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Veranstaltungssoftware
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4 Min Lesen

Erfolgreicher im Veranstaltungsbusiness dank Eventmanagement Software

Wie Sie die Geschäftsführung davon überzeugen, dass sich der Einsatz einer Event Software lohnt

Wenn Sie für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen verantwortlich sind, haben Sie sich den Titel „Superheld“ oder „Superheldin“ schon automatisch verdient. Eventmanagement erfordert nämlich eine ganz besondere Superkraft: die Fähigkeit, etwas ganz Großes aus vielen kleinen Bausteinen oder sogar aus dem Nichts zu erschaffen.

Klar, dass sich viele Leute da mit Post-Its, Excel-Listen, Google Docs und ganz, ganz viel Kaffee behelfen. Am Ende des Tages verlaufen die Events dann erfolgreich, aber Ihre Vorgesetzten bekommen oft nicht mit, wie viel harte Arbeit und welch großer Organisationsaufwand hinter diesem Erfolg stecken.

Veranstaltungssoftware und Venue Management Software sorgen nicht nur für eine enorme Zeitersparnis, sondern auch dafür, dass Sie viel stressfreier arbeiten können. Besonders Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Non-Profit-Organisationen kommt das sicherlich sehr entgegen. Die Geschäftsführung investiert gerne mal in Software, die schnell zu mehr Umsatz oder einer Kostenersparnis führt, beispielsweise in Point of Sale Systeme. Da aber bei Eventmanagement Software der ROI nur schwer zu beziffern ist, ist die Situation oft schwieriger. Wie bringt man also die Geschäftsleitung dazu, in etwas zu investieren, das so viele Vorteile hat, die aber schwer zu definieren sind?

Wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, mit denen Sie diese Investition sicherlich leichter genehmigt bekommen.

Wie würde sich Event oder Venue Management Software auf Ihren Arbeitsalltag auswirken?

Die meisten Menschen, die sich für Venue Management Software interessieren, kümmern sich um alles, was in einem bestimmten Raum zu einer bestimmten Zeit stattfindet, und um alles, was sie für die Durchführung von Veranstaltungen in diesem Raum benötigen. Für Theater und Opernhäuser oder Museen und Kultureinrichtungen beispielsweise ist die erfolgreiche Durchführung von Veranstaltungen kritisch für den Gesamterfolg, denn ihre gesamte Existenz hängt davon ab. Je mehr Fakten und Daten Sie also über Veranstaltungen und Abläufe in Ihrer Venue sammeln, desto besser können Sie auf die Dringlichkeit hinweisen, in eine Softwarelösung zu investieren.

Alle profitieren von der Effizienzsteigerung durch ein zentralisiertes System.

Wenn Sie aktuell für die Verwaltung Ihrer Räume und Ressourcen ein dezentrales System nutzen, dann sollte es nicht allzu schwer werden, Beteiligte aus anderen Abteilungen von Ihren Plänen zu überzeugen. Schließlich werden alle Personen, die an irgendeinem Punkt etwas mit einer Veranstaltung zu tun haben – also irgendwann vom ersten Eintrag des Events in den Veranstaltungskalender bis zur Zahlung – dankbar sein für mehr Transparenz, eine verbesserte Kommunikation, die damit einhergehende Effizienzsteigerung sowie einen höheren ROI.

Zeigen Sie der Geschäftsführung das Optimierungspotenzial auf.

Verbesserte Kommunikation. Besonders wichtig für Events, die noch weit in der Zukunft liegen: Mit unserer Veranstaltungssoftware müssen Sie nicht mehr verschiedene Kalender auf mögliche Konflikte hin überprüfen. Ein zentraler Buchungskalender gibt Ihnen sofort den nötigen Überblick über alle geplanten und gebuchten Veranstaltungen. Ungerboeck sorgt dafür, dass alle Informationen zentral verwaltet werden. Durch die Definition und das Setzen verschiedener Status finden Sie noch schneller die gesuchten Events. Außerdem lässt sich in Sekundenschnelle der richtige Ansprechpartner für eine bestimmte Buchung ermitteln. Vor allem für Events, die sich noch in der Planungsphase befinden und noch nicht bestätigt sind, ist das sehr hilfreich.

Sie fragen sich oft, ob eine bestimmte Aufgabe schon erledigt ist oder Aufgaben überhaupt richtig erfasst und kommuniziert wurden? In Ungerboeck können Benutzer gezielt Aufgaben an die Person senden, die für die Erledigung der Aufgabe bzw. für den entsprechenden Bereich zuständig ist. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben wann erledigt wurden und was noch aussteht. Und das Wichtigste noch zum Schluss: Alle Änderungen an Veranstaltungen und Änderungswünsche bzw. -anfragen werden an einem Ort gespeichert, sodass Ihr Operations Team stets die aktuellen Informationen einsehen kann. Wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren.

Keine Doppelarbeit mehr. Informationen von einem Kalender in einen anderen, z. B. in Ihren Abteilungskalender, zu kopieren – das ist nicht mehr nötig. Bevor sie Ungerboeck nutzten, arbeiteten viele Veranstaltungsorte und Veranstalter mit separaten Kalendern für jede Abteilung, um spezifische operative Informationen zu erfassen. Oft mussten sie die gleichen Infos zusätzlich noch in ein Dokument, wie beispielsweise einen Arbeitsauftrag, eintragen. Viel unnötige Doppelarbeit, die Sie sich sparen können.

Überschneidungen und Doppelbuchungen vermeiden. Schluss mit überbuchten Ressourcen oder Buchungskonflikten. Ungerboeck führt eine komplexe Konfliktprüfung durch, die mehr umfasst als nur die Frage, ob in diesem bestimmten Raum zur gleichen Zeit bereits eine Veranstaltung stattfindet. Sie werden auch auf andere Störfaktoren hingewiesen, wie z. B. Lärmbelästigung, zu erwartende Störungen des Verkehrsflusses oder Straßensperrungen. Auch für andere Ereignisse, die nicht direkt etwas mit dem Veranstaltungsort zu tun haben, aber vielleicht die Teilnehmerzahlen negativ beeinflussen könnten, wie z. B. Feiertage oder Sportveranstaltungen, die am Buchungstag stattfinden, werden Warnhinweise erstellt. Das System kann die Benutzer auch warnen, wenn in einem Raum nicht genügend Zeit für den Umbau eingeplant wurde oder wenn Sie Ihre Ressourcen überbucht haben.

Optimiertes Reporting. Manuelles Zählen und Addieren gehören der Vergangenheit an. Kennzahlen wie die erwarteten Teilnehmerzahlen oder der potenzielle Umsatz können in Ungerboeck berechnet werden. Auch statistische Daten, die Sie für die Programmplanung oder für die Erstellung von Förder- oder Zuschussanträgen benötigen, lassen sich spielend leicht ermitteln und auswerten.

Auch die Kosten-Umsatz-Situation haben Sie mit Ungerboeck jederzeit im Blick: Sowohl Ihre Umsätze als auch die Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihren Veranstaltungen entstehen, können Sie im Handumdrehen nachverfolgen. Für jedes Event und jede Veranstaltungsart erhalten Sie so einen umfassenden Überblick über das Kosten-Umsatz-Verhältnis. Wenn Sie Ungerboeck eine gewisse Zeit genutzt haben, lässt sich schon bald der ROI Ihrer Marketingmaßnahmen beziffern. Sie werden an der Anzahl der Anfragen und qualifizierten Leads erkennen, dass sich der Einsatz der Eventmanagement Software bereits bezahlt gemacht hat. Der entgangene Umsatz kann ebenfalls getrackt werden, sodass Sie die indirekten Kosten Ihrer Veranstaltungsprogramme bzw. Events besser nachvollziehen können. Diese Daten helfen Ihnen bei der Programmerstellung für öffentlich zugängliche Veranstaltungen und bei der Entscheidung, ob Räume für Wohltätigkeitsveranstaltungen oder ähnliches kostenlos zur Verfügung gestellt werden können.

Recherchieren Sie gründlich und präsentieren Sie Ihrem Management-Team mehrere Optionen. Erkundigen Sie sich bei Branchenkollegen, die bei anderen Venues oder in anderen Non-Profit-Organisationen arbeiten. LinkedIn kann dabei sehr hilfreich sein, aber Sie können auch über Branchenverbände an Kontakte kommen.

Jeder Superheld braucht einen Tech-Sidekick, der ihm jederzeit zur Seite steht. Machen Sie Ungerboeck zu Ihrem.