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Venues planer zusammenarbeit
Einblicke
Artikel
5 Min Lesen

Ein Rückblick auf die IBTM 2016

EIN RÜCKBLICK AUF DIE IBTM 2016: WARUM DIE EVENTBRANCHE VON DER KOOPERATION ZWISCHEN VERANSTALTUNGZENTREN UND PLANERN LEBT

Vor einigen Tagen hatte ich die großartige Gelegenheit auf der IBTM in Barcelona eine Session zum Thema Kooperation zwischen Veranstaltungszentren und Planernzu halten. Die Session (und auch die Messe selbst) war eine extrem wertvolle Plattform des Ideenaustausches. Ich hatte die Chance viele interessante Veranstaltungsprofis zu treffen und habe mich sehr gefreut über die rege Teilnahme an meiner Session! Meine Gedanken zum Thema möchte ich in diesem Blog Post mit Ihnen teilen.

Die Kooperation zählt: Das Verhältnis zwischen Veranstaltungszentren und Planern verändert sich

In der Session auf der IBTM habe ich die Teilnehmer zu ihren Prioritäten befragt bzw. was sie als besonders wichtige Trends empfinden. Mir fiel auf, dass ein großes Augenmerk auf der persönlichen Teilnehmererfahrung lag; somit wurden Themen wie Personalisierung und die Gestaltung von Service und des gesamten Veranstaltungserlebnisses als wichtige Themen genannt.

Über die Hälfte der Teilnehmer waren Planer, von denen fast die Hälfte schon mehr als 5 Jahre in der Eventbranche arbeitet. 41% der Teilnehmer gaben an, sogar schon länger als 10 Jahre in der Branche tätig zu sein, womit sie auf einen breiten Erfahrungsschatz zurückgreifen können.

Die Zusammenarbeit von Venues bzw. Veranstaltungszentren und Planern wird in diesem Zusammenhang immer wichtiger, da wir uns vom klassischen "Lieferanten-Kunden"-Verhältnis“ entfernen. Synergien zu finden und zusammen am bestmöglichen Event ROI zu arbeiten, hilft in zweierlei Hinsicht: Die Veranstalter und Planer können erfolgreichere Veranstaltungen organisieren, dabei besser auf das Teilnehmererlebnis eingehen und die Venues bzw. Veranstaltungszentren können sich noch besser auf dem Markt positionieren.

Neue Meeting- und Eventformate

Als ich den individuellen Prioritäten der Teilnehmer nachging, stellte sich außerdem heraus, dass innovative Meetingformate einen sehr hohen Stellenwert haben.

umfrage



Tatsächlich erfordert die Zukunft der Bildung interaktive Meetingformate und kleine Gruppen, vielleicht mit 10-20 Teilnehmern. Flexible Räumlichkeiten werden sich zunehmender Beliebtheit erfreuen, und neue Technologien werden für innovative Meetingformate von höchster Bedeutung sein. Open Spaces sind z.B. kosteneffiziente Möglichkeiten, um Teilnehmer zu erreichen, miteinzubeziehen und außerdem Räumlichkeiten auf flexible sowie kreative Weise zu nutzen.

Die gesamte Nutzung von Räumlichkeiten unterzieht sich einer Veränderung. Meetings der Zukunft müssen nicht zwangsläufig in ein und derselben Location stattfinden. Sie werden zunehmend Teilnehmer miteinbeziehen, die sich z.B. an unterschiedlichen Orten und/oder in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Video- und Konferenztechnologien und darüber hinaus die Einbindung von Virtual Reality Technologien werden die Meetings der Zukunft verändern.

Technologie in der Eventbranche

Neben der Gestaltung von Service nannten die Teilnehmer meiner Session auch den Einsatz von neuen Technologien als einen der Hauptbereiche, der die Zukunft der Veranstaltungsindustrie beeinflussen wird insbesondere in Bezug auf personalisierte Meetingerfahrungen und außergewöhnliche Eventformate.

Wie man an dem Umfrage-Ergebnis sieht, wurden auch die Antworteiten für Anfragen/RFPs als wichtig erachtet. Dies ist vor dem Hintergrund neuer und besserer Technologien besonders interessant, da sich gerade in diesem Bereich durch Automatisierung deutliche Fortschritte abzeichnen: Arbeiten Veranstaltungszentren mit einer Softwarelösung, sparen sie sich viel Zeit und Mühe, die ansonsten mit der manuellen Erstellung von Angeboten anfällt. Darüber hinaus profitiert die Datenqualität von professionellen Softwarelösungen, was für die Kundenzufriedenheit sehr zuträglich ist. Ein wichtiges Thema für die Planer ist zudem die Vergleichbarkeit von Angeboten.

Fazit: Neue Herausforderungen für die Eventbranche

Die Event- und Messebranche bewegt sich immer schneller. Während uns die Technologie zwar flexibler denn je macht, verändern sich auch Buchungsanfragen und Kundenanforderungen zunehmend: Kurzfristige Anfragen und spontane Änderungen sind keine Seltenheit. Wir bewegen uns ja schließlich auch schneller.

All das stellt die Branche vor neue Herausforderungen:

  • Veranstaltungszentren müssen schneller und anpassungsfähiger denn je handeln.
  • Veranstaltungsplaner sind bestrebt, den bestmöglichen Event ROI zu erlangen.

Als Veranstaltungszentrum können Sie den Event ROI direkt beeinflussen und den Planern dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen.

Überlegen Sie:

  • Wo können Sie den Planern zusätzliche Unterstützung bieten?
  • Wo können Sie sich noch verbessern?
  • Gibt es einen Bereich, den Sie als Ihr "Expertengebiet" behaupten können?

Wie schätzen Sie die veränderten Herausforderungen ein? Was hat für Sie oberste Priorität? Ich freue mich auf Ihr Feedback und Ihre Lösungsansätze in den Kommentaren.