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Die mobile Revolution im Eventmanagement

Die mobile Revolution im Eventmanagement

Mobile Veranstaltungstechnologie – davon habe ich während meiner gesamten Event-Management-Laufbahn schon immer geträumt. Je mehr die Technik unsere tägliche Arbeit beeinflusst, umso flexibler werden wir. Über diese Entwicklung freue ich mich übermäßig: Für Fachleute in der Veranstaltungsbranche ist die mobile Technologie ein unglaublich großer Schritt in Richtung Produktivität- und Effizienzsteigerung.

Aus meiner langen Erfahrung als Veranstaltungsmanager weiß ich, wie frustrierend Betriebsabläufe von Veranstaltungen sein können, insbesondere wenn unvorhergesehene Ereignisse die Checklisten und Deadlines durchkreuzen. Konferenz-, Tagungs- und Kongresszentren müssen zumehmend mit kurzfristigen Änderungen und spontanen Buchungen umgehen können.

Mobile Veranstaltungstechnologie: Eventplanung ist nun einmal kein Schreibtischjob

Wenn wir uns den Job eines Veranstaltungsplaner in einem Konferenz- oder Kongresszentrum anschauen, stellt sich die Frage: Wie werden Arbeits- und Serviceanweisungen an die Veranstaltungsmitarbeiter kommuniziert? Viele Venues verfügen über effiziente Prozesse, aber jede Flexibilität kommt dann zum Stillstand, wenn ein Drucker die Blätter mit den Arbeits- und Serviceanweisungen ausdruckt. Was passiert mit kurzfristigen Änderungen, die danach erst eintreten? Das zusätzliche Podium oder das Flip-Chart, das der Speaker gerade eben für seine Präsentation angefragt hat?

Ich bin kein großer Fan von ausgedruckten Anweisungen und daher empfehle ich: Nutzen Sie Mobilgeräte! Dank der zunehmend verbesserten W-LAN-Abdeckung in Veranstaltungszentren ist dies heute keine Zukunftsmusik mehr. Veranstaltungsplaner und Eventpersonal könnte auf diese Weise im Eventmanagement-System auf dem Tablet Anweisungen hinzufügen und kontrollieren sowie Änderungen in Echtzeit einsehen.

Oftmals hapert es an der zeitnahen Weitergabe von wichtigen Veranstaltungsinformationen an die Dienstleister durch die Veranstaltungsmanager. Das kann man den einzelnen Mitarbeitern nicht einmal verübeln. Zugang zu Echtzeitdaten zu haben, kann den Veranstaltungsmanager stark entlasten: Und wenn Dienstleister, wie Caterer, AV-Techniker oder Möbelunternehmen diese Echtzeitdaten jederzeit einsehen können, müssen sie nicht darauf warten, dass der Veranstaltungsmanager ihnen die entsprechenden Berichte weiterleitet. Ein großer Vorteil für beide Seiten.

Größere Kundenzufriedenheit durch verbesserte Prozesse

Verbesserte Prozesse im Veranstaltungs- und Venuemanagement durch mobile Veranstaltungstechnologie können auch den Umsatz des Hauses steigern. Ich würde sogar so weit gehen und die mobile Technologie einen klaren Wettbewerbsvorteil nennen. Wenn alle Ihre Daten durch ein und dasselbe Eventmanagement-System fließen, können Rechnungen ebenso einfach erstellt werden. Jede zusätzliche (und noch so kurzfristige) Einnahme, die Sie kurz vor einer Veranstaltung generieren, wird erfasst. Nichts geht Ihnen mehr durch die Lappen!

Indem Sie in der Lage sind, auf kurzfristige Buchungen und Änderungen einzugehen, steigern Sie auch die Kundenzufriedenheit. Ihre Kunden werden sowohl den reibungslosen Ablauf Ihrer Veranstaltungen als auch die Umsetzung ihrer spontanen Wünsche und Änderungen schätzen. Da Sie die Papiermenge im Unternehmen reduzieren, hat die mobile Veranstaltungstechnologie zudem positive Auswirkungen auf den CO2-Fußabdruck.

Fazit

Veranstaltungsmanager sitzen nicht permanent hinter dem Schreibtisch. Sie sind immer unterwegs - also brauchen Sie Tools und Prozesse, die Ihnen Flexibilität schenken. Die mobile Revolution hilft Venues dabei, die Bedürfnisse und Anforderungen der Kunden zu erfüllen. Die Nutzung von Tablets oder anderen Mobilgeräten kann für Veranstaltungsmanager und Eventepersonal eine große Erleichterung darstellen und eine wichtige Rolle in ihrem stressigen Job übernehmen.

Mithilfe der mobilen Veranstaltungs- und Venuetechnologie können Eventkoordinatoren:

  • flexibler sein und auf die Bedürfnisse der Kunden reagieren
  • effizienter arbeiten und mehr Zeit für wichtige Aufgaben nutzen
  • Papier reduzieren und den CO2-Fußabdruck des Venues verbessern

Fällt Ihnen noch etwas ein? Möchten Sie uns über ein praktisches Beispiel für mobile Technologie in Ihrem Veranstaltungszentrum berichten? Wir würden uns freuen, Ihre Meinung und Erfahrungen zu hören.

Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Mark Pritchard verfasst.

 

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