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Hybride events fama deutschland kleiner
Einblicke
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Hybride Events in Deutschland: Eindrücke von der FAMA Messefachtagung 2020

Von der Messe Düsseldorf zum virtuellen Meetingraum: Ende Juni fand die FAMA Messefachtagung teils online und teils als Präsenzveranstaltung in der Messe Düsseldorf statt. Ein absolutes Novum für mich - ich habe somit am ersten Hybriden Event meines Lebens teilgenommen. Ziemlich coole, neue Erfahrung!

Doch was macht eine hybride Veranstaltung eigentlich aus?

Zunächst einmal möchte ich hervorheben, dass die Freude über eine Veranstaltung größer nicht hätte sein können – vor allem nach dieser langen Zeit der Abstinenz. Endlich wieder ein Event! Koffer packen, Autobahn, beinahe hätte ich das „Einmaleins“ des Reisens verlernt in der Ära „Covid-19“.

Umso größer war die Freude darüber, bekannte Branchenkollegen zu sehen - auch wenn natürlich die Abstandsregel ordnungsgemäß eingehalten wurden und man sich nicht in die Arme fallen durfte. Es ging los mit einem Mittagessen an viel zu großen Tischen, so dass niemand dem anderen zu nah kam. Man tauschte sich über die vergangenen, turbulenten Wochen und Monate aus, in denen die Messebranche viel Arbeit und Kraft aufgewendet hat, etwa für Lobbying und gemeinsame Lösungsansätze sowie Zukunftsstrategien für Messen und Ausstellungen.

Virtuelle Events - engaged am Bildschirm?

Es war ein bisschen schade, dass die Aufteilung der Veranstaltung in virtuelle und "Vor Ort"-Teilnehmer für eine kleinere Teilnehmergruppe sorgte. Das Gegenteil könnte ja gerade über das hybride Medium einer Veranstaltung erreicht werden. Leicht lässt sich die virtuelle Teilnehmerschaft skalieren, in der sich dann alle Arten von leistungsorientierer Teilnahme finden lassen – will heißen: Am Bildschirm daheim hört jeder genau so viel oder so wenig zu wie er mag. Das ist ein Riesenvorteil, weil so auch jene teilnehmen können, die nicht den kompletten Tag Zeit haben oder sich nur für ein ganz spezifisches Segment interessieren. So kann eine wesentlich breitere Gruppe an Teilnehmern erreicht werden. Im virtuellen Raum sollte deshalb der Fokus auf der Wissensvermittlung und dem Zuhören liegen – jeder kennt mittlerweile die furchtbar zähen Momente, wenn ein virtueller Speaker sein Mikrofon nicht aktivieren kann oder ob eines Delays mit 5 Sekunden Verzögerung auf sein Gegenüber reagieren muss. Wenn jemand was zu sagen hat, ist er auf der Bühne in Fleisch und Blut besser aufgehoben.

Face-to-face - es lebe die Interaktion!

Der eigentliche Event vor Ort kann außerdem umso intensiver für Austausch, Networking, gemeinsame Aktivitäten und Interaktion genutzt werden. Eben all jene Dinge, die durch virtuelle Elemente sehr schlecht umgesetzt werden können. Auch die neuen Eventformate der letzten Jahre sind fast alle auf Live-Interaktion angewiesen. Dazu kommt der Aspekt der Kommunikation. Menschen kommunizieren nicht nur über gesprochene Wörter. Wir lächeln oder runzeln die Stirn. Mancher steht beim Sprechen auf oder läuft gar durch den break-out room, um dem gesagten Nachdruck zu verleihen oder besser denken zu können. Sein Gegenüber wird zwangsläufig darauf reagieren. Diese Komponenten der Kommunikation lassen sich durch Video Feeds höchstens andeuten, werden aber im besten Fall stark verzerrt. Und dann sind da multi-sensorische Faktoren, die derzeit nicht im Ansatz ersetzt werden können. Wie riecht mein Gegenüber, wie steht er oder sie vor mir, wie fühlt sich der Handschlag an? Kann ich der Person vertrauen? Da wird’s schwierig.

Und genau deshalb sollten virtuelle Komponenten von Veranstaltungen auch immer nur als Erweiterungen des eigentlichen Events gedacht werden. Die Behandlung komplexer Themen in wissenschaftlichen Kongressen können sicher nicht in gleicher Weise und Tiefe online abgehandelt werden, wie in einem echten, interaktiven hin und her mit meinem Gegenüber vor Ort. Wissensvermittlung mit Informationscharakter kann sicherlich wunderbar über virtuelle Events stattfinden, doch alles, was darüber hinausgeht, sollte Face-to-Face geschehen.

Wie meine Chefin Silke Hoersch es treffend ausgedrückt hat: "Man kann in virtuellen Meetings wunderbar Sales Forecasts darstellen und sich darüber austauschen, jedoch gestaltet es sich als überaus schwierig kreative Denkanstöße und Konzepte zu erarbeiten."

Hybride Events - 3 Ideen:


1) Relevante Inhalte sind nun wichtiger denn je. Veranstalter sollten sicherstellen, dass sie die einzelnen Themen optimal platzieren, um die Teilnehmer vor Ort und die virtuellen User mit den entsprechenden Medien zu erreichen. Nicht jede Session muss deshalb für die hybride Verwendung geeignet sein. Gleichzeitig kann es sicher auch Sessions geben, die sich vor allem an das zugeschaltete Publikum wenden.

2) Die Reichweite kann um ein Vielfaches gesteigert werden dank der zusätzlichen virtuellen Komponente. Bei der Ausarbeitung der Sessions sollte dies unbedingt in Betracht gezogen werden: Welche Zielgruppen können über virtuelle Inhalte erreicht werden und was passiert vor Ort? Es schadet übrigens auch nicht, mindestens einmal im Vorfeld einen Test der hybriden Komponenten durchzuführen, dann weiß im Zweifel jeder, wie man das Mikro einschaltet.

3) Die strategische Preisgestaltung der einzelnen Tickets sollte gut durchdacht werden. Hier gibt es keine allgemeingültige Formel, denn die Mischung an fachlich spezifischen Sessions und exklusiven Erlebnissen vor Ort ist für unterschiedliche Teilnehmerarten interresant und kann somit mit unterschiedlichen Preisen gestaltet werden. Online-Teilnahme kann durchaus denselben Preis haben wie die Onsite-Teilnahme, denn man weiß ja: Was nichts kost´, ist nichts wert!