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8 Tipps für Veranstalter: So gestalten Sie unvergessliche Events

Immer mehr Leute greifen auf Online-Plattformen zurück, um miteinander in Verbindung zu bleiben und sich auszutauschen. Also mussten wir die Art und Weise, wie wir Veranstaltungen in der digitalen Welt gestalten und durchführen, neu überdenken. Doch wie stellen wir in Zeiten der digitalen Renaissance großartige Events auf die Beine, an die sich die Teilnehmer noch lange und gerne erinnern?

Durchdachte Planung, präzise Ausführung, sinnvoller Inhalt und dauerhafte Beteiligung bilden das Grundgerüst für unsere Vorschläge.

Hier sind 8 Schlüsselideen, die Sie in Ihrer Veranstaltungsstrategie berücksichtigen sollten, wenn Sie unvergessliche Events im digitalen Zeitalter gestalten möchten:

  1. Ziele & KPIs festlegen: Wenn Sie Ihre Ziele von Anfang an gut kennen, hilft Ihnen das bei der Planung und Ausrichtung Ihres Teams. Die Ziele sollten als Filter dienen, um den Ihre gesamte Planung herum aufgebaut ist. Einige KPI-Beispiele: Teilnahme (gesamt, mehrmalige/regelmäßige Teilnehmer oder erstmalige Teilnehmer), Beteiligung (vor, während und nach der Veranstaltung) und Einnahmen.
  2. Im Voraus planen: Planen Sie virtuelle Veranstaltungen genauso sorgfältig wie Ihre Veranstaltungen vor Ort. Promoten Sie Ihr Event frühzeitig, um die Teilnehmerzahlen zu erhöhen und um Ideen anhand von Feedback ausarbeiten zu können. Nutzen Sie Ihr Wissen über die Bedürfnisse des Publikums und Ihrer Partner, um das Veranstaltungserlebnis zu gestalten. Erstellen Sie Backup-Pläne sowohl für den Inhalt als auch für die Technologie.
  3. Ein einziges System nutzen: Sie benötigen CRM, Sessionplanung, Registrierung und Funktionenplanung, um Ihre virtuellen und hybriden Veranstaltungen zu verwalten. Genau wie bei Veranstaltungen vor Ort lassen sich virtuelle Komponenten leichter planen und ausführen, wenn sie in einem einzigen, einheitlichen System verwaltet werden können. Sie erhalten eine bessere Übersicht und ein besseres Reporting und können letztendlich einen besseren Kundenservice bieten.
  4. Die richtigen Tools auswählen: Entscheiden Sie sich nicht nur für Technologie, weil sie cool aussieht. Entscheiden Sie sich für eine Technologie, die einen Mehrwert bietet und die sich intuitiv bedienen lässt. Überfordern Sie Ihre Teilnehmer und Partner nicht mit mehreren Plattformen, sondern halten Sie alles einfach und benutzerfreundlich.
  5. Beteiligung auf natürliche Weise fördern: Niemand nimmt gerne an mehreren Umfragen für ein und dieselbe Veranstaltung teil. Überlegen Sie, wie sich Ihre Teilnehmer und Partner auf der Eventplattform durch die Veranstaltung bewegen und wo Kommunikation sinnvoll ist. Schlagen Sie Networking-Möglichkeiten an den passenden Stellen vor. Verwenden Sie Kommunikationstools, die eine echte Zusammenarbeit ermöglichen. Finden Sie Alternativen zu Eisbrecherspielen, die nicht zu genervtem Aufstöhnen unter den Teilnehmern führen, um das Publikum mehr einzubinden.
  6. Echten Mehrwert bieten: Veranstalten Sie kein Webinar, nur weil alle gerade eins anbieten. Die Inhalte sollten Substanz haben, um sowohl den Must-Have-Faktor zu erhöhen als auch Ihre Organisation in ihrer Vordenkerrolle zu stärken. Sehen Sie sich andere ähnliche Angebote an, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungsinhalte hervorstechen.
  7. Austausch auch nach der Veranstaltung möglich machen: Ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmern und Partnern, auch lange nach der Veranstaltung noch einmal in das Veranstaltungsgeschehen einzutauchen. Erwägen Sie, Inhalte und Ressourcen der Veranstaltung online zu stellen, damit sie wiederholt angesehen werden können und bieten Sie weiterhin Netzwerkkanäle zum Austausch an.
  8. Flexibel bleiben: Werten Sie Ihre Daten aus und lernen Sie aus Fehlern. Seien Sie immer offen für neue Ideen und Konzeptänderungen.

Das Veranstaltungsformat der Zukunft ist Onsite-Online-Ongoing. Veranstaltungsprofis müssen sich in Zukunft darauf einstellen, neue Kombinationen von Onsite- und Online-Events auszutesten und dauerhaften Zugang zu Inhalten und Ressourcen zu gewähren. Kern der Veranstaltung wird sicherlich noch das Onsite-Event bleiben, aber die Online-Komponenten ergänzen das Konzept und der dauerhafte Zugriff auf die Inhalte (Ongoing) vervollständigt es.

>> Lesen Sie auch Der Siegeszug der hybriden Events im digitalen Zeitalter