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Richtlinien zur sicheren Wiedereröffnung von Veranstaltungsorten

Wann können Venues wieder eröffnet werden? Wann werden Sie Ihre nächste Vor-Ort-Veranstaltung planen können? Welche Infektionsschutzmaßnahmen müssen Veranstaltungsorte ergreifen, um zur Wiedereröffnung berechtigt zu sein?

Während mehrere Länder begonnen haben, ihre Wirtschaft wieder in Gang zu bringen, steht die Veranstaltungsbranche vor vielen Fragen, auf die niemand wirklich eine Antwort hat. Um mit den sich ständig ändernden Entwicklungen mitzuhalten, passen die Regierungen die bestehenden Regelungen kontinuerlich an oder erlassen neue Vorschriften, um die Bevölkerung zu schützen und, wenn möglich, eine zweite Infektionswelle zu verhindern.

Wir haben die unten stehenden Richtlinien für die sichere Wiedereröffnung von Veranstaltungsorten zusammengestellt und dabei die Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit von Besuchern und Mitarbeitern hervorgehoben, von denen am ehesten zu erwarten ist, dass sie von Veranstaltungsorten weltweit umgesetzt werden müssen, um als „sicher" eingestuft zu werden und somit bald wieder für Events öffnen zu dürfen:

1. Einhaltung des Mindestabstands

„Social distancing“ ist einer der wichtigsten Punkte, die eingehalten werden müssen, um bald wieder Face-to-Face-Veranstaltungen abhalten zu können. Die meisten Länder haben einen Mindestabstand von 1,5 Metern eingeführt, der zwischen den Teilnehmern eingehalten werden muss. Er muss am gesamten Veranstaltungsort und bei jeder einzelnen Veranstaltung eingehalten werden. Venues mit einer großen Anzahl von Räumen haben eindeutig einen Vorteil, wenn es darum geht, den empfohlenen Abstand zwischen den Teilnehmern zu ermöglichen. Einige Maßnahmen zur Einhaltung des Mindestabstands sind:

  • Aufplanung von Hallen, Bestuhlungspläne, Raumaufteilung: Abhängig von der Größe Ihres Raumes müssen Sie Ihre Raumaufteilung überdenken und an einem neuen Bestuhlungsplan arbeiten, um eine gute Vorstellung davon zu erhalten, wie viele Personen den Raum betreten dürfen. Mit Hilfe eines Raumdiagramm-Tools können Sie bei Bedarf leicht an Ihrer Raumaufteilung und Bestuhlung arbeiten. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, die beste Anordnung zusammenzustellen, um die Raumnutzung für eine bestimmte Veranstaltungsart zu maximieren, und ermöglicht es Ihnen, schnell festzustellen, wie viele Gäste den Raum betreten dürfen.
  • Der Umgang mit Warteschlangen: Viele Veranstaltungsorte haben bereits Bodenmarkierungen angebracht, die den Mindestabstand angeben, den die in der Schlange stehenden Menschen einhalten müssen. Außerdem können zusätzliche Absperrungen unterstützend bei der Kontrolle von Menschenmengen eingesetzt werden. Zu den weiteren Maßnahmen, die in Betracht gezogen werden sollten, um die Warteschlangen am Eingang Ihres Veranstaltungsortes und an Ihren Verpflegungs- und Getränkeständen zu verkürzen, gehört das Angebot an die Teilnehmer, sich ihr Essen online vorzubestellen und direkt an ihren Sitzplatz liefern zu lassen oder das Essen vorverpackt in den dafür vorgesehenen Bereichen abzuholen.

Die Verlagerung des gesamten Ticketing- und Registrierungsprozess für Ihr Event auf das Internet trägt ebenfalls zur Vermeidung von langen Warteschlangen am Eingang bei. Indem Sie Ihren Besuchern im Voraus elektronische Tickets zur Verfügung stellen, die diese am Eingang einscannen können, verringern Sie die Kontaktpunkte der Teilnehmer mit Ihrem Personal und erleichtern den Zugang zum Veranstaltungsort.

2. Ermittlung von Kontaktpersonen

Bei der Wiedereröffnung der Veranstaltungsorte ist die Sicherheit für Mitarbeiter, Organisatoren und Besucher oberstes Gebot. Die meisten Regierungen haben neue Vorsichtsmaßnahmen eingeführt, darunter eine digitale Besucherliste zur Ermittlung von Kontaktpersonen.

Unser neuestes mehrsprachiges Feature, Besucher-Tracking, wurde entwickelt, um Ihnen dabei zu helfen, die Teilnehmerliste Ihrer Veranstaltung und viele weitere Details zu erfassen. Vor der Veranstaltung können Ihre Teilnehmer selber einchecken und müssen beim Check-In von Ihnen vorher festgelegte Fragen beantworten, z. B. ob sie kürzlich gereist sind oder wie sie ihren aktuellen Gesundheitszustand bewerten würden. Es wird eine Warnmeldung für Teilnehmer mit hohem Risiko erstellt, damit Ihr Personal entsprechend planen kann. Zusammen mit der E-Mail-Bestätigung wird ein eindeutiger Check-In-Code an den Besucher übermittelt, der am Eingang des Veranstaltungsortes gescannt wird.

3. Hygiene und Reinigung

Hygienemaßnahmen gelten auf verschiedenen Ebenen und können je nach örtlichen behördlichen Vorschriften variieren. Die Veranstaltungsorte sollten dem Personal und den Teilnehmern eine ausreichende Menge an Hygieneprodukten zur Verfügung stellen, z. B. Mund-Nasen-Bedeckungen und Handdesinfektionsmittel. Die Einrichtung von Desinfektionsstationen mit Waschgelegenheiten und Desinfektionsmittelspendern, die leicht zu finden sind und sicher am gesamten Veranstaltungsort genutzt werden können, wird dringend empfohlen. Ein Lüftungskonzept und Frischluftzufuhr werden ebenfalls empfohlen.

Eine umfangreiche Grundreinigung der Einrichtungen vor Beginn der Veranstaltung und die gründliche Desinfektion während und nach den Ausstellungen und Events sind notwendig, um die Verbreitung von Keimen zu verhindern.

4. Weniger Kontaktflächen

Schauen Sie sich alle Bereiche in Ihren Einrichtungen an und überlegen Sie, wie Sie Kontaktflächen mit hoher Nutzungsfrequenz reduzieren können. Erwägen Sie zum Beispiel die Einführung bargeldloser Zahlungen an allen Verkaufsstellen (Waren, Lebensmittel und Getränke) und ermöglichen Sie es den Teilnehmern, mit ihrer Karte oder ihrem Mobiltelefon kontaktlos zu bezahlen. Türen sollten so weit wie möglich offen gehalten werden oder im besten Fall über automatische Öffnungsmechanismen verfügen, um das Übertragungsrisiko zu verringern.

5. Fiebermessungen

Temperaturmessungen werden bereits an vielen Venues weltweit durchgeführt. Auf diese Weise können Personen mit Fieber oder erhöhter Temperatur einfach und schnell indentifiziert werden. An den Eingangspunkten kann das Personal beim Check-In der Teilnehmer eine Notiz über die bei der Messung ermittelte Körpertemperatur hinzufügen und ihnen den Zutritt verwehren, wenn sie eine potenzielle Gefahr für die Gesundheit und Sicherheit anderer Teilnehmer darstellen.

6. Personalschulungen & Schutzausrüstung

Das Personal sollte auf den Umgang mit möglicherweise auftretenden Verdachtsfällen gut vorbereitet und zu diesem Thema geschult worden sein. Ihre Mitarbeiter sollten über die Früh-Symptome der Erkrankung aufgeklärt werden, darüber, wie man sie erkennt und wie man reagiert, wenn sich ein Teilnehmer krank fühlt. Desweiteren ist es unabdingbar, dass sie im richtigen Umgang mit Mund-Nasen-Abdeckungen und in den allgemeinen Hygienevorschriften geschult werden.

Von den Veranstaltungsorten wird auch erwartet, dass sie in angemessene Schutzausrüstung investieren, um zu verhindern, dass ihre Mitarbeiter einem Ansteckungsrisiko ausgesetzt sind. Dazu gehören Einmalhandschuhe, Schutzmasken, Plexiglas oder Spuckschutz an den Schaltern und Handdesinfektionsmittel an jedem Arbeitsplatz, damit sie den ganzen Tag über ein hohes Hygieneniveau aufrechterhalten können, auch wenn sie die sanitären Einrichtungen zum Händewaschen nicht betreten können.

7. Eventerfahrungen in einer neuen Welt

Aufgrund der Veränderungen in den letzten Monaten hat sich die Veranstaltungsbranche rasant entwickelt. Neue Veranstaltungen in einer neuen Welt erfordern einen anderen Ansatz. Als Folge der COVID-19-Pandemie sind hybride Veranstaltungskonzepte auf dem Vormarsch. Sie kombinieren die Vorteile von persönlichen Zusammentreffen und Vor-Ort-Veranstaltungen mit Online-Komponenten. Da diese Konzepte nun immer weiterentwickelt werden, ist davon auszugehen, dass die Vor-Ort-Erfahrung der Besucher nicht mehr die gleiche sein wird wie auf Live-Veranstaltungen und Live-Konferenzen vor der Coronakrise. Veranstaltungsteilnehmer möchten nun in der Lage sein, vor Ort, online und auch nach Veranstaltungsende mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu bleiben, sodass das Event unbegrenzt zugänglich ist.

Insofern werden virtuelle Komponenten die Erfahrungen vor Ort nicht ersetzen, sondern vielmehr ergänzen und den Besuchern die Möglichkeit bieten, sich auch außerhalb der Präsenzveranstaltung miteinander auszutauschen. Online-Sessions sind von großem Nutzen, da sie eine größere Reichweite ermöglichen und so tiefere Einblicke in und Analysen über die Teilnehmerstruktur ermöglichen. Sie können also mit Online-Inhalten viel mehr Teilnehmer erreichen, während Vor-Ort-Veranstaltungen exklusiver und für eine kleinere Gruppe von Teilnehmern gedacht sein können, z.B. für Führungskräfte und als VIP-Veranstaltungen.

Mit der Wiedereröffnung von Veranstaltungsorten auf der ganzen Welt entwickeln sich die oben genannten Richtlinien ständig weiter und können von Land zu Land variieren. Werfen Sie einen Blick auf die Haupterkenntnisse aus dem Branchengipfel (Industry Summit), um mehr über zusätzliche Erkenntnisse der Verantwortlichen verschiedener Venues zu erfahren:

Erkenntnisse der Branchenführer aus APAC

Erkenntnisse der Branchenführer aus den USA

Erkenntnisse der Branchenführer aus EMEA