Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 3: Vorbereitung & Durchführung von Veranstaltungen

Bisher haben wir uns in dieser Serie mit der Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen beschäftigt und damit, warum sich Veranstaltungsorte für die Automatisierung ihrer Prozesse entscheiden. Wir haben uns außerdem angeschaut, wie man eingehende Anfragen erfasst und in Buchungen konvertiert. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns darauf, wie Veranstaltungsorte und Event-Profis bei der Vorbereitung auf anstehende Veranstaltungen und Buchungen von automatisierten Prozessen profitieren und unvergessliche Event-Erlebnisse schafffen können.

Bei der Koordination und Planung einer bevorstehenden Veranstaltung spielen so viele Faktoren eine Rolle, dass man sich nicht auf manuelle Prozesse und menschliches Fachwissen verlassen sollte. Das würde zu viel Raum für Fehler lassen.

Nachfolgend einige Möglichkeiten, wie Sie den Prozess der Veranstaltungsvorbereitung automatisieren können:

1. Interaktive Checklisten – Nutzen Sie interaktive Checklisten, um alle Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder zu delegieren und diese über ihre Verantwortlichkeiten und sämtliche Fristen im Vorfeld eines Events zu informieren.
2. Interaktive Risikomanagementpläne – Erstellen Sie standardisierte, interaktive Risikomanagementpläne, die auf die unterschiedlichen Veranstaltungstypen zugeschnitten sind. So erleichtern Sie sich die Planung, Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben, Risikokontrollen oder Abhilfemaßnahmen im Vorfeld einer Veranstaltung.
3. Self-Service-Kundenportale – Integrierte Self-Service-Eventportale bieten sich für große, übergreifende Veranstaltungen an, die mehrere kleinere Eventbuchungen beinhalten. Ein Portal unterstützt Ihr Team und Ihre Kunden bei der gemeinsamen Planung der Veranstaltung. Die Kunden können ihre anstehenden Eventbuchungen einsehen und Bestellungen für Speisen und Getränke, AV-Ausstattung usw. verwalten.
4. Bestätigung der Veranstaltungsbestellung – Vor der Veranstaltung ist es wichtig, dass Sie Ihren Kunden bitten, alle Veranstaltungsdetails zu bestätigen, um sicherzustellen, dass beide Seiten auf dem neuesten Stand sind. Erstellen Sie zu diesem Zweck eine standardisierte Berichtsvorlage mit allen wichtigen Eventdetails wie Menüauswahl, Equipment-Buchungen, Servicezeiten usw., und legen Sie diese Ihren Kunden vor dem Event zur Überprüfung und Freigabe vor.

Nach der Buchungsbestätigung und der Abstimmung sämtlicher Veranstaltungsdetails besteht der nächste Schritt darin, das Event und die Dienstleistungen am gewählten Veranstaltungsort zum gewünschten Datum und zur gewünschten Uhrzeit durchzuführen bzw. zu erbringen.

Mit Hilfe der folgenden Lösungen können Veranstaltungsstätten ein nahtloses Veranstaltungserlebnis für Ihre Mitarbeiter und Teilnehmer schaffen:

Unverzichtbare Tools für Mitarbeiter von Veranstaltungsorten:

1. Benutzerdefinierte Vorlagen für Veranstaltungsbestellungen – Erstellen Sie benutzerdefinierte Veranstaltungsbestellungen – auch bekannt als Banquet Event Orders (BEOs), Laufzettel, Eventmanifeste, Informationsblätter für das Personal oder Veranstaltungsblätter – für die entsprechenden Parteien, so dass diese nur Zugriff auf die benötigten Informationen haben.
2. Apps zur Aufgabenverwaltung – Anstatt sich ausschließlich auf physische oder digitale Veranstaltungsbestellungen zu verlassen, nutzen Sie doch einfach interaktive Checklisten in Apps. Auf diese Weise können Mitarbeiter und Lieferanten alle Aufgaben sehen, die sie im Vorfeld einer Veranstaltung erledigen müssen, und sie als “erledigt” markieren, auch wenn sie unterwegs sind, so dass Ihr gesamtes Team in Echtzeit über den aktuellen Stand informiert ist.
3. Live-Updates für externe Mitarbeiter und Interessengruppen – Oft benötigen Personen, die nicht zum Veranstaltungsteam gehören, Zugang zu grundlegenden Eventdetails, z. B. Empfangspersonal, leitendes Management, Auftragnehmer, Sicherheitspersonal usw. Diesen externen Parteien muss der Zugang zu Kalendern und Live-Veranstaltungsinformationen ermöglicht werden, damit sie sich während des Events nicht auf das Veranstaltungspersonal verlassen oder es stören müssen.
4. Problem-Management in Echtzeit – Verwenden Sie eine Problem-Management-Plattform, um Details zu erfassen, die Beteiligten in Echtzeit zu benachrichtigen und über alle Probleme zu berichten, die bei einer Veranstaltung aufgetreten sind. Bei größeren Events und Veranstaltungen, die an verschiedenen Standorten ausgetragen werden, sollten Sie ein in Google Maps integriertes Tool verwenden, mit dem Ihr Team genau feststellen kann, wo der Vorfall aufgetreten ist. Diese Informationen helfen nicht nur bei der Lösung des Problems, sondern können auch zukünftig für Risikobewertungen in der Planungsphase verwendet werden.

Unverzichtbare Tools für Veranstaltungsteilnehmer:

1. Digitale Beschilderung – Sorgen Sie dafür, dass die Teilnehmer im Hinblick auf die Orientierung an Ihrem Veranstaltungsort nicht mehr so sehr auf Ihr Personal angewiesen sind, und erleichtern Sie ihnen den Zugang zu Ihrer Venue und die Orientierung vor Ort. Nutzen Sie die Live-Beschilderung, um relevante Veranstaltungsdetails anzuzeigen, wichtige Updates über kurzfristige Änderungen durchzugeben oder Anweisungen für Notfälle bereitzustellen.
2. Zutritt per Self-Service – Mitunter unterscheiden sich die Zutrittsregelungen von Veranstaltung zu Veranstaltung geringfügig, z. B. checken Konferenzteilnehmer an einem Registrierungsschalter ein, während die Besucher einer kostenpflichtigen Vorstellung oder eines Live-Sportevents Eintrittskarten erworben haben und das Gelände über Drehkreuze betreten. Dennoch müssen Veranstaltungsorte den Check-In-/Einlassprozess digitalisieren, um ihn für die Teilnehmer nahtlos zu gestalten und die Abhängigkeit vom Veranstaltungspersonal zu verringern. Sie könnten zum Beispiel Self-Service-Tools wie interaktive Check-In-Schalter und Event-Apps einführen oder gedruckte Tickets durch eTickets, QR-Codes oder "Wearable Technology” ersetzen.
3. Online-Bestellungen – Bei einigen Events können die Teilnehmer am Tag der Veranstaltung Produkte vor Ort erwerben, z. B. bei Sportveranstaltungen, Live-Auftritten, Konzerten usw. Eventlocations können die Besuchererfahrung bei solchen Veranstaltungen verbessern und unnötige Warteschlangen vermeiden, indem sie den Besuchern die Möglichkeit geben, Speisen, Getränke und Merchandising-Produkte im Voraus zu kaufen und bestimmte Liefer- oder Abholpunkte sowie -zeiten auszuwählen. Darüber hinaus sorgen Online-Bestellungen für eine Steigerung der Nebeneinnahmen von Veranstaltungsstätten: Sie schaffen Upselling-Möglichkeiten, verbessern den Cashflow und liefern den Mitarbeitern genaue Informationen für die Warenbestellungen, sodass nicht so viele Lebensmittel verschwendet werden.

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Oder lesen Sie den nächsten Artikel dieser Serie:
Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 4: Post-Event-Reporting & Sicherung von Folgebuchungen