Menschen zusammenzubringen war nie schwieriger – und paradoxerweise auch nie einfacher – als zur Zeit. Das digitale Zeitalter hat Menschen auf der ganzen Welt zusammengeführt, es werden Gemeinschaften gebildet und Erfahrungen ausgetauscht. Jetzt, in einer Zeit, in der die Veranstaltungsbranche beispiellosen Herausforderungen ausgesetzt ist, können wir es uns nicht leisten, darauf zu hoffen, dass unsere traditionellen Geschäftsmodelle weiter bestehen bleiben können.
Wir befinden uns in einer digitalen Renaissance. Mehr Menschen als je zuvor tauschen sich online aus, sei es mit Familienmitgliedern oder im Zusammenhang mit Arbeit und Freizeit, während die digitale Welt stets im Wandel ist. All diese Leute erwarten neue Tools, um ihr physisches Leben in ihrem digitalen Leben widerzuspiegeln. Es soll immer wieder ein neues Erlebnis sein. Und Technologieunternehmen reagieren darauf mit großen Fortschritten und technischen Innovationen. Um sicherzustellen, dass die Veranstaltungsbranche ihren Platz in Wirtschaft und Kultur verteidigen kann, müssen wir auf diese Forderungen nach einer neuen digitalen Erfahrung eingehen und selber ein neuartiges, umfassendes Eventerlebnis mitgestalten.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen spielen schon länger eine Rolle in der Eventbranche
Webinare oder digitale Veranstaltungen sind keine neuen Erscheinungen. Die meisten von uns haben sich in den letzten Jahren für ein paar Webinare angemeldet. Wahrscheinlich haben wir bei jedem dieser Webinare ganz unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Einige boten großartige Inhalte, Gelegenheiten, mit den Vortragenden in Kontakt zu treten, und Zugriff auf die Inhalte und Ressourcen auch nach der Veranstaltung. Andere waren möglicherweise reine Zeitverschwendung und geprägt von Verkaufsgesprächen, obwohl wir eigentlich neue Denkanstöße und Weiterbildungsmöglichkeiten erwartet hatten. Digitale Konferenzen können ebenfalls alles Mögliche für uns bereithalten. Viele von uns haben in den letzten Monaten an einer virtuellen Konferenz teilgenommen, die bei uns den Wunsch nach mehr geweckt hat. Wahrscheinlich haben wir uns aber auch alle schon einmal für eine virtuelle Konferenz angemeldet, die uns relevant und aufregend erschien, mussten uns dann aber mit vielen voraufgezeichneten Videos ohne jegliche Anleitung, ohne klare Struktur und ohne die Möglichkeit, mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten, abfinden.
Obwohl Online-Veranstaltungen kein neuartiges Konzept mehr sind, fällt es uns immer noch schwer, sie als mehr als ein Webinar oder ein virtuelles Meeting zu betrachten. Dabei können sie perfekt zur Markenstärkung und Umsatzsteigerung eingesetzt werden.
Das digitale Zeitalter hat sogar in der traditionellen Branche für Vor-Ort-Veranstaltungen seine Spuren hinterlassen. Bei vielen Konferenzen, Messen und sogar Hochzeiten werden jetzt digitale Tools mit eingebunden, um die Austauschmöglichkeiten für die Teilnehmer zu verbessern. Bis heute sind diese Tools allerdings oft unzusammenhängende Komponenten, die nicht zu einem großen Ganzen zusammengefügt werden können – oder aber moderne, hochtechnisierte Produkte, die zwar hübsch anzusehen sind, aber auch nicht immer einen wirklichen Mehrwert bieten. Diese Tools bereiten Veranstaltungsorganisatoren und Venues mitunter Kopfschmerzen, da sie oft nicht ohne weiteres mit den wichtigsten Business-Systemen verbunden werden können. Ein authentisches Teilnehmerengagement kann so nicht erzeugt werden.
Die meisten hybriden Veranstaltungen erscheinen uns auf dem Papier erst einmal großartig. Neben Onsite-Meetings, Marktplätzen, Ausstellungshallen und Seminaren gibt es reine Online-Sessions, Live-Streams, Umfrage-Apps und Social Media-Tools. Oft sind diese Elemente isoliert betrachtet großartig, schaffen es aber nicht, das digitale Publikum vollständig in das physische Event mit einzubeziehen. Wir können nicht einfach eine Webcam in einer Messehalle aufstellen oder eine fehleranfällige App nutzen und das als hybride Veranstaltung bezeichnen. Das Ergebnis wäre eher eine vollkommene Entfremdung des virtuellen Publikums.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen sind immer noch die Lösung Nr. 1
Vor-Ort-Veranstaltungen führen Menschen zusammen, sie treiben Innovationen voran und verändern das Weltbild. Durch das Erlebnis vor Ort fühlen sich die Teilnehmer emotional mit dem Inhalt, dem Publikum und dem Venue verbunden. Virtuelle Veranstaltungen können in diesem Punkt noch nicht ganz mithalten. Online-Veranstaltungen und hybride Veranstaltungen bieten uns jedoch neue Möglichkeiten, mit virtuellen Teilnehmern in Kontakt zu treten und unser Business auszubauen. Die digitale Welt gibt uns jeden Tag neue Kommunikationsmittel an die Hand, mit denen wir die Beteiligung der Online-Teilnehmer am Event steigern können. Die digitale Welt eröffnet uns außerdem neue Möglichkeiten, den Teilnehmern einen größeren Mehrwert zu bieten und kann Einnahmen und Gewinnspannen erhöhen.
Ob Sie Ihre Veranstaltung nun um hybride Elemente erweitern oder sich für ein komplett virtuelles Event entscheiden, beide Varianten bieten sowohl den Teilnehmern als auch den Veranstaltungsunternehmen erstaunliche Vorteile. Die neue Ära, die für die Veranstaltungsbranche angebrochen ist, erfordert, dass die physische und die digitale Welt auf sinnvolle Weise miteinander vereint werden. Diese Maßnahmen können die Teilnahmegebühren und die Kosten für die Raumverwaltung reduzieren. Sie können die Teilnehmerzahl, die aktive Beteiligung der Teilnehmer und die Marktpräsenz erhöhen. Sie können auf vielfältige Weise Mehrwert für alle Beteiligten bieten.
Für virtuelle Teilnehmer besteht der größte Vorteil oft in den geringeren Teilnahmegebühren. Durch das Angebot digitaler Optionen können die Teilnehmer mit Hilfe von Aufzeichnungen und anderen Tools nach der Veranstaltung in ihrem eigenen Tempo weiterlernen und auf die Inhalte zugreifen. Digitale Tools können sogar dazu beitragen, #FOMO (Fear of Missing Out) abzuschwächen. Sie können es Ihren Teilnehmern ermöglichen, an mehr Konferenzsessions teilzunehmen, als es normalerweise an einem regulären Konferenztag möglich wäre. Virtuelle Veranstaltungsplattformen bieten viele Möglichkeiten, sich mit anderen Teilnehmern zu vernetzen und passende Technologien auf sinnvolle Weise zu integrieren. Durch die relative Anonymität können Ihre etwas unsichereren Online-Teilnehmer auch z. B. ohne Angst alleine ohne ihre Kollegen an einer Veranstaltung teilnehmen und sich voll und ganz auf diese Erfahrung einlassen.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen können Veranstaltungsorten und Organisatoren dazu verhelfen, ihre Marktpräsenz ausbauen und sogar ganz neue Märkte zu erschließen. Wir können Kapazitäten voll ausschöpfen, um Kosten und Gewinn im Gleichgewicht zu halten. Virtuelle Komponenten ermöglichen es vielen Menschen, an Events teilzunehmen, auf die sie vorher keinen Zugriff hatten. Begrenzte Kapazitäten in digitalen Räumen können ein Gefühl der Exklusivität schaffen, was die Registrierungszahlen steigert. Digitale Tools ermöglichen es uns, den Zugang und die Preisgestaltung vollständig auf die Bedürfnisse unseres Unternehmens und unseres Publikums zuzuschneiden. Wir können unseren Ausstellern, Moderatoren und Teilnehmern neue Vergünstigungen oder Vorteile anbieten. Die Fülle an Analyse-, Lead-Erfassungs- und Networking-Möglichkeiten, die wir für eine reine Vor-Ort-Veranstaltung einfach nicht anbieten konnten, können wir problemlos mit unserer digitalen Eventpräsenz vereinen. Wir können integrative Veranstaltungen mit leicht zugänglichen Hilfstechnologien schaffen.
Ein intelligenteres Hybridmodell ist sicherlich der zukunftsweisende Ansatz im Veranstaltungsbereich. Wir verfügen über die Technologie, um Erfahrungen über den physischen Veranstaltungsort und die virtuelle Plattform hinweg vollständig zu vereinheitlichen. Unserer Branche gegenüber stehen wir in der Verantwortung, einen neuen Standard für hybride Veranstaltungserlebnisse zu schaffen.