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Neues Jahr, neues Glück! 6 frische Ideen für Kongress- und Veranstaltungszentren

Das Jahr 2017 hat frisch begonnen und Sie mögen sich fragen, welche guten Vorsätze Sie umsetzen können. Wir haben Ihnen einige Tipps zusammengestellt, wie Sie frischen Wind in Ihr Kongress- und Veranstaltungszentrum bringen und an der Konkurrenz vorbeiziehen.

1) Flexibilität gewinnt

Die schlechte Nachricht zuerst: Die Ansprüche der Eventplaner werden nicht geringer. In unserem rasanten Zeitalter sind weiterhin flexible Veranstaltungs- und Vertriebsteams gefragt. Ein Ohr am Markt hilft den Stadthallen, auf Trends zu reagieren und den veränderten Anforderungen an Catering, F&B und Veranstaltungsformate professionell zu begegnen. Denn davon gibt es eine Menge.

Wie der Eveos Blog Ende des Jahres mittels einer Umfrage herausfand, empfinden es tatsächlich viele Event-Profis so, dass die Lebensmittel-Anforderungen im Catering stark gestiegen seien. Über die Hälfte der Befragten bestätigte, dass die Anforderungen an Lebensmittel spürbar gestiegen seien. Alle Teilnehmer gleichermaßen zufriedenzustellen werde immer schwieriger.

2) Proaktiv im Vertrieb

Einfach mal das Telefon in die Hand nehmen und die Kunden anrufen? Kann sich durchaus bezahlt machen. Gerade bei beratungsintensiven Veranstaltungsformaten wissen die Kunden einen persönlichen Kontakt zu schätzen. Während die allgemeine Tendenz stark in Richtung "Self-Service" geht, wird gerade die Service-Exzellenz als wichtiger Qualitätsfaktor in Veranstaltungs- und Kongresszentren oder auch anderen Locations wahrgenommen.

Den Kunden von überall aus kontaktieren zu können, ist ein ungemeines Hilfsmittel und unterstreicht die Wichtigkeit eines Kontaktmanagement-Systems "für unterwegs". Zentrale Datenhaltung und Internetverbindung sind alles, was benötigt wird, um auch mobil auf moderne CRM-Systeme zugreifen zu können.

3) Multifunktional für den optimalen Mix

Von Konzerten über Presse-Events bis hin zu Firmenfeiern: Warum auf eine Eventart beschränken? Je bunter Ihr Portfolio ist, desto mehr Kunden können Sie bedienen. Wenn Sie sich als multifunktionales Veranstaltungszentrum etablieren möchten, sollten Sie sich neuen Kunden und außergewöhnlichen Event-Formaten öffnen.

Damit dann die Komplexität nicht zum Hindernis wird, ist ein zentraler Belegungsplan unabdingbar. Somit vermeiden Sie Doppelbuchungen und sind stets informiert über die Buchungslage in Ihrem Haus. Wenn mehrere Mitarbeiter im Vertrieb arbeiten, können diese parallel verkaufen und kommen sich nicht in die Quere.

4) Ideen zulassen

Kreativität lässt sich nicht erzwingen. Manchmal hilft es jedoch, über den Tellerrand hinauszublicken und die Perspektive zu wechseln. Muss die gesamte Veranstaltung in Ihrer Lokalität stattfinden? Oder können Sie vielleicht interessante Partner innerhalb der Destination einbinden, vielleicht für Abendveranstaltungen oder parallel stattfindende Programmpunkte? Oftmals ergeben sich schöne Kooperationen innerhalb einer Destination, wenn über die eigenen "vier Wände" hinaus gedacht wird.

Weitere Ideen, wir Sie Ihr Angebot kreativ erweitern können, finden Sie in unserem E-Book für erfolgreiche Veranstaltungszentren.

5) Voraussicht lohnt sich

Wissen ist Macht. Wie schnell können Sie auf wichtige Kennzahlen zugreifen und dieses Wissen teilen? Wenn Sie stets die wichtigsten Informationen zur Hand haben, die für Ihre Stakeholder von Interesse sind, sind Sie bestens vorbereitet. Die regelmäßige Pflege eines einheitlichen Systems ist ein Muss, um jederzeit aussagekräftige Berichteerstellen zu können.

Eine zentrale Datenhaltung erleichtert die Zusammenarbeit aller Abteilungen und die Aussagekraft der Berichte. Darüber hinaus sparen die Mitarbeiter viel Zeit, wenn sie Kunden- und Veranstaltungsdaten nur einmal eingeben müssen.

6) Lassen Sie die Welt wissen, warum Sie toll sind

Viele Kongress- und Veranstaltungszentren sind auf den Sozialen Medien aktiv. Insbesondere auf Facebook und Twitter berichten viele Venues über die Veranstaltungen, die in Ihren Räumlichkeiten stattfinden und die sie ggf. selbst veranstalten und sprechen somit direkt Ihre Besucher an.

Doch auch für die Ansprache der Planer und PCOs bietet die Nutzung von Twitter oder Xing große Vorteile. Alleinstellungsmerkmale, technologische Besonderheiten und Zertifizierungen können vorgestellt werden und somit optimal den Veranstaltern oder Planern gegenüber kommuniziert werden.

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