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Einblicke
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Ist Ihr Event-Management-System zu klein für Ihr Veranstaltungszentrum?

Mit der Eventbranche ist es manchmal wie mit Kindern: Je mehr ein Veranstaltungszentrum wächst, umso teurer wird es und umso schneller wächst es aus seinen Schuhen heraus. Sobald es ausgewachsen und voll entwickelt ist, ist es noch immer teuer, aber jetzt haben sich die Kosten verlagert. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Event-Management-System, das für die Location verwendet wird. Es steht sinnbildlich für die Kleidung, die unser Kind trägt.

Die Schwierigkeit, ein passendes Eventmanagement-System zu finden, beschränkt sich nicht nur auf die Technologie, sondern auch auf die Prozesse und wie diese unterstützt werden. Veranstaltungsorte, die schon seit über hundert Jahren betrieben werden, haben meiner Meinung nach die besten und genauesten Geschäftsprozesse. Dennoch kämpfen sie meistens mit Altsystemen und überholten Gepflogenheiten. Neue, moderne Veranstaltungszentren hingegen wissen zwar, welche Technologie genau sie für ihr Business einsetzen müssen, aber es fehlt ihnen oftmals an der Umsetzung von bewährten Verfahren.

Keines dieser Probleme kann durch irgendeine Software oder Technologie gelöst werden. Man muss diese Probleme an ihrer Wurzel ergreifen. Der schwierige Teil besteht darin, herauszufinden, wo genau Sie ansetzen müssen und ob Sie für Ihr Veranstaltungszentrum ein zu kleines Eventmanagement-System verwenden.

Nicht jedes System ist auch ein gutes System

Wenn Sie Single sind, können Sie sich einen Sportwagen zulegen. Wenn Sie heiraten, kann ein praktischeres Auto ganz gut sein, wie z.B. eine Limousine. Später, wenn Sie dann Kinder haben, ist es sinnvoll einen SUV oder einen Kombi zu kaufen, um die neuen Familienmitglieder und die große Menge lebensnotwendiger Bedarfsgüter unterzubringen.

Veranstaltungsprofis treffen ähnliche Entscheidungen hinsichtlich ihrer Eventmanagement-Systeme und -Prozesse. Mit der Zeit müssen Entscheidungen, die in der Vergangenheit getroffen wurden, an die neue Situation angepasst werden. Wie viele Veranstaltungsorte arbeiten heute noch so wie vor 30 Jahren? Es kommt vor, dass dem, was früher gut funktioniert hat, heute etwas fehlt. Je mehr sich Systeme entwickeln, umso wichtiger wird das Feedback. Gewöhnlich wird irgendwann ein kritischer Punkt erreicht, an dem die Systeme und Prozesse überholt sind und komplett überarbeitet werden müssen.

Sind Ihre Event-Management-Systeme und -Prozesse überholt?

Können Sie sich daran erinnern, als Ihre Geschäfte noch aus einem einzigen Raum gesteuert wurden? Aus einem Gebäude? Einer Stadt? Sie konnten zu einem Kollegen rübergehen und hier und da etwas nachbessern. Und wie ist es jetzt? Ihr Unternehmen expandiert schneller, als Sie Schritt halten können.

Wenn Kommunikation zu einem Problem wird, ist nicht nur die Basis davon betroffen. Zum Beispiel kann die Mitarbeitermoral darunter leiden, wenn die Mitarbeiter aus mangelnder Organisation den erhöhten Stress abfangen müssen. Es ist wichtig, den Unternehmenserfolg an den Werkzeugen zu beurteilen, mit denen Ihre Mitarbeiter ihre Ziele erreichen sollen.

Wenn Ihnen vermehrt Doppelbuchungen oder Rückzahlungen aufgrund einer falschen Leistung auffallen, wird es Zeit, dass Sie auf das Große und Ganze einen Blick werfen.

Sind Überstunden immer erforderlich, damit eine Veranstaltung erfolgreich wird? Dies ist ein klares Zeichen, dass etwas nicht optimal läuft. Viele Veranstalter geben an, dass sie für eine Vielzahl ihrer Veranstaltungen Mehrarbeit einplanen. Sie reden sich damit raus, dass sie unterbesetzt sind. Die Wahrheit ist aber, dass die meiste Zeit für Aufgaben verloren geht, die sich immer wiederholen und besser organisiert werden könnten.

Wenn diese Art von Aufgaben im Venue-Geschäft auftauchen, ist es ein erstes Anzeichen dafür, dass ein Event-Management-System oder -Prozess versagt. Dies zeigt wiederum, dass ein Teil der alten Abläufe am Veranstaltungszentrum überholt ist. Erfahrungsgemäß werden die Probleme mit der Zeit nur noch schlimmer. Es lohnt sich daher, sich früher als später um sie zu kümmern.

Die beste Lösung finden

Wenn Sie entschlossen sind, kritische Probleme in Ihrem Unternehmen anzupacken, sollte jedes neue Eventmanagement-System, das in Frage kommt, auch aktuelle Kommunikationsthemen ansprechen. Es ist nur der erste Schritt, Ihre Mitarbeiter mit den unverzichtbaren Tools für den Erfolg auszustatten. Wenn die Event-Management-System und -Prozesse, die Sie implementieren, nicht nur ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern, sondern auch mehr Leute in Ihre Veranstaltungen bringen, haben Sie Ihr Unternehmen auf nachhaltigen Erfolg ausgerichtet.

Neben diesen Aspekten sollten Sie aber unbedingt auch weitere Fragen stellen. Wenn ihr System zu klein war, um Überstunden und Doppelbuchungen zu vermeiden, welche anderen Schwierigkeiten und Fehler verstecken sich noch in Ihren Geschäftsabläufen? Welche weiteren Probleme können bei der Umstellung auf ein neues System mitgelöst werden? Wenn Sie sich diese Fragen jetzt beantworten, verhindern Sie, dass das neue System schnell wieder ausgebessert werden muss.

Die große Umstellung

Wie sagt man so schön: "Wer immer tut, was er schon kann, bleibt immer das, was er schon war".

Sobald die einzelnen Punkte zwischen Konzept und Ausführung miteinander verknüpft sind, ergibt alles SInn. Die Zeit, die vorher für die Suche nach Informationen oder für das doppelte oder dreifache Nachprüfen bestimmter Prozesse verwendet wurde, kann jetzt genutzt werden, um neue Möglichkeiten auszuloten oder die Leistung zu verbessern.

Hinterlassen Sie gerne eine Bemerkung oder Frage – wir freuen uns über Ihr Feedback!