Nach den coronabedingten Schließungen von Eventlocations ist die Nachfrage nach Veranstaltungen nun höher als je zuvor. Trotzdem hat die Branche immer noch Schwierigkeiten, wieder auf die Beine zu kommen und kämpft mit zahlreichen Problemen. Die Auswirkungen der Pandemie sind noch lange nicht überwunden, angefangen bei dem verheerenden Personalmangel (69 % der Unternehmen berichten über einen Mangel an qualifizierten Arbeitskräften) bis hin zu anhaltenden Problemen mit den Lieferketten, Schulden, die während der Schließungen entstanden sind, und steigenden Kosten. Infolgedessen müssen Veranstaltungsorte und Eventprofis ihre Prozesse überdenken und Arbeitsabläufe rationalisieren, um weiterhin profitable und attraktive Veranstaltungen durchführen zu können.
Wir bei Ungerboeck entwickeln bereits seit über 35 Jahren Softwarelösungen, die Veranstaltungsorte und Veranstaltungsprofis auf der ganzen Welt bei der Verwaltung ihrer Events unterstützen. In dieser Zeit haben wir festgestellt, dass der Eventmanagement-Prozess unabhängig von der Branche oder der Art der Veranstaltung aus sechs Hauptphasen besteht. Automatisierung kann in jeder Phase dazu beitragen, Abläufe zu rationalisieren und den gesamten Veranstaltungsplanungsprozess zu vereinfachen.
Was ist effektives Veranstaltungsmanagement?
Das Wort “Event” steht für verschiedene gesellschaftliche, kulturelle und geschäftliche Anlässe. Von Konferenzen bis hin zu Gala-Dinners, Cocktailpartys, Vorstandssitzungen, Hochzeiten, Messen, Live-Auftritten, Sportwettkämpfen, Treffen von Bürgergruppen und vielem mehr – auch wenn der Inhalt unterschiedlich sein mag, folgt der Eventmanagement-Prozess immer demselben sechsstufigen Schema.
Die sechs Phasen eines effektiven Veranstaltungsmanagements
Was bedeutet Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen?
Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen bedeutet, dass manuelle Eventplanungsprozesse mit Hilfe von Eventtechnologie durch automatisierte Prozesse ersetzt werden. Event-Automatisierung verbessert die Effizienz und sorgt für Einheitlichkeit und eine Produktivitätssteigerung. Es fallen weniger manuelle Prozesse (z. B. Dateneingaben) an, wodurch sich Risiken und Fehlerquellen reduzieren.
Warum automatisieren Locations ihre Veranstaltungsmanagement-Prozesse?
Zu den wichtigsten Vorteilen, die sich aus der Automatisierung des Veranstaltungsmanagements ergeben, gehören:
- Schnellere Einarbeitung der Mitarbeiter und Gewährleistung der Geschäftskontinuität – Automatisierung kann bei der Einarbeitung, dem Onboarding und der Schulung unterstützend eingesetzt werden, um Konsistenz und Kontinuität zu gewährleisten und bessere Ergebnisse zu erzielen.
- Produktivitätssteigerung und Ausschöpfung des Geschäftspotenzials – Automatisierung ermöglicht es den Veranstaltungsorten, ihr volles Geschäftspotenzial auszuschöpfen, indem sie ihren Mitarbeitern Werkzeuge zur Steigerung der Produktivität und Leistungsfähigkeit an die Hand gibt.
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und stärkere Mitarbeiterbindung – Wenn Sie Ihrem Team die richtige Technologie zur Verfügung stellen, werden Leistung und Engagement gefördert und die allgemeine Arbeitszufriedenheit steigt.
- Abschaffung manueller Prozesse und Verbesserung der Effizienz – Durch die Ablösung manueller Prozesse durch automatisierte Verfahren können Veranstaltungsstätten Zeit und Geld sparen und – was am wichtigsten ist – ihre Mitarbeiter entlasten, damit sie sich auf umsatzwirksame Aufgaben konzentrieren können.
- Verbesserung der Datenintegrität und bessere Einblicke in die Unternehmensleistung – Zentralisieren Sie alle Informationen in einer Single Source of Truth, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und aktuell sind, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern und bessere Einblicke in die Geschäftstätigkeit zu erhalten.
- Verbesserung des Kundenerlebnisses mit Hilfe digitaler Berührungspunkte – Digitale Touchpoints sorgen dafür, dass Veranstaltungsteams weniger Zeit für administrative Aufgaben aufwenden müssen und mehr Zeit für die Planung und Durchführung erstklassiger Events haben.
- Veranstaltungen sicher, profitabel und unvergesslich machen! – Die Implementierung der richtigen Systeme zur Automatisierung von Eventmanagementprozessen hilft Veranstaltern, unvergessliche Events auf die Beine zu stellen. Wichtig ist, dass die Sicherheit auf Veranstaltungen gewährleistet ist, die Teilnehmer bzw. das Publikum begeistert sind, das Budget eingehalten wird und alles nach Plan abläuft. Das Ergebnis: eine höhere Kundenzufriedenheit, mehr Folgeaufträge und eine Steigerung des Wachstumspotenzials.
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Oder lesen Sie den nächsten Artikel dieser Serie: Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 2: Von der Anfrage zur Buchung – Lead-Konvertierung für Veranstaltungsorte