In dieser vierteiligen Blog-Serie haben wir uns mit der Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen beschäftigt und damit, warum sich Veranstaltungsorte für die Automatisierung ihrer Prozesse entscheiden. Wir haben uns außerdem angeschaut, wie man die Anfrage- und Konvertierungsphasen des Eventmanagementprozesses automatisiert und wie man mit der richtigen Event-Software unvergessliche Veranstaltungen plant und durchführt. Im letzten Teil dieser Blog-Serie befassen wir uns mit der Frage, wie Veranstaltungsorte und Event-Profis dank automatisierter Prozesse den Erfolg ihrer Veranstaltungen analysieren und Folgeaufträge generieren können.
Die sechs Phasen eines effektiven Veranstaltungsmanagements
So analysieren Sie den Erfolg bereits durchgeführter Veranstaltungen
Die vorletzte Phase des Veranstaltungsmanagementprozesses ist die Reporting-Phase: Es werden detaillierte Berichte erstellt, um den Erfolg einer Veranstaltung zu analysieren. Dabei werden sowohl die Geschäftsergebnisse als auch das Kundenfeedback näher ausgewertet.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Veranstaltungsorte ihren Reporting-Prozess mit Hilfe von Softwarelösungen automatisieren können:
- Standardberichte – Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichtsvorlagen, die genutzt werden, um in regelmäßigen Abständen automatisch Informationen an die zuständigen Teammitglieder zu übermitteln (z. B. unmittelbar nach einem Event oder auf täglicher/wöchentlicher/monatlicher/vierteljährlicher/jährlicher Basis, usw.). Standardberichte stellen sicher, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und Zugang zu genauen Daten haben, um die Unternehmensleistung im Auge zu behalten, Risiken zu erkennen und vorausschauend planen zu können. Zu den Standardberichten gehören beispielsweise:
- Gewinn- und Verlustanalysen (P&L) pro Veranstaltung
- Zusammenfassung der offenen Rechnungen und Zahlungen
- Nutzungs- oder Lagerbestandsberichte für Inventarartikel
- Berichte über die Auslastung/Belegung
- Umsatzübersichten und Sales-Berichte, einschließlich der Anzahl der Leads, Konvertierungsraten, Prognosen, Veranstaltungseinnahmen nach Veranstaltungstyp, Veranstaltungseinnahmen nach Marktsegment usw.
- Einblenden von Leistungskennzahlen (KPIs) auf den Mitarbeiter-Dashboards – Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter ihre KPIs überwachen, indem Sie maßgeschneiderte Dashboards in Ihrem CRM erstellen. Eine konsequente Überwachung erleichtert es den Mitarbeitern, Leistungsprobleme zu erkennen und zu beheben, und ermutigt sie, auf die Unternehmensziele hinzuarbeiten.
- Interaktive & Online-Feedback-Umfragen – Um Ihren Net Promoter Score (NPS) zu verstehen, müssen Sie das Feedback Ihres Hauptansprechpartners/des Veranstalters und der Veranstaltungsteilnehmer erfassen. Zu diesem Zweck können Sie interaktive Umfragen am Veranstaltungsort, über Apps oder nach der Veranstaltung per E-Mailing durchführen. Sobald Sie das Feedback erfasst haben, empfiehlt es sich, die Umfrageergebnisse in Ihr CRM zu übertragen, um ein vollständiges Bild vom Veranstaltungserfolg zu erhalten, einschließlich der Finanzkennzahlen und des Kundenfeedbacks.
- Verlorene Geschäftschancen nachverfolgen – Mit Hilfe einer CRM-Plattform können Sie die Geschäftschancen, die nicht zu einer bestätigten Buchung geführt haben, erfassen und Berichte darüber erstellen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu finden. Zum Beispiel:
- Preis – Wenn ein Kunde angibt, Ihre Preise seien zu hoch, müssen Sie dann Ihre Preisstruktur überdenken? Oder kommunizieren Sie vielleicht nicht, dass Sie eine Premium-Marke sind, die ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bietet als ein anderer Veranstaltungsort?
- Wunschtermin – Haben Sie mehrere Anfragen zu einem bestimmten Termin erhalten? Wenn ja, sollten Sie überlegen, ob Sie für dieses Datum einen Mindestumsatz festlegen möchten, um in Zukunft einen höheren Umsatz zu erzielen.
- Mangelnde Funktionalität/zu klein – Finden Ihre Gäste den Raum oder die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen/Einrichtungen nicht ausreichend? Wenn ja, wie können Sie potenziellen Kunden helfen, Ihr Produkt-/Dienstleistungsangebot besser zu verstehen? Oder können Sie diese Informationen nutzen, um künftige Investitionen zu planen, z. B. für Renovierungen oder die Erweiterung Ihres Produkt-/Dienstleistungsangebots?
Einsatz von Eventmanagement Software zur Sicherung von Folgebuchungen
Die letzte Phase des Eventmanagement-Prozesses ist die Förderung des Wiederholungsgeschäfts. Wiederholte Buchungen haben viele Vorteile, darunter niedrigere Akquisitionskosten, ein schnellerer Verkaufsprozess, zusätzliche Möglichkeiten für das Upselling von Produkten und Dienstleistungen und vor allem weniger Aufwand für das Veranstaltungsteam, um die Buchung zu erfassen und umzusetzen.
So können Veranstaltungsorte ihre Bestandskunden zu Folgebuchungen bewegen:
Prämien für Top-Kunden – Nutzen Sie Ihr CRM-System, um Stammkunden zu identifizieren, und belohnen Sie sie für regelmäßige Buchungen mit kostenlosen Upgrades und anderen VIP-Vorteilen, um sie zu weiteren Buchungen zu bewegen. Je nach Art des Veranstaltungsortes wären dies zum Beispiel:
- Bevorzugte Buchungsoptionen für wichtige Termine
- Upgrades für Getränke-/Cateringpakete
- Eintrittskarten für andere Bereiche/Erlebnisse auf dem Gelände des Veranstaltungsortes, z. B. Führungen, Sperrbereiche, Bars oder interaktive Attraktionen wie Museen usw.
Treueprogramme für Stammkunden – Bieten Sie Ihren Bestandskunden Treueprogramme an, bei denen sie abhängig von der Anzahl der Buchungen mehr Anreize erhalten, damit sie häufiger buchen. Verfolgen Sie ihre Buchungen in Ihrem CRM-System und informieren Sie Ihre Kunden über ihre Fortschritte, damit sie die nächsthohe Stufe erreichen können.
Halten Sie Ihre Kunden auf dem Laufenden – Zusätzlich zur Schaffung von Anreizen für Folgebuchungen sollten Sie auch das Interesse Ihrer Kunden aufrechterhalten. Informieren Sie sie regelmäßig über Neuigkeiten, z. B. über saisonale Menüänderungen, Sonderaktionen, Feiertage und besondere Anlässe usw. Nutzen Sie Ihr CRM-System, um Ihre Kunden in regelmäßigen Abständen per E-Mail und SMS zu kontaktieren, damit sie sich bei der Suche nach einem Veranstaltungsort für ein bevorstehendes Event gleich an Ihre Eventlocation erinnern, und werben Sie zusätzlich über Ihre Social-Media-Kanäle für Ihre Location.
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Oder lesen Sie die anderen Artikel dieser Serie:
- Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 1: Was bedeutet Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen und warum digitalisieren Veranstaltungsorte ihre Prozesse?
- Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 2: Von der Anfrage zur Buchung – Lead-Konvertierung für Veranstaltungsorte
- Automatisierung von Eventmanagement-Prozessen Teil 3: Vorbereitung & Durchführung von Veranstaltungen