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Sechs Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings

Sechs Tipps für erfolgreiche virtuelle Meetings

Virtuelle Meetings sind gegenüber Face-to-Face-Meetings zwar kosteneffizienter und bequemer, aber auch mit einigen Herausforderungen und Schwierigkeiten verbunden. Diese sind durch sorgfältige Strukturierung und Aufbau des Meetings zu meistern. Wie Sie das schaffen, erfahren Sie in diesem Blog Post.

Herausforderungen bei virtuellen Meetings

Damit ein virtuelles Meeting ein Erfolg wird, sind einige Herausforderungen zu bewältigen – eine der größten ist die Beteiligung. Teilnehmer vor Computerbildschirmen sind eher abgelenkt, als wenn sie vor dem Speaker bzw. Referenten sitzen, und fühlen sich weniger am Geschehen beteiligt. Sie neigen dazu, während Online-Präsentationen ihre E-Mails zu checken, Nachrichten zu schreiben oder im Internet zu surfen. Die Kommunikation in vituellen Meetings kann schwierig sein und Teilnehmer wissen oft nicht, wann der richtige Moment zu sprechen ist.
Es reicht auch nicht aus, dass es sich beim Speaker um einen Experten des vorgetragenen Themas handelt, damit die Präsentation erfolgreich ist. Für einen Vortrag in einem virtuellen Meeting bedarf es völlig anderer Kompetenzen, um sich die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu sichern. Und wenn man jetzt zusätzlich zu diesen Herausforderungen noch technische Probleme hat, hängt der Erfolg eines virtuellen Meetings am seidenen Faden.

Sechs Tipps für erfolgreiche Meetings

1. DENKEN SIE AN DIE GRUNDLAGEN VON MEETINGS

Bereiten Sie sich auf ein virtuelles Meeting genauso vor wie auf eine normale Besprechung. Legen Sie Sinn, Zweck und Ziele des Meetings fest. Erstellen Sie eine Agenda, die die Teilnehmer durch die Besprechung führen soll, damit Sie sehen, ob die Ziele auch erreicht wurden. Versenden Sie Einladungen mit Datum und Uhrzeit an die Teilnehmer.

2. ERNENNEN SIE EINEN MEDIATOR

Da Kommunikation schwierig sein kann und Unterbrechungen möglich sind, ernennen Sie einen Mediator des Meetings, der die Kommunikation zu steuern hilft. Diese Person ist gewissermaßen der „Verkehrspolizist“ der Besprechung. Der Mediator legt die Spielregeln fest und ruft die Teilnehmer auf, wenn sie mit Sprechen an der Reihe sind. So wird vermieden, dass alle durcheinander reden. Der Mediator besitzt zum einen die Power, um die anderen davon abzuhalten, dazwischen zu reden, zum anderen sorgt er dafür, dass jeder zu Wort kommen und Fragen stellen kann. Es gibt noch weitere Rollen, die an die Teilnehmer verteilt werden können, damit sie konzentriert bleiben: Moderator, Protokollführer oder jemand, der ein Auge auf die Zeit hat.

3. FINDEN SIE EINEN SPEAKER MIT EINER PASSENDEN GESCHICHTE

Storytelling ist extrem wirkungsvoll. Teilnehmer brauchen eine Verbindung zu den Informationen, die ihnen vorgetragen werden. Eine Geschichte bringt eine menschliche und persönliche Note in das Thema und steigert die Aufmerksamkeit. Wenn Sie eine Geschichte zum Inhalt des Vortrags erzählen, fühlen sich die Zuhörer oder Teilnehmer eher damit verbunden, als wenn sie nur Zahlen, Daten und Fakten sehen. Vorträge in einem virtuellen Meeting fordern andere Fähigkeiten und Kompetenzen des Speakers, um die Aufmerksamket der Teilnehmer zu gewinnen. Um die Konzentration der Zuhörer zu erlangen und diese zu motivieren, müssen die Redner vorbereitet sein und die richtigen Werkzeuge zur Hand haben.

4. SORGEN SIE FÜR EINE GUTE KOMMUNIKATION

Da während eines virtuellen Meetings nicht alle Sinne beschäftigt sind, ist die Kommunikation äußerst vorsichtig zu führen. Zu Kommunikationspannen kommt es häufig dann, wenn Gesichtsausdruck und Gesten fehlen. Achten Sie auf aktives Zuhören, Neuformulieren und Nachhaken und diskutieren Sie mit der gesamten Gruppe, um einen gemeinsamen Nenner zu finden. Fassen Sie Entscheidungen zusammen, damit die ganze Gruppe nachvollziehen kann, wann oder warum eine Entscheidung getroffen wurde. Durch das Zusammenfassungen der letzten getroffenen Entscheidungen sorgen Sie für ein noch besseres Verständnis der Ergebnisse und Diskussionen in einem Meeting.

5. SEIEN SIE AUF TECHNISCHE PROBLEME GEFASST

Wie wir alle wissen, kann Technologie - egal, wie innovativ und praktisch sie ist - immer wieder Schwierigkeiten bereiten, die ein ganzes Event und einen Redner torpedieren können und dadurch zu Frust und Langeweile auf Seiten der Teilnehmer oder Zuhörer führen. Nehmen Sie sich für das Meeting einen Techniker zur Seite, der die Plattform vor Beginn der Veranstaltung auf mögliche Probleme prüft. Halten Sie diese Person in Bereitschaft für den Fall, dass während des Meeting etwas schief läuft. Dann können technische Probleme schnell ohne größere Unterbrechungen behoben werden.

6. DIE ZWEI-MINUTEN-REGEL

Ablenkungen während eines virtuellen Meetings können schnell passieren, weswegen Sie stets darauf achten sollten, dass die Teilnehmer auf das Meeting fokussiert bleiben. Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer etwa alle zwei Minuten die Tastatur oder den Computer berühren: Dies erreichen Sie beispielsweise über Live-Abstimmungen, bei denen die Teilnehmer Fragen beantworten müssen und die Ergebnisse unmittelbar angezeigt werden. Es gibt verschiedene interaktive Aufgaben, die vom Teilnehmer Aufmerksamkeit verlangen, während er sie erledigt. Zudem gibt es viele unterschiedliche Technologien und Produkte, die ein Meeting interaktiv gestalten können, damit die Zuhörer ihr Interesse nicht an einem langweiligen Vortrag verlieren. Lassen Sie sich etwas einfallen, wie Sie die Teilnehmer beschäftigen und dazu bringen, die Tastatur berühren zu wollen und nicht zu müssen.

Fazit

Wie bei jeder neuen Technologie gibt es einige Hürden zu überwinden, bis sie sich wirklich auszahlt. Viele der Herausforderungen im Zusammenhang mit virtuellen Meetings sind auf die fehlende soziale Interaktion und die fehlende Beteiligung zurückzuführen. Es ist nicht nur schwierig, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer während eines virtuellen Meetings zu fesseln, sondern es ist auch nicht leicht, sie derart zu erreichen, dass sie während des Meetings konzentriert sind und etwas lernen. Mithilfe dieser 6 Tipps und Tricks können Sie Zuhörer besser erreichen und Ihre Aufmerksamkeit fokussieren. Sie verringern Ablenkungen, steigern die Beteiligung und sorgen für eine klare Kommunikation.
Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Danna Schwerdt verfasst.
Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Thema? Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Ihr Feedback.

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