Bereit für die Zukunft: Eventmanagement im Wandel

Anfang 2022 wurden in vielen Teilen der Welt die Einreisebeschränkungen und Veranstaltungsverbote aufgehoben und es kehrte die oft erwähnte „neue Normalität“ ein. Für Eventmanager und Manager von Veranstaltungsorten bedeutete dies noch mehr Arbeit und Stress als sonst: Zusätzlich zu den ohnehin geplanten und neu angefragten Events wurden viele Präsenzveranstaltungen nachgeholt. Außerdem mussten die Veranstalter auf die neuen bzw. geänderten Anforderungen der Besucher und Veranstaltungsteilnehmer eingehen. Darüber hinaus stellt der anhaltende branchenweite Personalmangel viele Veranstaltungsorte vor die Herausforderung, genügend Mitarbeiter für die Planung und Durchführung ihrer Events zu finden.

Nun sind wir schon im letzten Quartal des Jahres 2022 angelangt. Zeit, einmal genauer darüber nachzudenken, wie die vergangenen Jahre die Erwartungen der Eventteilnehmer verändert haben. Außerdem gehen wir der Frage nach, wie Venue- und Eventmanager erfolgreiche Veranstaltungen durchführen können, die Menschen auf der ganzen Welt wieder zusammenbringen. Wie können sie die Menschen wieder auf möglichst sichere Weise zurück auf die Bühnen, in die Stadien, Theater und Messehallen bringen?

Drei Jahre, in denen wir uns mit der Einhaltung von Mindestabständen, Lockdowns und anderen Einschränkungen herumschlagen mussten, haben das Verhalten der Menschen verändert. Es gibt vier Hauptfaktoren, die die Erwartungen der Gäste und Teilnehmer verändert haben:

1. Gestiegenes Risikobewusstsein: Potenzielle Veranstaltungsbesucher sind sich heute mehr denn je des Risikos einer Ansteckung bewusst, wenn sie an öffentlichen Großveranstaltungen und Versammlungen teilnehmen.
2. Technischer Fortschritt: Von QR-Codes über das Einchecken in Veranstaltungsorte bis hin zu virtuellen Meetings und Online-Einkäufen – durch die Coronamaßnahmen waren wir gezwungen, auf neue Technologien zu setzen und technische Innovationen voranzutreiben.
3. Wunsch nach Kontakt und Austausch: Obwohl viele Experten vorhergesagt hatten, dass sich die Zahl der zukünftigen Veranstaltungen durch die Pandemie verringern würde, war das Gegenteil der Fall. Die Tatsache, dass die Menschen ihre Häuser so lange kaum verlassen durften, machte ihnen wieder bewusst, wie wichtig persönliche Kontakte sind.
4. Angst vor Enttäuschung: Das Hin und Her in Bezug auf die Beschränkungen und die immer wieder verhängten Lockdowns führten dazu, dass Events wie Konzerte und Konferenzen häufig kurzfristig abgesagt werden mussten. Das Ergebnis: Große Frustration auf Seiten der Veranstaltungsteilnehmer. Infolgedessen gehen die Leute jetzt vorsichtiger an einen potenziellen Veranstaltungsbesuch heran – das Buchungsverhalten hat sich grundlegend verändert.

Welche Schritte haben erfolgreiche Venue- und Eventmanager ergriffen, um auf diese veränderten Erwartungen zu reagieren und um sichere und attraktive Veranstaltungserlebnisse zu schaffen?

Hier die 5 besten Strategien für die sichere Durchführung von Veranstaltungen, die die Erwartungen Ihrer Gäste und Teilnehmer übertreffen werden:

1. Führen Sie effektive Risikomanagementprozesse ein: Ein effektives Risikomanagement ist seit jeher eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche und sichere Durchführung von Veranstaltungen. Wenn alle Risiken frühzeitig erkannt, verfolgt, dokumentiert und gemeldet werden, können die Verantwortlichen an Veranstaltungsorten und bei Events die Sicherheit der Gäste gewährleisten, da sie schnell und gezielt auf alle Probleme reagieren können, die bei der Veranstaltung auftreten.
2. Mehr digitale Touchpoints: Veranstaltungsstätten und Organisatoren stellen auf digitale „kontaktlose“ Lösungen um, um die neuen Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen und auf die Empfehlungen der Regierung und der Gesundheitsbehörden zu reagieren. Digitale Touchpoints wie E-Tickets, digitale Beschilderung, kontaktlose Zahlungen und Online-Bestellungen von Speisen und Getränken werden zur neuen Norm.  
3. Effizienzsteigerung durch Technologie: Personalmangel zwingt Eventprofis dazu, ihre bestehenden Prozesse zu überdenken und Möglichkeiten zur Effizienz- und Produktivitätssteigerung zu prüfen. Viele Veranstalter und Veranstaltungshäuser führen daher zeitsparende Technologien ein, um ihre Eventmanagement-Prozesse zu optimieren. So können Event-Teams ihren Gästen das bestmögliche Erlebnis bieten – trotz begrenzter Ressourcen. 
4. Virtuelle und hybride Events: 55 % der Organisatoren von virtuellen Veranstaltungen planen, in Zukunft mehr in virtuelle Events zu investieren, da diese einem breiteren Publikum zugänglich und für die Teilnehmer bequemer zu besuchen sind. Virtuelle Events steigern nicht nur die Einnahmen aus Veranstaltungen, indem sie mehr Teilnehmer anlocken und somit eine zusätzliche Einnahmequelle darstellen, sondern sorgen auch für die Sicherheit der Gäste. Eventteilnehmer, die sich unwohl fühlen, können von zu Hause aus teilzunehmen, wodurch sich das Ansteckungsrisiko für die anderen Teilnehmer reduziert.
5. Klimaschutz und Nachhaltigkeit: Die Veranstaltungsbesucher von heute möchten ihren CO2-Fußabdruck möglichst gering halten. Für Eventlocations und Veranstalter wird es daher immer wichtiger, das Thema Nachhaltigkeit in den Fokus zu stellen. Von papierlosen Veranstaltungen über die freiwillige CO2-Kompensation und vegetarische Menüs – es gibt viele Möglichkeiten, ein noch größeres Publikum anzusprechen.

Ungerboeck ist der weltweit führende Anbieter von Venue- und Eventmanagement-Lösungen. Unsere speziell für die Eventbranche konzipierten Systeme wurden in Zusammenarbeit mit Branchenexperten entwickelt, um Eventprofis alle Werkzeuge an die Hand zu geben, die sie benötigen, um jetzt und in Zukunft erfolgreich zu sein.

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