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Einblicke
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Event Trends 2021 – We Will Event Again

Was war das für ein Jahr! Ein Jahr der Veränderungen, Unsicherheiten und unerwarteten Wendungen. 2020 hat uns aber dennoch vor Augen geführt, wie gut vernetzt die Veranstaltungsbranche ist und wie flexibel, agil und stark Event-Profis sind. Unsere Botschaft für 2021 ist klar: We will event again.

Wagen wir doch einen Blick in die Zukunft, denn im Jahr 2021 erwarten uns einige interessante Event Trends.

Mehr hybride Events

Sobald Impfungen durchgeführt werden können und sich die Situation wieder etwas entspannt hat, könnte es wieder mehr Live-Events geben. Trotzdem werden sicherlich noch viele Veranstaltungen virtuell stattfinden, vor allem im Rahmen von Hybrid-Konzepten als Ergänzung zu Vor-Ort-Veranstaltungen.

Hybride Events werden aus zahlreichen Gründen weiterhin von Bedeutung sein:

  • Reisebudgets wurden aufgrund der Corona-Krise gekürzt
  • Trainings und Schulungen können ziemlich einfach online durchgeführt werden
  • Teilnehmer können sehr viel Zeit sparen, da An- und Abreise wegfallen
  • Durch einen optimalen Einsatz von Technologien und das Angebot von Online-Inhalten kann ein größeres Publikum erreicht werden

Wir stehen allerdings erst am Anfang dieser Entwicklung. Als Branche befinden wir uns noch in einem frühen Stadium: Wir überdenken die Veranstaltungsformate und entwickeln vollkommen neue Veranstaltungskonzepte. Durch Erfahrung lernt man dazu. Daher ist zu erwarten, dass die Qualität der hybriden Veranstaltungen im Jahr 2021 deutlich steigen wird.

Kontaktlose Interaktionen

Das Jahr 2020 hat die Digitalisierung von Veranstaltungen auf unterschiedlichen Ebenen beschleunigt. Veranstalter und Veranstaltungsorte werden weiterhin daran arbeiten, Kontaktflächen mit hoher Nutzungsfrequenz bei Events zu reduzieren. Dadurch werden kontaktlose Zahlungen, Online-Registrierung, Apps für den Besucher-Check-In, digitales Ticketing, automatische Türsysteme, Desinfektionsmittelspender mit Sensor und andere Tools und Technologien, die uns kontaktlose Interaktionen ermöglichen, noch stärker in den Vordergrund rücken.

Auch Sie werden sicherlich einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung machen und in immer mehr Situationen auf digitale Lösungen setzen.

"Micro-Experiences" gewinnen an Bedeutung

Es ist bereits eine Tendenz zu kleineren regionalen In-Person-Veranstaltungen zu beobachten, sogenannten glokalisierten und delokalisierten Veranstaltungen, die an verschiedenen Standorten gleichzeitig stattfinden. Der diesjährige ICCA-Kongress wurde beispielsweise als glokalisierter Kongress organisiert: Die Teilnehmer konnten verschiedene regionale Hubs oder das Hauptvenue vor Ort besuchen und zusätzlich gab es ein breitgefächertes Online-Konferenzprogramm.

Diese Konzepte ermöglichen mehr Flexibilität und bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, bei Bedarf von der Vor-Ort-Veranstaltung zum virtuellen Veranstaltungsteil zu wechseln. Bei kleineren regionalen Veranstaltungen können sich die Veranstaltungsteilnehmer außerdem besser austauschen, sodass das Networking verbessert werden kann.

Organisationen und Unternehmen können einer größeren Anzahl an Angestellten die Teilnahme an einer Veranstaltung ermöglichen - einigen davon die Online-Teilnahme und einigen die Teilnahme vor Ort. Veranstaltungen, die früher auf eine Handvoll ausgewählter Personen im Unternehmen beschränkt waren, sind jetzt für eine große Mehrheit zugänglich.

Personalisierung & Teilnehmer-Aktivierung

"Micro-Experiences" führen zu einer höheren Identifizierung der Teilnehmer mit der Veranstaltung. Die Idee besteht darin, alle Teilnehmer sowohl virtuell als auch physisch einzubinden, um sie zu einem Teil des Erlebnisses zu machen. Im Idealfall entsteht so eine aktive Event-Community, die auch nach Ende der Vor-Ort-Veranstaltungen und Online-Meetings Ihr Event noch lange weiterleben lässt.

Naturgemäß können an virtuellen Veranstaltungen mehr Personen teilnehmen. Daher bleibt die Einbindung von Online-Teilnehmern in das Event eine der größten Herausforderungen für Veranstaltungsplaner bei der Ausrichtung virtueller Veranstaltungen. Da es immer mehr hybride Events gibt, hat dieses Thema zusätzlich an Bedeutung gewonnen.

Der Schlüssel zu einem aktiven Publikum besteht darin, Inhalte zu bieten, die das Publikum ansprechen, sich mit ihren Herausforderungen auseinandersetzen und Antworten auf ihre Fragen liefern - vor allem aber darin, den richtigen Redner zu finden, der diese Inhalte vermittelt.

Live- und Online-Präsentationen sind zwei komplett unterschiedliche Dinge, die unterschiedliche Präsentationsfähigkeiten und -techniken erfordern. Veranstaltungsorganisatoren müssen daher Referenten finden, die sowohl auf der Bühne als auch online gut mit dem Publikum in Kontakt treten können, denn die optimale Publikumsansprache und Teilnehmer-Aktivierung tragen erheblich zum Erfolg von hybriden Veranstaltungen bei.

Gesundheits-Checks & Risikomanagement

Durch COVID-19 wird das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement bei Veranstaltungen hochgradig komplex. Bei der Registrierung für Veranstaltungen werden nun verstärkt Fragen zum aktuellen Gesundheitszustand der Teilnehmer und zu kürzlich erfolgten Reisen gestellt. Anhand der erfassten Daten kann bereits vor der Veranstaltungsteilnahme festgestellt werden, ob ein Teilnehmer eine Gefahr für die Gesundheit anderer darstellt. Außerdem werden direkt an den Eingängen der Veranstaltungsorte Gesundheitschecks durchgeführt, bei denen die Temperatur der Besucher gemessen wird, um das Ansteckungsrisiko für die Teilnehmer zu minimieren.

Dennoch stellt die Einhaltung der Vorschriften auch weiterhin ein Problem dar - selbst, wenn Veranstaltungsorte und Veranstalter ganze Maßnahmenkataloge entwickeln, um staatliche Vorschriften zu erfüllen und die Sicherheit ihrer Besucher zu gewährleisten. Wenn Menschen eine Veranstaltung besuchen, erwarten sie Sicherheitsprotokolle, die sie schützen, und sie erwarten, dass diese Protokolle durchgesetzt werden. Aber wie kann man sicherstellen, dass der Mindestabstand jederzeit eingehalten wird, dass die Menschen sich regelmäßig die Hände waschen, dass sie die QR-Codes von Kontaktpersonen scannen, um Infektionsketten rückverfolgen zu können? Veranstaltungsorte und Organisatoren von Veranstaltungen müssen strenge Maßnahmen einführen und sich überlegen, wie diese konkret durchgesetzt werden können, sodass Verstöße gegen die Gesundheits- und Sicherheitsbestimmungen vermieden werden können.

Datenerfassung und -auswertung

Virtuelle Events eröffnen uns auch neue Möglichkeiten, den Erfolg einer Veranstaltung zu messen. Durch die gesammelten Daten ergeben sich neue Einsichten und Möglichkeiten für Veranstaltungsprofis, Events an die Bedürfnisse ihres Publikums anzupassen. Außerdem können sie auch Ausstellern, Rednern und Sponsoren Einblicke gewähren:

  • Welche Präsentation kam am besten an?
  • Welcher virtuelle Messestand hatte die meisten Besucher?
  • Welche Dokumente oder Ressourcen wurdem am häufigsten heruntergeladen?
  • Welches Referenten-Profil wurde am häufigsten angeklickt?
  • Welcher Aussteller hat die meisten Termine für Verkaufsgespräche vereinbart?

Auf der Grundlage der gesammelten Daten können Veranstaltungsplaner fundiertere Entscheidungen treffen und zukünftige Veranstaltungen entsprechend verbessern.

Inhalte und Präsentationen neu konzipiert

Da immer mehr virtuelle Veranstaltungen angeboten werden, ändern sich auch die Erwartungen der Veranstaltungsteilnehmer an Online-Erfahrungen und -Inhalte. Es ist nun noch wichtiger geworden, dem Publikum die passenden Inhalte anzubieten und sich dabei auf interaktive Konzepte, ansprechende Erlebnisse und relevante Themen zu fokussieren. Das Online-Publikum wird es nicht mehr einsehen, Geld dafür auszugeben, sich in einem Webinar ein paar Folien anzusehen. Marketingmitarbeiter müssen kreativer denn je werden - sie werden zu Moderatoren, Hosts, Entertainern und Gesprächsleitern bei Online-Veranstaltungen.

Bei Präsenzveranstaltungen, für die wir in den nächsten Monaten oder sogar im gesamten nächsten Jahr wahrscheinlich weiterhin mit weniger Teilnehmern rechnen müssen, können kleinere Gruppen für die Durchführung von Workshops von Vorteil sein. Auch Gespräche, die weit über oberflächliche Messe-Smalltalks hinausgehen, können so besser geführt werden.

Big Tech: Technologie auf dem Vormarsch

Technologie wird im Jahr 2021 eine noch größere Rolle spielen als jemals zuvor. Es besteht allerdings ein gewisses Risiko, zu viel Technologie bei Events einzusetzen. Und zu viel des Guten ist trotz guter Absicht eher hinderlich. Veranstalter sollten daher darauf achten, ihre Veranstaltungsteilnehmer nicht mit übermäßig viel Technologie zu belasten, sondern sich auf deren Event-Erlebnis konzentrieren.

Gleichzeitig entwickeln sich auch die Rollen der Event-Profis. Sie müssen bei ihrer Arbeit technisch versierter werden und mehr auf Unterhaltung setzen. Und sie müssen flexibler und kreativer werden.

Fazit

2021 wird DAS Jahr für Curated Content, relevante Inhalte und personalisierte Erfahrungen. Die Grenze zwischen der realen Welt und dem digitalen Raum wird immer weiter verschwimmen. Die Teilnehmer werden in Online-Erlebnisse eintauchen, bei denen sie Kommentare und Bewertungen abgeben, abstimmen, Fragen stellen und Feedback geben können. Redner und Moderatoren werden durch mitreißende Präsentationen mit dem Publikum eine Verbindung herstellen, die es dazu veranlasst, sich mit Ihrer Veranstaltung zu identifizieren und aktiv daran teilzunehmen.

Event-Profis werden ihre Rollen vollkommen neu definieren und die gesamte Veranstaltungsbranche wird sich auf neue Einnahmequellen, Monetarisierungsmodelle und Veranstaltungsformate einstellen. Letztlich hat die Corona-Krise viele Innovationen und technologische Entwicklungen vorangetrieben und dazu geführt, dass digitale Trends von der Gesellschaft nun deutlich besser akzeptiert werden.

Im Jahr 2020 hat die Veranstaltungsbranche gezeigt, wie stark sie ist und wie belastbar und widerstandsfähig Event-Profis sind. 2021 werden Face-to-Face-Events und Vor-Ort-Veranstaltungen ihr Comeback feiern - ja, sie werden sogar an Bedeutung gewinnen.

Wir werden wieder Messen veranstalten, wir werden wieder Konferenzen abhalten, wir werden wieder zusammen jubeln und applaudieren, WE WILL EVENT AGAIN.