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Einblicke
Artikel
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Wie hybride Events die Zukunft der Branche prägen werden

Zweifelsohne wird die COVID-19 Pandemie, die der globalen Wirtschaft einen harten Schlag versetzt hat, ein wichtiger Meilenstein für die Veranstaltungs- und Messebranche werden – sie könnte sogar dazu führen, dass einige der Eventkonzepte wie wir sie heute kennen umgestaltet werden. In einer kurzen Umfrage, die während der virtuellen Tagung im Rahmen des Global Meeting Industry Day Anfang diesen Monats durchgeführt wurde, gingen 77% der 12.500 Teilnehmer davon aus, dass virtuelle Erfahrungen nach der Krise eine deutlich größere Rolle in der Veranstaltungsbranche spielen werden als sie es vorher getan haben.

Als Sicherheitsvorkehrung und aus Gründen des Gesundheitsschutzes mussten Face-to-Face-Meetings immer häufiger Online-Meetings weichen. Diese erzwungene Entwicklung hat sicherlich einigen Event Professionals, die vorher Webinar-Tools und Video-Chats abgelehnt haben, die Augen geöffnet und wird zukünftige Veranstaltungen stark beeinflussen.

In unserem Privatleben sind Video-Chats und -Konferenzen ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation mit Freunden und mit der Familie geworden. Aus Sicht von Event-Organisatoren sind Online-Events eine Möglichkeit geworden Online-Schulungen und Online-Kurse anzubieten und einen virtuellen Austausch zwischen den Teilnehmern anzustoßen.

Hybride Veranstaltungen bringen die zwei Schlüsselelemente von Face-to-Face-Veranstaltungen und virtuellen Events zusammen. Sie kombinieren persönliche „live“- Elemente mit “virtuellen” Online-Komponenten für Remote-Teilnehmer.

Konferenzen & Messen in einer virtuellen Welt

Angesichts des breiten Spektrums an Veranstaltungsarten sollte man sich fragen: Was macht eine Veranstaltung einzigartig und wie wird das Eventkonzept von Face-to-Face-Elementen und virtuellen Elementen beeinflusst?

  • Konferenzen, Seminare und Workshops dienen häufig als Schulungs- oder Bildungsplattformen. Der entscheidende Vorteil: Schulungsinhalte können wunderbar über Online-Kurse vermittelt werden und die Teilnehmer können ganz flexibel remote von jedem gewünschten Ort aus teilnehmen.

Lernplattformen werden mit Sicherheit in der Zukunft immer stärkeren Anklang finden, denn die Pandemie hat uns wieder einmal vor Augen geführt, wie wichtig der Zugang zu jederzeit abrufbaren Schulungsinhalten ist. Selbst der Austausch und die Diskussionen zwischen den Teilnehmern können über Live-Chats und Foren abgedeckt werden. Natürlich ist das nicht vergleichbar mit einer „echten“ Kaffeepause während einer Konferenz oder mit einem gesellschaftlichen Event oder Rahmenprogramm nach den Konferenzsessions, aber es ist dennoch eine großartige Methode, um in der virtuellen Welt Unterhaltungen zu ermöglichen.

  • Messen und Ausstellungenim B2C- und B2B-Sektor basieren auf Face-to-Face-Erfahrungen zwischen Ausstellern und Besuchern und der Möglichkeit von Angesicht zu Angesicht Geschäfte zu machen

Trotz allem sind virtuelle Messen während der Pandemie immer beliebter geworden. Sie ermöglichen es Unternehmen ihre Marke zu positionieren und ihre Produkte in einer virtuellen Umgebung zu präsentieren, und um Leads zu generieren. Ein virtueller Messestand kann dem Besucher zum Beispiel erste Informationen zukommen lassen mit der Option, im Anschluss ein ausführlicheres Gespräch zu führen oder eine Produktpräsentation anzufragen.

Warum sollten Event-Organisatoren Hybrid-Konzepte für ihre nächste Veranstaltung in Betracht ziehen?

Unabhängig von einer globalen Pandemie gibt es einige Punkte, die die Teilnehmeranzahl Ihrer Veranstaltung beeinflussen können:

  • Nachhaltigkeitsrichtlinie des Unternehmens und das generelle Bewusstsein für nachhaltige Reisekonzepte
  • Reisebeschränkungen aufgrund von politischen Instabilitäten in einem Land
  • Ausgaben, die ein Unternehmen einplanen muss, um jemanden zu einer Veranstaltung zu schicken (Reisekosten, Unterkunft, Verpflegung, etc.)
  • Workload der Teilnehmer und Herausforderungen im Privatleben (Work-Life-Balance)

Wie können Sie Ihre hybride Veranstaltung kommerzialisieren?

Gehen Sie bei der Planung für Ihr hybrides Event genauso vor wie sie es auch sonst tun würden. Legen Sie zuerst Ihre Ziele fest: Was möchten Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen? Ob Sie nun Ihre Markenbekanntheit fördern, den Kundendialog suchen oder Ihren Umsatz steigern möchten, wird Ihnen dies helfen Ihr Event zu strukturieren:

  • Welcher Teil des Events sollte virtuell stattfinden?
  • Was werden Sie im Face-to-Face-Teil der Veranstaltung anbieten?
  • Sollten die Teilnehmer für die virtuelle Komponente zahlen?

Hybride Events ermöglichen es Ihnen, ein breiteres Publikum und auch Personen, die sonst nicht teilnehmen könnten, zu erreichen. Wenn Sie Ihren Teilnehmern “virtuelle Pässe” anbieten, werden Sie eine größere Anzahl an Tickets verkaufen und Ihre Rendite bzw. Ihren ROI steigern.

Welches Konzept Sie auch verfolgen, die Kommunikation aller Elemente spielt eine wichtige Rolle in Ihrer Eventstrategie. Die Teilnehmer müssen genau wissen, was sie verpassen, wenn sie nur die Online-Komponente buchen. Und Teilnehmern, die den kompletten Preis für das vollständige Event zahlen, sollte der pädagogische Mehrwert bewusst sein.

Warum Sie keine Angst davor haben sollten, hybride Events anzubieten

Nein, hybride Events werden die Leute nicht davon abhalten Ihre Veranstaltung persönlich zu besuchen.

Obwohl virtuelle Events eine gewisse Anzahl an Vorteilen bieten, zeigt das Feedback der Teilnehmer unserer kürzlich durchgeführten Virtual Unite Conferences, dass zwei Schlüsselelemente von Face-to-Face-Events nicht durch digitale Elemente ersetzt werden können:

  • Die Qualität der Networking-Möglichkeiten: Es ist nicht möglich sich in einem virtuellen Umfeld einzeln mit Personen auszutauschen und die Gefühle und Reaktionen des Gegenübers wahrzunehmen.
  • Die Möglichkeit Geschäfte abzuschließen. Business basiert auf Vertrauen, daher wird die emotionale Komponente eines Meetings zwischen den Beteiligten auch weiterhin ein nicht zu unterschätzender Faktor für eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung bleiben.

Hybride Events werden keine Bedrohung für Face-to-Face-Meetings darstellen. Sie werden stattdessen ein zusätzlicher Bestandteil zukünftiger Veranstaltungen werden, der sich einer stetig wachsender Akzeptanz erfreuen wird.