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Erfolgreiches Datenmanagement – der Schlüssel zum Erfolg

Erfolgreiches Datenmanagement – der Schlüssel zum Erfolg

Wissen ist Macht und Wissen ist günstig. Für die meisten Unternehmen ist es heutzutage kein Problem mehr, an Wissen zu gelangen. Die weltweite Datenmenge beläuft sich auf derzeit 1,2 Zettabytes (das sind mehr als 1,3 Billionen Gigabytes!). Dies gilt auch für die meisten Veranstalter. Veranstaltungsdaten sind leichter verfügbar als je zuvor. Das eigentliche Problem liegt in der angemessenen Nutzung dieser Informationen. Um Informationen so wirksam wie möglich für sich nutzbar zu machen, müssen Sie den Daten Bedeutung entnehmen können und dann eine durchdachte Entscheidung treffen, die in eine effektive Handlung umgesetzt werden kann.

Ohne aussagekräftige Veranstaltungsdaten können Sie keine fundierten Entscheidungen, die in erfolgreichen Aktivitäten resultieren, treffen. Fehlerhafte Daten (oder bedeutungslose Daten) können dazu führen, dass Sie Kunden verlieren anstatt zu gewinnen oder dass Ihnen die Chance entgeht, die Kapazitäten Ihrer Veranstaltungsräume optimal auszuschöpfen. Eventdaten zu nutzen bedeutet, dass Entscheidungsträger sinnvolle und Erfolg generierende Schlussfolgerungen ziehen können, Raumkapazitäten besser nutzen können, die Herkunft und Zusammensetzung des Umsatzes überprüfen und Prognosen erstellen können, die dem Unternehmen vorausschauende Planungen ermöglichen.

Erkennen Sie den Wert der Daten

Informationen und Wissen bringen nur dann Nutzen, wenn sie auch verstanden werden. Natürlich hat jeder einen anderen Zugang, wenn es um das Verstehen von Veranstaltungsdaten geht. Jeder hat andere persönliche Präferenzen, was die sinnvolle Organisation von Daten betrifft. Das heißt, dass manche Personen auf Buchstaben setzen und Texte benötigen, um Vorgänge genau verstehen zu können, während andere bildliche Darstellungen bevorzugen und Tabellen und Grafiken brauchen, um in den Informationen aussagekräftige Botschaften zu erkennen. Das ist der entscheidende Punkt - die Daten müssen Sinn machen.

Was aber sind aussagekräftige Veranstaltungsdaten? Das hängt ganz von Ihrer Branche ab, aber es sind die Daten und Berichte, die Sie aus Ihren Veranstaltungen generieren. Diese haben Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse, Kennzahlen, Prognosen und Planungen für die Zukunft. Aussagekräftige Daten helfen normalerweise dabei, die Vergangenheit zu bewerten, Pläne für die Zukunft zu erstellen und Lösungen für zukünftige Herausforderungen zu finden. Man benötigt sie, um die Auslastung der Räumlichkeiten, Programm- und Ablaufpläne, Catering-Bestellungen, Leistungen des Vertriebsteams und vieles mehr nachzuvollziehen und zu überprüfen. Es gibt viele Unternehmen, die Daten erfassen, welche jedoch im Vergleich zu den oben genannten Aspekten überhaupt nicht zweckdienlich sind. Natürlich ist es in vielen Fällen auch möglich, dass Sie Snapshots der Daten machen, die Sie für wichtig erachten, viel wichtiger ist es jedoch, dass Sie einen Plan für Ihre Veranstaltungsdaten haben, bevor Sie die Daten abrufen oder Geld für Arbeitsstunden ausgeben, in denen Ihre Mitarbeiter Informationen aus den Systemen herausziehen. Bevor Sie auch nur einen Datenbericht abrufen, stellen Sie sich ganz grundsätzlich die Frage, was Sie brauchen und legen Sie dann fest, welche Daten wirklich nötig sind, um Antworten zu liefern und Entscheidungen zu treffen.

Die Bedeutung maßgeschneiderter Datenansichten

Damit Mitarbeiter kompetente Entscheidungen treffen können, müssen Sie Ihnen die Werkzeuge, die sie benötigen, um Informationen zu verstehen und entsprechende Schlussfolgerungen ziehen zu können, an die Hand geben. Jeder bevorzugt eine andere Art, sich Informationen anzeigen zu lassen. Dazu gehört auch die Möglichkeit, auswählen zu können, welche Zahlen man sich wie und wo anzeigen lassen möchte. Ob es um die visuelle Darstellung von Daten oder um Klartextziffern geht, konfigurierbare Datendiagramme und Berichte müssen den Mitarbeitern unkompliziert zur Verfügung stehen. Manche setzen auf eine grafische Darstellung der Daten. Sie bevorzugen eine Datenansicht in bildlich aufbereiteter Form, wie beispielsweise in Gestalt eines Torten-, Gantt-, Balken- oder Streudiagramms, um nur einige zu nennen. Andere wiederum ziehen Ziffern vor, diese Personen „sehen“ die Daten vor ihrem „inneren Auge“ (Denken Sie nur an die Figur des Neo aus dem Film Matrix). Sie mögen Daten am liebsten in Form von einfachen Listen, Diagrammen und Tabellen.

Um herauszufinden, welche Daten und welche Art der Aufbereitung Ihre Mitarbeiter bevorzugen, setzen Sie sich mit Ihrem Team zusammen und fragen Sie Ihre Mitarbeiter. Um die Daten so zu konfigurieren, dass diese den Bedürfnissen aller Beteiligten bestmöglich entspricht, bietet es sich manchmal an, den Mitarbeitern die Werkzeuge an die Hand zu geben, damit sie die Informationen selbst organisieren und diese nach Ihren Wünschen gestalten können. Denn eines Tages bedarf es Experten, die die Daten abrufen und diese an die entsprechenden Stellen weitergeben. Sobald die Veranstaltungsdaten so aufbereitet sind, dass Sie für Ihre Mitarbeiter leicht verständlich sind, können sie zur Bewertung vielfältiger Geschäftsfaktoren genutzt werden.

Ziel ist es, maßgeschneiderte Datenansichten bereit zu stellen, die den Mitarbeitern wertvolle Zeiteinsparungen bescheren. Zeit, die Ihre Mitarbeiter bis dato mit der Organisation und dem Verstehen dieser Daten verbracht haben. Dashboards mit solchen, auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnittenen Ansichten, führen zu optimierten, intelligenteren und schnelleren Geschäftsprozessen. Dashboard-Ansichten sind von entscheidender Bedeutung, ganz besonders heutzutage, wo Zeit Mangelware ist und Druck zum Alltag gehört. Menschen benötigen verständliche und jederzeit leicht zugängliche Informationen, um so effizient wie möglich arbeiten zu können.

Es kommt nicht darauf an, was Sie haben, sondern vielmehr darauf, was Sie nicht haben

Ohne leicht verständliche Datenansichten kann ein Unternehmen sich nicht die Zeit nehmen, in die Tiefe der Daten hervorzudringen, um mehr Effizienz zu generieren. Bei der Datenanalyse ist die Art der Datenorganisation jedoch nicht das einzige Hindernis. Ein anderes Problem liegt darin, zu erkennen, dass häufig nicht das, was in einem Bericht steht, von Bedeutung ist, sondern vielmehr das, was nicht drinsteht. Die meisten Berichte, die Unternehmen nutzen, beinhalten lediglich Informationen zum laufenden Geschäft, darüber hinaus bleiben entgangene Geschäftsoptionen meist auf der Strecke. Man erhebt weiter Daten zu verlorenen Geschäften, ohne diese jedoch für sich zu nutzen, obwohl sie durchaus zur Umsatzsteigerung oder einer optimaleren Raumnutzung beitragen könnten. Da die meisten Veranstaltungshäuser nicht über eine integrierte Software verfügen, entgeht ihnen so manche Möglichkeit zur Erschließung neuer Einnahmequellen. Grund dafür ist das Fehlen eines Systems, in dem alle Informationen in einer leicht zugänglichen und organisierten Form gespeichert werden können.

...meistens kommt es nicht darauf an, was in einem Bericht steht, sondern vielmehr auf das, was nicht drinsteht.

Aus entgangenen Geschäften neues Business generieren

Kürzlich unterhielt ich mich mit jemandem, der mir erzählte, dass man sich im Unternehmen entschlossen habe, die CRM-Datenbank zu durchforsten, um nach verlorenen Kunden zu suchen. Das Unternehmen generierte immer weniger Aufträge und nun wollte man den Ursachen dafür auf den Grund gehen. Man beschloss, ein Feld im System hinzuzufügen, in das man eintrug, warum ein Auftrag verloren gegangen war. Nachdem alle Accounts verlorener Kunden analysiert worden waren, stellte man fest, dass man Berichte über die verlorenen Aufträge anlegen musste, um die Hauptursache zu erfassen. Mithilfe dieser Information fand man dann heraus, dass man die Mehrheit der Aufträge verloren hatte, weil das Veranstaltungshaus zu kleine Räumlichkeiten bot.

Die Veranstaltungsstätte war zu klein, um große Events auszurichten und mit kleineren Veranstaltungen war es nicht möglich, den gewünschten Umsatz zu generieren. Dank der Berichte und Veranstaltungsdaten konnte das Management die Entscheidung treffen, die Räumlichkeiten kostengünstig zu erweitern. Heute bieten diese Räumlichkeiten Platz für lukrative Großveranstaltungen.

Allein diese Großveranstaltungen generierten mehr Umsatz als man in die Erweiterung des Gebäudes investiert hatte. Der Umbau wäre nie umgesetzt worden, hätte man sich nicht die Zeit genommen, den Ursachen entgangener Aufträge auf den Grund zu gehen. Denn dies führte zu der Feststellung, dass die Hauptursache für die Geschäftseinbußen der Platzmangel war. Dank dieser Erkenntnis war man nun in der Lage, den Veranstaltungsraum auf erschwingliche Weise auszubauen und, aufgrund der Möglichkeit, größere Veranstaltungen auszurichten, den Umsatz von da an beträchtlich zu steigern.

Die Kunst, höhere Umsätze zu erwirtschaften, Arbeitsabläufe zu optimieren und wirtschaftlicher zu arbeiten, liegt in der Nutzung fehlerfreier, aussagekräftiger und aktueller Daten, die in einer für den Betrachter leicht verständlichen Art dargestellt sind, sodass dieser die Informationen schnell verarbeiten kann, dadurch bessere Ergebnisse erzielen und Schlussfolgerungen in kürzerer Zeit ziehen kann. Die dadurch eingesparte Zeit kann in andere Aktivitäten investiert werden, die wiederum dem Veranstaltungshaus zugutekommen.

Fazit

Um gute Entscheidungen treffen zu können, um Umsätze zu steigern und um vorhandene Räumlichkeiten besser zu nutzen, muss eine Veranstaltungsstätte flexible und auf die individuellen Bedürfnisse ausgerichtete Datenansichten bzw. Konfigurationen sowie aussagekräftige Daten nutzen. Um stetig zu wachsen und den Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein, müssen Sie in der Lage sein, Daten auf innovative Weise zu sammeln und nutzbar zu machen und gleichzeitig die Möglichkeit bieten, diese Daten so aufzubereiten, dass jeder Mitarbeiter diese versteht und wirkungsvoll mit ihnen arbeiten kann. Die Nutzung integrierter Software ermöglicht es Ihnen, Geschäftsfaktoren zu entdecken, von deren Existenz Sie bisher noch gar nichts wussten. Von da an wird es stetig bergauf gehen – sowohl mit Ihrem Umsatz als auch mit der Nutzung der Veranstaltungsräume.

Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Ryan Dingley verfasst.

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