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Software für Veranstaltungszentren: Wie Technologien ineffiziente Geschäftsprozesse optimieren können

Software für Veranstaltungszentren: Wie Technologien ineffiziente Geschäftsprozesse optimieren können

Venue Manager, wie beispielsweise Betreiber von Kongress- und Veranstaltungszentren sowie Veranstalter haben unglaublich stressige Jobs, in denen sie täglich ein hohes Maß an Verantwortung übernehmen. So wird auch von Veranstaltern erwartet, dass sie stets den Überblick behalten und alle in die Eventplanung involvierten Parteien koordinieren. Oftmals sind diese anderen Parteien, wie beispielsweise Lieferanten und externe Dienstleister, jedoch bei Weitem nicht so gut organisiert, was eine erfolgreiche Veranstaltungskoordination unter Umständen äußerst schwierig gestaltet.

Zwar greifen die meisten Veranstaltungszentren mittlerweile auf Technologien zurück, die das Management und die Eventplanung ihres Unternehmens vereinfachen, wenige dieser Einrichtungen haben ihre Arbeitsabläufe jedoch vollständig standardisiert. Die Konsequenz: ein langer und sehr undurchsichtiger Arbeitsalltag. Die Standardisierung von Geschäftsprozessen ist der Schlüssel zum Erfolg, ohne unzählige Überstunden leisten zu müssen.

Welche Rolle spielen nun Veranstaltungstechnologien bei der Standardisierung von Prozessen? Und wie können Veranstaltungszentren diese Technologien gezielt zu ihrem Vorteil einsetzen? Können Unternehmen ihr Eventmanagement mit der richtigen Technologie verbessern und unvollständige, ineffiziente Geschäftsprozesse so langfristig optimieren?

Unvollständige, ineffiziente Prozesse erkennen

Unter einem Prozess versteht man in der Regel einen bestimmten Ablauf innerhalb Ihrer Eventorganisation oder Ihres Venue Managements. Vom Vertrieb bis hin zur Neukundengewinnung und Rechnungsstellung – Prozesse finden sich in allen Bereichen Ihres täglichen Geschäftes wieder und setzen sich aus mehreren, kleinen Handlungsschritten zusammen. Die einzelnen Handgriffe, die einen Prozess ausmachen, werden auch als Anwendungsfälle bezeichnet und beschreiben, wie einzelne Mitarbeiter zum Beispiel mit Ihrem System interagieren oder ein Projekt umsetzen.

Jeder Prozess besteht also aus einer Vielzahl einzelner, kleiner Anwendungsfälle. Für das erfolgreiche Umsetzen eines Prozesses müssen Ihre Mitarbeiter jeden Anwendungsfall von Anfang bis Ende ausführen, und das immer wieder aufs Neue.

Doch was geschieht, wenn sich ein Prozess als ineffizient erweist? Ein unvollständiger Prozess setzt sich in der Regel aus vielen unkoordinierten und undefinierbaren Anwendungsfällen zusammen. Ineffiziente Anwendungsfälle zu standardisieren, ist nahezu unmöglich, da sie jedes Mal auf eine andere Art und Weise durchgeführt werden. Solch ein ineffizienter Anwendungsfall kann beispielsweise ein Mitarbeiter sein, der veranstaltungsspezifische Daten lieber in einem Word Dokument abspeichert anstatt die dafür vorgesehenen Eventsoftware zu verwenden. Diese kleinen, nicht-standardisierten Aktionen schaden vor allem Unternehmen, die einen hohen Umsatz erwirtschaften, dabei jedoch nur über begrenztes Personal verfügen.

Weit verbreitete Prozessprobleme und wie man sie löst

1.) Voneinander getrennte Systeme

Unternehmen, die für Vertrieb, Berichtwesen, Terminplanung sowie Geschäfts- und Finanzabwicklung verschiedene und voneinander unabhängige Systeme verwenden, sehen sich immer wieder mit denselben Problemen konfrontiert – und das völlig unabhängig von der jeweiligen Branche. Veranstalter müssen Informationen oft doppelt eingeben, da Accounts, Kontakte, Termine, Rechnungen und Veranstaltungsinformationen mit unterschiedlichen Systemen erstellt und abgespeichert werden. Viele Prozesse und kurzfristige Änderungen werden manuell erfasst.

Wer diese Probleme vermeiden möchte, sollte die verschiedenen Systeme miteinander integrieren und Informationen in einer zentralen Datenbank abspeichern. Veranstaltungsexperten müssen wichtige Informationen auf diese Weise nicht mehr mühsam zusammensuchen. Daten über Vertrieb, Abwicklung, Abrechnung und Berichtwesen sind an einem einzigen, zentralen Ort hinterlegt und für jeden Mitarbeiter gleichermaßen zugänglich. Das erleichtert sowohl die Prozessautomatisierung als auch das Datenmanagement. Unternehmen, die ihre Systeme integrieren und eine zentrale Datenbank nutzen möchten, sollten jedoch zu allererst eine Systemevaluation durchführen und dabei beachten, dass auch Excel- und Worddokumente in diesem Fall als eigene „Systeme“ gelten.

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ihre Geschäftsprozesse einzigartig sind und für einen korrekten Geschäftsablauf besonders viele manuelle Schritte und Anpassungen erforderlich sind. In Wahrheit gelten jedoch für fast alle Unternehmen dieselben Grundprinzipien. Nahezu alle Prozesse eines Unternehmens, egal wie individuell sie auch sein mögen, lassen sich im Endeffekt auf diesen Grundprinzipien aufbauen und führen letztendlich zu effizienteren und zeitsparenderen Arbeitsmethoden. Wir beobachten dieses Phänomen bei unseren Kunden bereits seit über 20 Jahren.

2.) Kurzfristige Änderungen

Kurzfristige Änderungen sind der wohl größte Stressfaktor für Veranstaltungsprofis. Dazu zählen zum Beispiel eine zu späte Lieferung, plötzlich fehlendes Personal oder Kunden, die das Konzept ihrer Veranstaltung einen Tag vor dem Event komplett umändern möchten. Allein der Gedanke daran treibt selbst dem erfahrensten Veranstaltungsexperten ordentlich Schweiß auf die Stirn. Kann Ihnen eine professionelle Managementsoftware eventuell beim Überwinden dieser unvorhergesehenen Hindernisse behilflich sein?

Natürlich kann auch die beste Technologie spontane Änderungen nicht exakt vorhersagen. Sie kann Ihnen jedoch dabei helfen, die Notwendigkeit kurzfristiger Anpassungen im Voraus besser zu erkennen, schneller auf diese zu reagieren und die betroffenen Parteien effizienter darüber zu informieren. Häufig erreichen Auftragsänderungen den Veranstalter lediglich per Email oder Textmitteilung, ein nicht unbedingt idealer Weg, um von einer neuen Herausforderung zu erfahren. Über eine Technologie zu verfügen, die sich dem Unternehmen anpasst und mit diesem verschmilzt, ist daher besonders wichtig.

Mobilgeräte ermöglichen uns, Nachrichten und wichtige Änderungsaufträge auch unterwegs zu empfangen, sofort auf diese zu reagieren und sind mittlerweile zu einem wichtigen Werkzeug bei der Optimierung von Geschäftsprozessen geworden. Intelligente Technologien unterstützen Unternehmen bei der Kommunikation und Weitergabe wichtiger Informationen. Kurzfristige Änderungen erreichen Veranstaltungsexperten augenblicklich und geben ihnen so bei der Umsetzung dieser Änderungen mehr Zeit ein.

Professionelle Veranstaltungstechnologien können einem Unternehmen außerdem helfen, die Häufigkeit spontaner Änderungen einzudämmen. Wer wichtige Kundeninformationen kontinuierlich sammelt, speichert und aktualisiert, verfügt in der Regel schon zu Beginn der Veranstaltungsplanung über die richtigen Daten. Viele Unternehmen pflegen ihre Kundendaten jedoch nur sporadisch oder greifen auf eine eher ineffiziente Datensoftware zurück. Die hinterlegten Informationen sind daher oft nicht auf dem aktuellsten Stand und kurzfristige Änderungen aufgrund falscher Daten bereits vorprogrammiert.

Eine professionelle Veranstaltungstechnologie, die Informationen erfasst und teilt, verhindert Fehler bei der Planung und Abwicklung eines Events. Sie stellt sicher, dass Daten nicht mehr länger verloren gehen und bietet Ihrem Team eine zentrale Datenbank, die wichtige Informationen automatisch abspeichert und für jeden gleichermaßen zugänglich macht. Auf diese Weise gelingt es Ihren Mitarbeitern außerdem Kunden einen besseren Service zu bieten. Seit Jahren helfen wir Unternehmen weltweit dabei, Effizienz und Umsatz zu steigern. Dabei hat sich für uns immer wieder bestätigt, dass ein gutes Datenmanagement der Schlüssel zu einem erfolgreichen Veranstaltungsgeschäft ist.

Kurz und knapp

Veranstaltungstechnologien unterstützen Veranstaltungszentren bei der Optimierung ineffizienter Prozesse. In jedem Unternehmen laufen täglich eine Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsprozesse ab, die aus hunderten Anwendungsfällen zusammengesetzt sind. Wenn Mitarbeiter einen nicht-standardisierten, einmaligen Anwendungsfall einem standardisierten Prozess vorziehen, stellt dies ein Risiko für Ihr gesamtes Unternehmen dar. Ungenutzte Geschäftschancen, unbefriedigte Kundenerwartungen oder nicht abgerechnete Veranstaltungen können die Folge sein.

Letzten Endes muss jedoch der verantwortliche Veranstaltungsexperte selbst entscheiden, wie hoch das Risiko ist, dass er für sein Unternehmen eingehen möchte. Immer wieder haben wir jedoch beobachtet, dass die Planung und Abwicklung einer Veranstaltung um einiges stressfreier ablaufen, wenn Veranstaltungszentren ihr Risiko bereits zu Beginn so niedrig wie möglich halten und ihren Standards treu bleiben. Wer sich an Standardprozesse hält, verbessert außerdem die Zufriedenheit seiner Kunden, da er so eine reibungslose und professionelle Veranstaltung gewährleisten kann.

Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Daren Ungerboeck verfasst.

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