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Die neue Ära der Eventmanager

Die neue Ära der Eventmanager

Menschen sind soziale Wesen und ihre Kommunikation funktioniert am besten von Angesicht zu Angesicht. Selbst Könige und Monarchen haben Bittsteller persönlich empfangen, weil sie dann besser zu Entscheidungen und Kompromissen finden konnten. Die Planung von Veranstaltungen hat historische Wurzeln. Die Geschichte zeigt, dass es schon immer Veranstaltungen gab, die eine enorme Planung, Kommunikation oder umfangreiches Marketing erfordert haben, angefangen bei den prunkvollen Hochzeitsfeiern von Monarchie und Adel. Veranstaltungen in großem Umfang wurden bereits vor tausenden von Jahren organisiert, ursprünglich anlässlich religiöser Feiertage oder politischer Ereignisse. Seit ihren Anfängen hat die Veranstaltungsbranche viele Umbrüche und Innovationen durchlebt, die zu einer neuen Ära für Eventmanager geführt haben.

Zurück zu den Anfängen 

Vielleicht haben Sie Kleopatra bisher noch nicht als die erste Eventplanerin gesehen, aber so etwas in der Art war sie. Um ca. 41 v. Chr. plante Kleopatra mehrere große, extravagante Veranstaltungen, um ihre potentiellen Verehrer zu beeindrucken. Die Ausrichtung großer Veranstaltungen diente ihrer Selbstdarstellung - die Gäste Julius Casar oder Marcus Antonius waren nur Nebenfiguren. Stellen Sie sich einmal vor: eine Rundfahrt in einem mit Duftkerzen erhellten Boot, am Ruder ein Mann in prachtvoller Robe, danach Drinks, gutes Essen und Live-Unterhaltung. Klingt das nicht nach einer kitschigen Szene aus einer romantischen Komödie? Kleopatras Ziel war es, einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Und sie hatte weitestgehend Erfolg darin, unvergessliche Erlebnisse um diese romantischen Avancen zu schaffen.

Im Jahr 1520 war der Camp du Drap d’Or (das Feld des Güldenen Tuches) Schauplatz eines Treffens zwischen dem englischen König Heinrich VIII. und dem französischen König Franz I. König Heinrich hatte dort eine vorübergehende Residenz errichtet (na, klingt das nicht nach Pop-Up-Event?). Diese bestand aus bemalten Leinwänden und Landschaftsgärtnerei, die dafür sorgen sollten, dass beide Parteien sich ebenbürtig fühlten. Dies ist eines der ersten dokumentierten Venues, das spezifisch für ein bestimmtes Event errichtet wurde.

Feiertage, Poitik und Festspiele 

Die meisten historischen Veranstaltungen und Treffen waren Feiern und Hochzeiten des Adels oder religiöse Feste und Festspiele in den Städten. Alle kamen zusammen und feierten Siege im Krieg, gute Ernten, königliche Hochzeiten sowie religiöse Feiern und Festtage. Auch Karneval und St. Patricks's Day haben christliche Wurzeln und wurden in großen, stadtweiten Veranstaltungen gefeiert, ähnlich wie es heute noch der Fall ist.

Es waren jedoch auch weltliche Gruppen an den Veranstaltungen beteiligt. Verschiedene Händler, Gilden und Unterhaltungskünstler nahmen daran teil. Zur Koordinierung und Ausführung der Veranstaltungen bedurfte es vieler Monate bis hin zu Jahren und vieler Helfer, wie Politiker, Geschäftsleute und Händler. Diese Veranstaltungen fanden nicht in regelmäßiger Häufigkeit statt, weshalb es den Vollzeitberuf des Eventplaners noch nicht gab. Sie brachten den Stein jedoch ins Rollen.

Zeit für Umbrüche

Mit der Industriellen Revolution im 18. Jahrhundert verlagerte sich die gesamte Wirtschaft. Die Massenfertigung von Gütern in den Produktionsanlagen begann, die Bevölkerung der Städte wuchs und der Lebensstandard stieg. Der Transport wurde weniger beschwerlich und beeinflusste die Globalisierung und den Nationalstolz: Die Städte und Länder wollten ihre Fortschritte zur Schau stellen.

Mit den neu entstandenen Wirtschaftsstrukturen wurden Reise und Produktion ein wesentlicher Bestandteil der Wirtschaft. Messen und Ausstellungen wurden ins Leben gerufen. Eine der ersten Austellungen der Geschichte war beispielsweise die Französische Industrieausstellung von 1844. Veranstaltungen dieser Art wuchsen weiter und die Great Exhibition in London 1851 war die erste Weltausstellung, die von internationalen Besuchern besucht war, was bis dahin undenkbar war. Diese Ausstellung hat ein solides Fundament für alle weiteren Fachmessen und Weltausstellungen auf globaler Ebene gelegt.

Veranstaltungsplanung als Beruf 

Als sich Städte und Länder miteinander verbanden, wuchs auch die Bedeutung des Berufs des Veranstaltungsplaners. Große und ausschweifende Veranstaltungen waren nicht länger der Elite und dem Adel vorbehalten. Mit den neuen Beschäftigungsmöglichkeiten und der steigenden Bezahlung wurden (geschäftliche wie private) Veranstaltungen für alle erschwinglicher und begehrter.

Heute spielen Eventmanager ein ganz andere Rolle als noch vor Jahren. Es geht mittlerweile um mehr als um die Farbauswahl für die Deko. Von den Eventmanagern von heute wird erwartet, dass sie sich um Marketing und Vertrieb, Kunden-Service und Kundenbeziehungsmanagement, Personalverwaltung, Kommunikation, Verträge und Eventmanagement kümmern (und das ist nur die gekürzte Auflistung!).

Tatsächlich gibt es wenig andere Berufe oder Jobs, die eine so große Bandbreite an Disziplinen und Fähigkeiten voraussetzen. In der Vergangenheit haben Veranstaltungsplaner alle diese Voraussetzungen selbst erfüllt. Da Veranstaltungen jedoch in Größe, Frequenz und Wert wachsen, leitet ein Eventmanager von heute ganze Teams, die zum Erfolg der Veranstaltung beitragen.

Die von einerm Eventplaner erwarteten Kompetenzen haben im Laufe der Jahre in vielerlei Hinsicht zugenommen und sich entwickelt. Früher waren Organisatoren noch sehr detailverliebt und haben sich um jede Kleinigkeit gekümmert. In der heutigen Veranstaltungsbranche sind Eventmanager vielmehr Manager von Systemen oder Programmen, die sich wiederum um die Einzelheiten kümmern. Die Menge an Details im Eventmanagement, die es zu pflegen gibt, steigt zwar weiter, doch Eventplaner überlassen die Verwaltung und Steuerung Programmen, die diese automatisieren. Dies gehört alles zur digitalen Transformation. Immer mehr Prozesse können automatisiert werden, so dass persönliche Interaktionen noch wertvoller sind.

Beziehungen sind essentiell für den Erfolg eines Eventmanagers in der Branche. Einst wurden geschäftliche Beziehungen mit persönlichen Treffen und Verbindungen gepflegt. Viele Eventplaner haben früher Einzelheiten und Abläufe einer Veranstaltung direkt mit ihrem Kunden von Angesicht zu Angesicht besprochen. Dies hat sich alles verlagert, als den meisten Menschen soziale Netzwerke und digitale Kommunikation zur Verfügung standen.

Heute machen Eventplaner einen Spagat bei der Pflege ihrer Beziehungen: auf der einen Seite mit digitalen Medien und auf der anderen Seite mit persönlichen Treffen. Die erfolgreichsten Eventplaner schaffen das Spagat zwischen digitaler und Face-to-Face-Kommunikation mit ihren Lieferanten, Händlern und Kunden problemlos.

Größte Innovation: Veranstaltungen als zentrale Marketingstrategie 

Für Marken und Unternehmen können Veranstaltungen als Marketingplattform dienen, wo sie bleibenden Eindruck hinterlassen können. Doch war man nicht immer dieser Ansicht. In der Vergangenheit galten Veranstaltungen als einmalige Erfahrungen und nichts weiter. Heute tragen Veranstaltungen wesentlich dazu bei, den Bekanntheitsgrad einer Marke effektiv und effizient zu steigern. Immer größere Summen des Marketingbudgets fließen in Veranstaltungen, da ihr ROI durch die Datenerfassung messbarer geworden ist.

Caitlin Weiskopf, Geschäftsführerin von Harper's BAZAAR, erklärt das so: „“Es ist nicht einfach nur eine Nacht wie vor zehn Jahren. Sondern es ist Netzwerken, Erzeugung von Content, soziale Medien; es ist eine 360 °Grad-Plattform. Wir bewerben ein Event einen Monat lang mit viralen Kampagnen und Guerilla-Marketing-Tools. Jetzt können wir das Erleben auf ein breiteres Publikum ausweiten, was am Ende das ist, was alle wollen. Die Live-Veranstaltung wirft den Anker für ein noch größeres Marketingprogramm."

Innovationen in der Veranstaltungsbranche 

Erwartungsgemäß wächst mit einer Branche auch die Palette an verfügbaren Technologien und Tools. Die Expansion der Veranstaltungsbranche lief im Gleichschritt mit der Entwicklung unterschiedlicher Tools für Eventplaner, von einfachen, kostenlosen Online-Tools über Event-Apps und Tracking-Systeme bis hin zu vollintegrierter Eventmanagement-Software. Dadurch kann die Veranstaltungs- und Messebranche so nahe und wirksam wie möglich an den Menschen sein und ihre Ziele erreichen.

Mit dem technologischen Fortschritt und seinen bedarfsgerechten Innovationen wurde eine neue Ära für Eventplaner eingeläutet. Notizzettel, Klemmbretter und Ordner haben ausgedient. An ihre Stelle treten integrierte Eventmanagement- oder Buchungssysteme und digitale Tools, die sich dort weiter etablieren. Die Innovationen liegen jedoch nicht alleine in der Technologie, sondern auch in der Organisation und im Aufbau einer Veranstaltung selbst. Wenn der ROI einer Veranstaltung nachweisbar ist, gewinnt die Veranstaltungsbranche an Glaubwürdigkeit und dies bringt uns zum Anbruch einer digitalen Transformation, die die gesamte Industrie erfassen wird.

Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Daren Ungerboeck verfasst.

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Thema? Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Ihr Feedback.

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