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Events coming back! Diese 5 Punkte sollten Veranstaltungsprofis beachten

Live und Face-to-Face Events werden ihr Comeback feiern. Es wird neue Eventkonzepte und -formate geben. Und die Veranstaltungsbranche wird gestärkt aus dieser Krise hervorgehen.

Event-Profis haben in diesem Jahr eine unglaubliche Widerstandsfähigkeit und Belastbarkeit bewiesen und es gibt Hoffnung für die Branche: Im nächsten Jahr sollen Events wieder stattfinden können - vor Ort, live und face-to-face. 2020 hat uns viele Veränderungen aufgezwungen. Es war ein Jahr der virtuellen Meetings und Webinare, aber für 2021 gilt: We will EVENT again!

Die Veranstaltungsbranche findet langsam zu ihrer alten Stärke zurück und ein verhaltener Optimismus ist festzustellen. Im neuen Jahr können wir daher sicherlich mit vielen Innovationen und kreativen Ansätzen bei der Gestaltung von Events und unvergesslichen Live-Erlebnissen rechnen.

Aber was müssen Event-Profis bedenken, wenn In-Person-Events wieder stattfinden können?

1) Recruiting, Human Resources und Stellenbesetzung im Event-Bereich

Die Aufgaben von Event-Profis haben sich im Jahr 2020 extrem verändert. Der Trend zu Online-Events hat dazu geführt, dass Technologie-Know-how nun bei Event-Profis zu einer sehr gefragten Fähigkeit geworden ist, denn nur mit technischem Verständnis kann man erfolgreich Webinare, virtuelle Veranstaltungen und Online-Konferenzen durchführen.

Event-Profis haben schon immer Flexibilität bewiesen, agil und kundenorientiert gehandelt. Schließlich sind sie daran gewöhnt, Last-Minute-Änderungen von Kundenseite zu erhalten und Events perfekt an die neuen Anforderungen anzupassen. Das Jahr 2020 hatte allerdings ganz neue Herausforderungen für Veranstaltungsexperten auf Lager. Sie mussten großartige Online-Erlebnisse kreieren, sich mit diversen Tools auseinandersetzen und die feinen Unterschiede zwischen virtuellen und Vor-Ort-Erlebnissen verstehen lernen. Auch mit den Vorteilen von virtuellen und hybriden Events, wie z. B. dem Aufbau einer Event-Community und den erweiterten Möglichkeiten zur Datenerfassung und -auswertung mussten sie sich erst auseinandersetzen.

Auch im Jahr 2021 werden technisch versierte Event-Profis noch sehr gefragt sein, da es vermutlich immer mehr hybride Veranstaltungen geben wird, bis Vor-Ort-Veranstaltungen wieder möglich sind.

Die Krise hat auch viele Event-Organisationen dazu gezwungen, Personal abzubauen. Viele hochqualifizierte Event-Profis haben ihren Job verloren und sind nun auf der Suche nach neuen Herausforderungen. Für Event-Unternehmen und Lieferanten der Branche ist das die Chance, offene Stellen mit hochqualifizierten Event-Profis zu besetzen.

2) Gesundheit und Sicherheit

Wenn die Veranstaltungsbranche wieder an Fahrt aufnimmt, müssen natürlich weiterhin die Standard-Sicherheitsmaßnahmen beachtet werden, die im Jahr 2020 eingeführt wurden:

  • In vielen Ländern: Das Tragen von Mund-Nasen-Masken und die Bereitstellung von Handdesinfektionsmitteln auf Veranstaltungen
  • Belüftungssysteme, die für saubere Luft in Messehallen und Veranstaltungsorten sorgen
  • Einhaltung des Mindestabstandes zwischen den Veranstaltungsteilnehmern sowie die Montage von Plexiglas-Wänden zur Trennung von Veranstaltungspersonal und Teilnehmern (z. B. an Registrierungsschaltern)
  • Um große Menschenansammlungen an einem Ort zu vermeiden, müssen größere Veranstaltungsräume genutzt werden bzw. Veranstaltungen auf mehrere Räume aufgeteilt werden
  • Fortlaufende Reinigung und gründlichere Desinfektionsmaßnahmen

Je mehr Menschen geimpft werden, desto mehr geraten auch die altbekannten Begrüßungsrituale wieder in den Fokus. Doch es gibt noch einige offene Fragen, die vorerst unbeantwortet bleiben:

Wie wird es sich anfühlen, endlich wieder Menschen auf Veranstaltungen zu begegnen? Sollten wir uns die Hand geben? Werden diese Standard-Begrüßungsrituale jemals wieder "normal" für uns werden? Wird uns ein gewisses Maß an Distanz und Unsicherheit erhalten bleiben? Werden noch neue Hygienemaßnahmen eingeführt, die über 2021 hinaus die neue Norm bleiben?

3) Catering

Catering ist ein entscheidendes Element des Veranstaltungserlebnisses, da es auch in den Bereich Unterhaltung und in das Networking-Erlebnis der Teilnehmer mit einfließt. Wir alle haben die großartigen Gespräche während der Kaffeepausen, Networking-Lunch-Events und Gala-Dinner im Jahr 2020 vermisst. Ganz zu schweigen von dem schlechten Filterkaffee, der zwischen den Breakout-Sessions serviert wurde, und den überteuerten Sandwiches auf Messen. Aber wir vermissen auch die Gourmet-Abendessen und die kreativen Catering-Ideen, die uns immer besonders gut im Gedächtnis geblieben sind.

Wie wird sich also dieser Bereich entwickeln, wenn wir buchstäblich hungrig nach Live-Event-Erlebnissen sind? Bei VIP-Dinner-Events und exklusiven Networking-Veranstaltungen spielt die F&B-Komponente eines Events definitiv eine wichtige Rolle. Je besser die Qualität des Essens und der Getränke von den Teilnehmern empfunden und bewertet wird, desto besser das gesamte Erlebnis.

Mit der Rückkehr von Präsenzveranstaltungen muss das Catering-Angebot komplett überarbeitet werden, um den aktuellen Hygienestandards zu entsprechen. Frühstück und Mittagessen in Buffetform werden durch A-la-carte-Optionen ersetzt. Fingerfood und auf Platten angerichtete Häppchen werden auf einzelnen Tellern serviert. Auch in der Küche werden die Hygienemaßnahmen verstärkt. Der gesamte Speisen- und Getränkeservice wird neu konzipiert, um mögliche Sicherheitsrisiken zu vermeiden.

Auch beim Alkoholausschank wird sich etwas ändern. Laut dem Artikel “10 Event Trends for 2021" des Eventmanagerblog wird der Konsum von Alkohol auf Veranstaltungen höchstwahrscheinlich neu bewertet werden müssen. Der Grund dafür ist die erhöhte Wahrscheinlichkeit, dass angetrunkene Teilnehmer den Mindestabstand nicht mehr richtig einhalten können. Enthemmung kann eine großes Risiko für die Sicherheitsmaßnahmen darstellen, die zur Eindämmung des Coronavirus getroffen wurden.

4) Hybride Events – mehr als nur ein Trend?

Während einige Experten der Eventbranche davon überzeugt sind, dass hybride Events sich durchsetzen werden, ist das Hybrid-Modell für viele in der Branche, insbesondere für Veranstaltungsorte, keine nachhaltige Option. Zwar haben es viele geschafft, ihr Angebot erfolgreich umzugestalten, um den Anforderungen der neuen Veranstaltungsformate gerecht zu werden, aber wir dürfen dabei nicht vergessen, dass ihre Haupteinnahmequellen die Vermietung von Räumlichkeiten und der Verkauf von Speisen und Getränken bei Veranstaltungen sind. Beide Einnahmequellen versiegen zum Teil bei hybriden Events, da es tendenziell weniger Vor-Ort-Teilnehmer geben wird.

Event-Organisatoren müssen sich außerdem überlegen, wie sie den virtuellen Teil ihres Events monetarisieren möchten. Wie viel sind die Leute bereit, für die Teilnahme an Online-Events auszugeben? Wie viel ist das virtuelle Event wert? Gibt es Möglichkeiten, Sponsoren einzubinden, um die Veranstaltungseinnahmen zu erhöhen? Ganz zu schweigen davon, dass hybride Veranstaltungen zusätzliche Kosten für die Organisatoren verursachen können, z. B. für die AV-Produktion oder für eine virtuelle Veranstaltungsplattform, die zur Durchführung von Online-Events notwendig ist.

Nicht zu vergessen: Neben dem Veranstaltungsort profitieren auch Hotels, Restaurants und viele weitere lokale Unternehmen davon, dass die Veranstaltungsteilnehmer ein paar Tage vor Ort bleiben. Veranstaltungen tragen also in vielfacher Hinsicht zum Wirtschaftswachstum bei und die lokalen Regierungen werden alles daran setzen, um Präsenzveranstaltungen in ihrer Stadt zu fördern, sobald dies wieder möglich ist.

5) Einzigartige Event-Erlebnisse

Vor-Ort-Veranstaltungen werden wahrscheinlich in kleinerem Rahmen stattfinden. Es wird daher noch wichtiger werden, den Teilnehmern ein herausragendes Gesamterlebnis zu bieten. Die Herausforderung wird darin bestehen, diese Events als einzigartige und hochwertige Veranstaltungen zu vermarkten, um die Teilnehmer davon zu überzeugen, dass vor Ort viel mehr geboten wird als online.

Es erwarten uns:

  • Intime Veranstaltungen mit wenigen Teilnehmern
  • Hochwertiges Networking und die Möglichkeit, mit jedem Teilnehmer ein Gespräch zu führen
  • Aussagekräftigere, tiefgehende Gespräche dank der Tatsache, dass mehr Zeit für die einzelnen Gespräche zur Verfügung steht

Fazit

Viele erwarten, dass im Jahr 2021 Vor-Ort-Veranstaltungen ihr großes Comeback feiern werden, und auch wir setzen darauf. Wir müssen unsere Veranstaltungsorte, unsere Teams und unsere Prozesse entsprechend vorbereiten und anpassen, um hervorragende Face-to-Face- oder Hybrid-Event-Erlebnisse bieten zu können. Die Eventbranche hat auf diesen Moment gewartet. Und auch wenn es Anfang 2021 noch einige Hürden zu nehmen gibt, ist eines klar: We will event again.

Event-Profis, bleiben Sie stark!