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Hybrid events 7 practical tips
Einblicke
Artikel
3 Min Lesen

7 praktische Tipps für Ihr nächstes hybrides Event

COVID-19 hat einige Eventplaner dazu gezwungen ihr Geschäftsmodell zu überdenken und virtuelle Veranstaltungen als gute Alternative zu Face-to-Face-Events in Betracht zu ziehen. In der Veranstaltungsbranche werden sie nun immer mehr akzeptiert und gehören schon fast zum Standard. Viele Event-Professionals denken jetzt darüber nach, wie die Veranstaltungsbranche aussehen wird, wenn die Regeln zur Wahrung der sozialen Distanz überarbeitet werden und planen entsprechend für die Zukunft.

In Vorbereitung auf die Zeit nach der Pandemie ziehen viele Organisatoren für ihre kommenden Veranstaltungen hybride Events in Betracht, d. h. eine Mischung aus Live-Event und virtuellen Elementen.

Wie bereits im Vorgänger-Artikel mit dem Titel "Wie hybride Events die Zukunft der Branche prägen werden" hervorgehoben wurde, erhöht die Öffnung Ihrer Face-to-Face-Veranstaltung für ein virtuelles Publikum Ihre Veranstaltungsreichweite und gibt Ihnen die Möglichkeit, zusätzliche Einnahmen zu erzielen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Veranstaltung zu gestalten und diverse Aspekte zu bedenken, wie z. B. das Hauptziel der Veranstaltung, die Branche, die Teilnehmerstruktur und das Zielpublikum oder der Inhalt der Sessions. Diese Punkte sollten Ihnen auch Aufschluss darüber geben, ob der Fokus Ihrer Veranstaltung eher auf virtuellen Komponenten oder dem persönlichen Aspekt mit gesellschaftlichen Veranstaltungskomponenten und Networking-Möglichkeiten liegen sollte.

Da wir nun wissen, dass hybride Events der neue Trend in der Veranstaltungsbranche sein werden, haben wir unsere wichtigsten praktischen Tipps zusammengestellt, um Sie dabei zu unterstützen für Ihre Face-to Face- und Remote-Teilnehmer ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis zu gestalten:

1. IHRE ZIELGRUPPE: Gehen Sie bei der Planung Ihres hybriden Events genauso vor wie Sie die Veranstaltungplanung immer angehen. Damit Sie die zusätzliche virtuelle Komponente gut in Ihr Event integrieren können, sollten Sie sich folgende Fragen stellen: Wer ist Ihr virtuelles Publikum? Wie gut kennt sich diese Zielgruppe mit Technologie aus? Welche Social Media Kanäle nutzt diese Zielgruppe am häufigsten? Dies wird Ihnen dabei helfen verschiedene virtuelle Elemente zusammenzustellen, die Ihre Zielgruppe am besten ansprechen.

2. WERT: Die virtuellen Komponenten sollten den Face-to-Face-Teil der Veranstaltung nicht überflüssig machen. Promoten sie sie am besten als zusätzliches Angebot für Personen, die nicht persönlich am Event teilnehmen können. Um dies widerzuspiegeln, bieten sich verschiedene Preise für virtuelle Tickets und für das vollständige Event inklusive Rahmenprogramm und Networking-Möglichkeiten an: Vermarkten Sie die „gesellschaftlichen“ Events im Rahmen Ihrer Veranstaltung als großartige Networking-Gelegenheiten, die man nicht verpassen sollte (z. B. Gala-Dinner, sportliche Aktivitäten wie Skifahren oder Wandern etc.).

3. FOMO: Machen Sie sich den „Fear of missing out“-Effekt (FOMO) zunutze und ermutigen Sie Ihr Online-Publikum sich live an Umfragen, Q&A-Sessions, Feedback-Befragungen und Social Media Diskussionen mit Presentern und anderen Teilnehmern zu beteiligen, die nur in Echtzeit zur Verfügung stehen. Um das Live-Event etwas emotionaler zu gestalten, fügen Sie am besten Musik und Videoeffekte hinzu.

4. ON-DEMAND-INHALTE: Stellen Sie nach der Veranstaltung allen Teilnehmern Aufnahmen der Sessions zum Abruf zur Verfügung. Auf diese Weise können Teilnehmer auch Präsentationen ansehen, die sie während der Veranstaltung verpasst haben. Behalten Sie auch hierbei das Thema „WERT“ im Hinterkopf: Stellen Sie nicht den gesamten Inhalt zur Verfügung. So regen Sie die Teilnehmer a) dazu an, am vollständigen Event teilzunehmen und b) sich an den Live-Komponenten des Streamings zu beteiligen. Teilnehmer, die für das gesamte Paket gezahlt haben, sollten hier nicht das Nachsehen haben.

5. DATEN: Nutzen Sie eine leistungsstarke Software für die Eventregistrierung, die es Ihnen ermöglicht, den Überblick über Ihre virtuellen Teilnehmer und die Face-to-Face-Teilnehmer zu behalten. Idealerweise sollten Sie eine Software-Lösung nutzen, die die Verwaltung Ihrer Online-Teilnehmer, Veranstaltungsdetails und Beteiligungsstatistiken vollkommen nahtlos an einer zentralen Stelle miteinander verknüpft.

6. TECHNOLOGIE:  Bereiten Sie Ihren Veranstaltungsort auf das Live-Streaming vor: Arbeiten Sie zusammen mit Ihrem AV-Team an der Einrichtung der Räume. Testen Sie das Equipment vorher, um sicherzustellen, dass Ton- und Bildqualität optimal sind. Führen Sie ein paar Online-Tests durch, um sicher zu sein, dass Ihre Online-Teilnehmer die Sessions korrekt angezeigt bekommen. Informieren Sie Ihre Speaker und fordern Sie sie dazu auf, sich auf das Präsentieren auf der Bühne mit gleichzeitiger Live-Übertragung vorzubereiten.

7. INTERAKTION: Unterschätzen Sie bei der Gestaltung des Veranstaltungserlebnisses nicht die Wirkung von Live-Chats, Moderation und Interaktion. Auch online können Sie zu Diskussionen über die Präsentationen und Reden anregen oder Q&A-Sessions anbieten.

Schlussfolgerung

Egal, wie Sie Ihre hybride Veranstaltung gestalten, Sie sollten sicherstellen, dass Sie Ihr Zielpublikum kennen, um ihm den passenden Mehrwert und das perfekt Erlebnis zu bieten. Bei der Kommunikation mit Ihrem Zielpublikum sollten Sie die Vorteile jeder Komponente des Events genau erläutern, da Ihre Teilnehmer den größtmöglichen Nutzen aus ihrer Veranstaltungsteilnahme ziehen möchten. Sie sollten wissen, was sie erwartet und die Informationen erhalten, die sie benötigen, um sich für eine der angebotenen Teilnahmevarianten zu entscheiden.