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Einblicke
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Wie Sie Ihr Publikum in eine virtuelle Veranstaltung mit einbeziehen können

Der Trend hin zu virtuellen Events erfordert von Eventveranstaltern eine neue Herangehensweise, damit die virtuelle Veranstaltung zu einem fesselnden Event für die Teilnehmer wird. Veranstaltungsplaner müssen alle Schritte in der Planung überdenken. Es fängt mit der Entscheidung über die passende Plattform an und endet mit Überlegungen darüber, wie ein unvergessliches Event für die Online-Teilnehmer geschaffen werden kann.

Wenn Ihre Teilnehmer physisch im Raum anwesend sind, können Sie ihre Reaktionen beobachten. Sie können feststellen, ob und wann sie lachen, sehen wie sie sich unterhalten oder miteinander interagieren. Durch die virtuelle Präsentation vor einem Remote-Publikum bekommen Sie die Reaktionen Ihrer Teilnehmer jedoch nicht mit und es wird viel schwieriger, zu analysieren, ob das Publikum sich gut eingebunden fühlt.

Bei virtuellen Veranstaltungen ergibt sich zudem die zusätzliche Herausforderung, dass Sie nicht nur mit den Mobiltelefonen der Teilnehmer konkurrieren, sondern auch mit dem Internet, mit Kindern, die Hilfe beim Home Schooling brauchen, und mit dem Hund, der im Hintergrund bellt. Wie stellen Sie also eine hochmoderne Strategie zur Einbindung des virtuellen Publikums zusammen?

Vor der Veranstaltung

Legen Sie die passende Werbestrategie für Ihre Veranstaltung fest

Beziehen Sie Ihre Teilnehmer mit ein, lassen Sie sich innovative Ansätze einfallen und promoten Sie Ihre Veranstaltung in sozialen Medien und in Ihrem Newsletter. Ein aktuelles Beispiel für sehr gutes Einbeziehen der Teilnehmer durch soziale Medien war die Veranstaltung Meeting & Events Australia anlässlich ihrer Awards Night im ICC Sydney, die für mehr als 500 Teilnehmer live übertragen wurde. Die Vereinigung hatte die brillante Idee, vor der Veranstaltung kurze Videos auf ihren Social Media Kanälen zu veröffentlichen, in denen Tipps und Tricks zur Vorbereitung einer Galanacht zu Hause gezeigt wurden, u. a. ein Gourmet-Rezept zum Kochen eines Galadinners, Cocktail-Mix-Rezepte zum Feiern und vor der Galanacht gab es sogar einen "Best Dressed"-Wettbewerb.

Lassen Sie die Teilnehmer den Inhalt festlegen

Warum lassen Sie die Teilnehmer nicht entscheiden, was sie auf Ihrer Veranstaltung hören wollen? Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, relevante und aktuelle Session-Themen einzureichen. So können sie sich aktiv beteiligen, was sicherlich auch dazu beiträgt, die Teilnehmerzahl und die Beteiligung während der Sessions zu erhöhen.

Wählen Sie Ihre Referenten aus und schulen Sie sie

Remote-Inhalte zu vermitteln ist nicht dasselbe wie vor einer Menschenmenge zu sprechen. Ihre Redner müssen die Präsentationsinhalte auf ein Remote-Publikum anpassen und vorher gut proben. Binden Sie motivierte Moderatoren mit ein, um die Verbindung zu Ihren Teilnehmern zu halten und Ihr Event gleichzeitig so persönlich wie möglich zu gestalten.

Wählen Sie die richtige Plattform und Technologie

Je nachdem, welches Format Ihre Veranstaltung haben soll, sollten Sie vielleicht weiter denken und nicht nur ein virtuelles Standard-Meeting anstreben. Listen Sie alle Elemente Ihrer Veranstaltung auf: Wie viele Redner haben Sie? Führen Sie mehrere Sessions parallel durch? Haben Sie Sponsoren und Aussteller? Wollen Sie, dass Ihre Teilnehmer sich kennenlernen und miteinander interagieren? All diese Fragen müssen unbedingt beantwortet werden, damit Sie entscheiden können, welche Plattform Ihren Bedürfnissen am meisten entspricht, und damit Sie die Interaktion mit Ihrem Publikum ermöglichen können.

Während der Veranstaltung

Personalisieren Sie die Eventerfahrung

Personalisierung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmer von den Inhalten begeistert sind, indem Sie Folgendes anbieten:

  • Empfehlen Sie den Teilnehmern Sessions auf der Grundlage ihres Profils.
  • Ermöglichen Sie Gelegenheiten zum Networking mit relevanten Ausstellern und Sponsoren sowie anderen Teilnehmern mit ähnlichen Interessen.

Ein bisschen Spaß muss sein

Ziehen Sie in Betracht, bestimmte Aspekte Ihrer Veranstaltung als Spiel zu gestalten und neue Wege der Interaktion mit Ihrem Publikum zu finden.

  • Stellen Sie eine virtuelle Schnitzeljagd zusammen, bei der die Teilnehmer Herausforderungen absolvieren müssen, um Punkte zu erhalten.
  • Lassen Sie die Teilnehmer Teams bilden oder fordern Sie sie dazu auf, die Webseiten der Aussteller zu besuchen, um Hinweise zu finden, mit denen sie mehr Punkte sammeln können und die Chance haben, Preise oder Firmengeschenke zu gewinnen.

Live-Messaging & Frage-und-Antwort-Sessions

Bieten Sie Ihrem Publikum während des gesamten virtuellen Events einzigartige Möglichkeiten, sich einzubringen.

  • Geben Sie Ihren Remote-Teilnehmern eine Stimme und lassen Sie sie während der Präsentation über eine Live-Chat-Plattform miteinander interagieren.
  • Lassen Sie sie während der Sessions Fragen stellen.
  • Ermutigen Sie Ihre Vortragenden zur Durchführung von Live-Abstimmungen und Umfragen, um mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten und wertvolle Einblicke in ihr Publikum zu gewinnen.

Networking

Wie können Sie ein Social-Networking-Event in einer virtuellen Umgebung nachbilden? Zwar kann nichts die persönliche Interaktion ersetzen, aber es gibt einige großartige Networking-Möglichkeiten, die Sie Ihrem virtuellen Publikum anbieten können.

  • Private, im Voraus geplante Treffen
  • Offene Gespräche, an denen sich andere beteiligen können
  • Features wie Reaktionen
  • Teilnehmern mit ähnlichem Hintergrund oder Interessen empfehlen sich auszutauschen

Nach der Veranstaltung

Feedback einholen

Das Feedback der Teilnehmer ist wertvoll. Schicken Sie nach der Veranstaltung eine Umfrage an Ihre Teilnehmer und Aussteller, um Feedback zu Aspekten wie Session-Inhalten, Qualität der Networkingmöglichkeiten und den allgemeinen Beteiligungsmöglichkeiten, die den Teilnehmern geboten werden, zu sammeln. Erstellen Sie Berichte über das Verhalten der Teilnehmer, um sich ein Bild davon machen zu können, wie Inhalte optimiert und relevanter gestaltet werden können.

Verfügbare Inhalte

Heutzutage erwarten die Teilnehmer, dass Veranstaltungsinhalte auf Anfrage verfügbar sind. Laden Sie Videos der Sessions hoch und stellen Sie sicher, dass die großartigen Inhalte, die während der Veranstaltung präsentiert werden, fortlaufend verfügbar sind. Ermöglichen Sie Ihren Teilnehmern fortlaufende Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten mit anderen Teilnehmern in Ihrer Veranstaltungsumgebung.

Während sich Veranstaltungsorganisatoren immer mehr an virtuelle Formate gewöhnen, werden sich die Erwartungen in Bezug auf ansprechende Erfahrungen sicherlich weiterentwickeln. Je mehr virtuelle Branchenveranstaltungen wir besuchen und durchführen, desto besser werden die digitalen Erfahrungen werden.

Dank der Tools zur Einbindung des Publikums und spezieller Veranstaltungsplattformen können virtuelle Veranstaltungen für Ihr Online-Publikum zu einem echten Erlebnis mit lang anhaltender Bedeutung werden.