denn je.

TREND #5: Interaktive Meetingformate

  • Silke: „Nun zu deinem Lieblingsthema, neue Meetingformate. Du warst doch total begeistert vom Future Meeting Space, stimmt’s?“
  • Lisa: „Ja, mir hat daran besonders gefallen, dass konkrete Szenarien erstellt wurden und einige Grundelemente veranschaulicht wurden, die für Meetings in Zukunft unabdingar sind.“

Neue Meetingformate prägen die Branche und sind ein unumstrittener Trend für 2017. Wichtig ist auch weiterhin, die Teilnehmer über interaktive Formate miteinzubeziehen und Hands-on-Elemente einzubinden, z.B. Workshops oder auch Open Spaces, wo jeder zu Wort kommen darf. Die Schaffung von Erlebnissen steht im Vordergrund, dabei spielt die perfekte Organisation manchmal eine untergeordnete Rolle: Kreative Meetings können spontan und ohne Konzept oder Agenda stattfinden, dabei umso brilliantere Ergebnisse hervorbringen!

Eventformate werden sicherlich weiterhin durch Technologie ergänzt werden. Ob es nun Streams sind oder gar Holographien – im Zuge der Flexibilität und ortsungebundenen Wissensweitergabe werden virtuelle Bestandteile von Meetings sicher verstärkt eingesetzt und bewusst von Veranstaltungszentren ins Reportoire sowie in die Kommunikation aufgenommen werden. Planer können dann beispielsweise auf der Webseite prüfen, welche Räume sich besonders gut für Open Spaces eignen oder ob moderne Konferenztechnologie vorhanden ist, die ein hybrides Event ermöglicht. Es handelt sich damit um wichtige strategische Wettbewerbsvorteile für die Häuser, die durch neuste Technologie und eine moderne Ausstattung auf dem Markt glänzen können. Innovation zählt!

Das gilt auch für die Wissensvermittlung. Mit frontalen Vorträgen reißt man im Jahr 2017 niemanden mehr vom Hocker (hat man auch schon im Jahr 2016 nicht). Was gefragt ist, sind innovative Diskussionsrunden und Formate wie FishBowls, die ein direktes Feedback der Teilnehmer ermöglichen. Schnelle Vorträge, die eine komprimierte Wissensweitergabe ermöglichen, werden gerne in Form von PechaKucha Sessions oder auch einer Art „Speed-Dating“-Runde abgehalten, sodass die Referenten schnell auf den Punkt kommen müssen und umso mehr Zeit für Fragen oder Diskussionen bleibt. Darüber hinaus muss Wissen auch online verfügbar sein, gerne zusätzlich zu den eigentlichen Sessions in Form von begleitenden Materialien. Das bietet einen optimalen Mehrwert. Webinare lassen sich z.B. wunderbar aufzeichnen und auch nach der Live-Session den Teilnehmern zur Verfügung stellen.

Fazit

Das sind sicher nicht alle Trends und Entwicklungen, die für 2017 relevant sind. Wir freuen uns auf Ihre persönlichen Highlights, auf die Sie sich im nächsten Jahr freuen. Was sagt Ihr Blick in die Glaskugel? Schreiben Sie uns doch einfach ihr Feedback in die Kommentare!

Wir wünschen schöne Festtage!

Ihre Silke & Lisa vom Ungerboeck Marketing Team

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