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Zukunft digital digitalisierung
Einblicke
Artikel
6 Min Lesen

Faszination Digitalisierung - Teil 2: Warum wir statt "digital" eigentlich "zukunftsfähig" sagen sollten

Um auf dem Markt zu bestehen, wettbewerbsfähig zu bleiben und auch in Zukunft als modernes Venue wahrgenommen zu werden, bedarf es einiger Überlegungen, die sich auf unterschiedliche Bereiche im Unternehmen auswirken.

Natürlich spielt die Digitalisierung hierbei eine enorme Rolle. Aber: Sofern die grundlegenden Prozesse nicht stimmig sind, macht es wenig Sinn, sie zu digitalisieren. Denn ein "schlechter" Prozess ist auch ein "schlechter digitaler" Prozess.

Die Digitalisierung der Veranstaltungsbranche ist keine alleinige Aufgabe der IT. Vielmehr sind die Möglichkeiten der IT und die Technologien, die uns heutzutage zur Verfügung stehen, ein Mittel zum Zweck, um unsere Arbeit leichter und effizienter zu gestalten. Die Umstellung auf digitale Prozesse sollte keinem Geschäftsführer und keinem Veranstaltungsmanager Kopfzerbrechen bereiten.

Die richtigen Tools schaffen Zeit für wichtige Aufgaben

Moderne Technologie für Veranstaltungszentren sollte einfach zu bedienen sein und die tägliche Arbeit erleichtern, sodass die wichtigen Dinge Vorrang haben und Sie im besten Falle sogar noch mehr Zeit für diese haben. "Wichtig" mag hierbei jeder selbst definieren, aber sicherlich ist es für Veranstaltungshäuser um einiges bedeutungsvoller, Zeit mit Kunden zu verbringen, Kontakte zu pflegen und der eigentlichen Rolle als Gastgeber innerhalb der Destination bzw. Stadt nachzukommen, als vor dem Bildschirm zu sitzen und Excel-Tabellen mit Kundendaten zu bearbeiten.

Wenn Sie an die Wettwerbsfähigkeit und den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Hauses in der Zukunft denken, werden Sie unterschiedliche Bereiche im Unternehmen und in der Stadt im Blick haben, die ihren Beitrag zur Auslastung der Räumlichkeiten leisten.

  • Kunden: Wie stellen Sie die Zufriedenheit Ihrer Kunden sicher, wie gestalten Sie die Neukundenakquise und wie pflegen Sie bestehende Kundenbeziehungen? Ein solides, zeitgemäßes CRM-System, das die Digitalisierung Ihrer Prozesse ermöglicht, ist der Grundstein für eine professionelle Kommunikation.
  • Mitarbeiter: Die Mitarbeiter in Ihrem Hause sind dann am zufriedensten und produktivsten, wenn Sie gut und gerne ihrer Arbeit nachgehen. Dazu benötigen auch sie die optimalen "Werkzeuge". Stellen Sie Ihnen die modernsten Technologien und Rahmenbedingungen zur Verfügung? Können die Teams optimal untereinander und nach außen kommunizieren sowie an relevante Informationen gelangen? Der rasche Austausch sowie die schnelle Verarbeitung von Informationen wird durch die passende IT-Infrastruktur gestützt.
  • Außenwahrnehmung: Die Stadt bzw. die Destination mit Ihren einzelnen Vertretern ist ein wichtiger Akteur im Veranstaltungsgeschehen. Auch diese Kontakte wollen nachhaltig gepflegt und mit wichtigen Informationen versorgt werden. Je professioneller Sie hierbei aufgestellt sind, umso besser. Die Möglichkeit über digitale Portale relevante Informationen zur Verfügung zu stellen, ist ein eleganter Weg, um schnell, modern und effizient nach außen zu kommunizieren.

Der richtige Service stellt die neuste Technologie zur Verfügung

Die IT auf dem neusten Stand zu halten, sollte Ihnen nicht die Zeit für das Wesentliche rauben. Glücklicherweise sind die Möglichkeiten vorhanden, um stets die neuste Software mit all ihren Vorzügen zu genießen ohne auch nur ein graues Haar darauf zu verschwenden. Sie fragen sich wie? Eigentlich ganz einfach: Software as a Service macht es möglich. Sie arbeiten und Ihr IT-Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Lösungen sowie alle damit verbundenen Dienstleistungen: Hosting, Patches, Updates, neue Releases, Weiterentwicklungen und Verbesserungen. Bequemer geht es kaum!

Dass die Prozesse durch die Digitalisierung papierlos werden, bringt ungemeine Vorteile mit sich. Zum einen sinkt natürlich der Papierverbrauch und zum anderen arbeiten Sie und Ihre Teams stets mit aktuellen Daten, die direkt "aus der Quelle" kommen. Hat sich also ein Detail geändert, findet sich das auch im Vertrag wieder – der im besten Falle auch direkt digital unterzeichnet wird. Noch nie hatten wir die Möglichkeit so viel Papier einzusparen und dabei so viel schneller und akkurater zu arbeiten.

Die Einführung einer digitalen Plattform mit einer Softwarelösung für das Veranstaltungsmanagement bringt den Vorteil mit sich, dass die Prozesse von grundauf nochmal überdacht werden müssen – womit potentiell „schlechte“ Prozesse also direkt optimiert und digitalisiert werden könnten.

Wer nicht digital ist, ist also nicht zukunftsfähig?

Nun, es mag drastisch klingen. Aber mit Zeitverzögerungen in der Kundenkommunikation und Fehleranfälligkeiten in Angeboten, Verträgen und Rechnungen bleiben Veranstaltungshäuser schon eher hinter der flinken Konkurrenz zurück. Wer schnell, flexibel und professionell auf Kundenanfragen eingeht, hat einen klaren Vorteil, um Veranstaltungen zu gewinnen. Denn: Der Kunde hat die Wahl.

Was die operative Austragung der Veranstaltungen angeht, liegen die Vorteile digitaler Prozesse auf der Hand, wie wir uns bereits in Teil 1 dieser Serie angesehen hatten: Kommen spontane Wünsche für eine Veranstaltung hinzu, können diese zeitnah erfasst und in den Arbeitsaufträgen berücksichtigt werden. Es geht also nicht nur darum, schneller und kundenorientierter zu arbeiten, sondern auch darum, als Veranstaltungshaus gewinnbringender zu agieren.

Betrachten wir also die zahlreichen Vorteile in der Kommunikation, Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitseffizienz und Wirtschaftlichkeit, die sich ein Venue durch digitale Prozesse verschaffen kann, ist es nicht ganz falsch, der digitalen Arbeitsweise eine wichtige Zukunftsfähigkeit zuzuschreiben. Und diese wird weiterhin an Bedeutung gewinnen.


Ist ihr Venue für die Zukunft gerüstet?