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Cloud eventmanagement de
Einblicke
Artikel
5 Min Lesen

Faszination Digitalisierung - Teil 3: Heiter bis wolkig - warum Eventmanagement und Cloud Computing zusammengehören

Sicherlich waren Sie auch schon einmal in dieser Situation, dass Sie Ihren Großeltern oder jemandem, der in einer anderen Branche arbeitet, Ihren Beruf erklären wollten. Und dann mit Begriffen um sich warfen wie "KPI", „Dashboard“, "Panel Discussion" oder "Cloud". Ich liebe ja solche Situationen, denn sie zwingen uns, Dinge mit einfachen Worten zu erklären.

Die Cloud als Metapher: Wolkiger wird's nicht mehr

Die Sache mit der Wolke ist besonders interessant. Der bildhafte Begriff einer "Datenwolke" oder auch "Rechnerwolke" basiert auf der Idee einer IT-Infrastruktur, die durch ein Rechner-Netz, zum Beispiel über das Internet, zur Verfügung gestellt wird. Diese Vernetzung der Rechner erlaubt es z.B. auf Anwendungen zuzugreifen, die nicht auf dem eigenen lokalen Rechner installiert sind, sondern auf einem anderen Rechner innerhalb der metaphorischen "Wolke". Die Reichweite der Verfügbarkeit der IT-Infrastrukturen wird somit vergrößert. Und die Wolke erlaubt es uns, über räumliche Grenzen hinwegzudenken. Das Einloggen über einen Browser genügt, um Anwendungen nutzen zu können.

Eventmanagement und Cloud Computing

Auch für IT-Lösungen im Veranstaltungsmanagement sind Cloud-Umgebungen interessant – gerade dort sogar. Jeder Eventmanager kennt die wertvolle Bedeutung von Zeit und somit liegt der Vorteil von schnell verfügbaren Daten auf der Hand: Man stelle sich vor, in wenigen Klicks blitzschnell auf aktuelle Änderungen im Veranstaltungsblauf zugreifen zu können. Das einfache Einloggen über den Browser des entsprechend genutzten Gerätes genügt und, zack, alle Kunden- und Eventdaten sind zur Hand. Und das, wohlgemerkt, in "Echtzeit" – noch so ein Begriff, den man mal dem Großvater beim Kaffee erklären sollte. Doch gibt es kein treffenderes Wort, um den momentanen Zustand von Daten zu beschreiben: Daten, wie sie jetzt genau zu diesem Zeitpunkt sind. Nicht von gestern und nicht von vor zwei Wochen. Jetzt.

Echtzeit-Daten ermöglichen somit eine direkte Momentaufnahme des Geschehens. Deshalb sind nachhaltig gepflegte Datenbanken in der jeweils genutzten Eventmanagement-Software bzw. Plattform die Grundbedingung für Berichte und Auswertungen, die das Veranstaltungsgeschäft erfolgreich steuern lassen.

Wolkig, leicht und unbeschwert

Was nun mehr nach fluffigem Diät-Quark klingt, lässt sich auch auf die IT anwenden. Durch Cloud Computing wird das Leben zahlreicher Abteilungen in einem Veranstaltungszentrum leichter und unbeschwerter. Denn die Technologie erlaubt eine einfache, schnelle, sichere und zeitgemäße Handhabung des alltäglichen Veranstaltungsgeschäftes. Somit profitieren nicht nur die operativen Teams im Veranstaltungsmanagement von der Nutzung, sondern auch IT-Verantwortliche sowie der Vertrieb und die Geschäfsführung.

Die IT-Abteilung spart sich viel Zeit und viele Nerven durch die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für cloudbasierte Eventmanagement-Software. Kein Herumärgern mit dem Server, der lokalen Installation oder eventuellen Hardware-Problemen. Und diese wunderbare Gewissheit, dass immer die neuste Version direkt verfügbar ist. Durch cloudbasierte Infrastrukturen ist die unkomplizierte Bereitstellung von Eventmanagement-Software spielend leicht möglich. Die Abstimmung erfolgt mit dem Anbieter, der sich wiederum um die technische Verfügbarkeit kümmert.

Die Geschäftsführung profitiert sehr von der direkten und unkomplizierten Verfügbarkeit der Echtzeit-Daten. Sie kann sich durch das Einrichten entsprechender Bildschirme („Dashboards“) relevante Berichte und Auswertungen zu den Unternehmenskennzahlen anzeigen lassen, die auf den entsprechenden Daten in der Eventmanagement-Software basieren.

Und auch im Vertrieb können auf dem Startbildschirm über „Sales Dashboards“ aussagekräftige Berichte angezeigt werden, die die Leistung des Vertriebs widerspiegeln und für die Vertriebsleitung als tägliches Barometer genutzt werden können.

Wie sicher ist die Cloud?

Cloud Technologien machen vieles einfacher. Dabei steht die Sicherheit der Daten immer an erster Stelle. Hierbei kommen viele Sicherheitsfanatiker ins Grübeln und jene Menschen, die Sicherheit mit Angst verwechseln, bringen sich gerne mal mit dem Allround-Argument „Früher hätt’s das nicht gegeben“ in die Diskussionen ein. Das zählt aber eigentlich nicht, da wir früher auch kein Internet hatten und früher Daten eher physisch in Mappen aufbewahrt und geschützt wurden.

Auf der ganzen Welt stehen Rechenzentren, deren Sicherheitsstandards jede private Social-Media-Nutzung in puncto Datenschutz erbärmlich aussehen lassen. Seriöse Anbieter kümmern sich nicht nur um die Bereitstellung der Software und deren Wartung, sondern auch um die Erfüllung der Sicherheitsstandards und Back Ups bzw. Datensicherungen.

FAZIT

Das Ziel der cloudbasierten Softwarenutzung sollte es stets sein, durch die dazugewonnene Zeit dem Kerngeschäft besser nachzugehen: Planen und Austragen von Events, Pflege von Kundenbeziehungen, Ausbau weiterer Geschäftsbeziehungen, usw. Die wertvolle Zeit fließt somit in wichtige Dinge und sorgt für entspanntere Gemüter beim Personal, bei den Stakeholdern, bei den Kunden und allen anderen, die zum Erfolg Ihres Veranstaltungszentrums beitragen.

Wie würden Sie denn nun, in Echtzeit, Oma Gerlinde beim Sonntagskaffee zwischen Kirschstreusel und Käsekuchen den Begriff Cloud Computing erklären? Ich bin gespannt.