Erfahren Sie in diesem Blogartikel, was ein Venue zu einem Smart (Event-) Venue macht.
Viele von uns sind mit dem Konzept eines Smart Building vertraut. Sensoren und andere Technologien können dabei zur Automatisierung der Funktionen und Vorgänge innerhalb eines Gebäudes eingesetzt werden, z.B. um Lichter und Rolltreppen ein- und auszuschalten, Heizung und Kühlung zu regeln oder um Sicherheitssysteme, Beschilderungen und andere Infrastrukturen zu verwalten. Diese Art von Automatisierungen und Gebäudetechnologien machen eine Gebäude- und Veranstaltungsinfrastruktur smart und effizienter. Während Venues große Investitionen tätigen, um ein Gebäude zum Smart Building umzugestalten, ist dies doch nur einer von vielen Punkten, die ein Veranstaltungszentrum tatsächlich zu einem Smart Venue machen.
Was ist also ein Smart Venue im Vergleich zu einem Smart Building?
Ein Smart Venue ist ein Veranstaltungsort, der folgende Merkmale aufweist:
- Einen bedeutenden wirtschaftlichen Erfolg (Renditen und wirtschaftliche Auswirkungen)
- Eine harmonische Zusammenarbeit zwischen Planern, Partnern und Mitarbeitern
- Einmalige Erlebnisse für Besucher
Ein Smart Venue verbindet also das, was das Gebäude an sich anbietet, mit Informationstechnologie, Prozessen und Dienstleistungen, um die oben genannten Wirkungen zu erzielen.
Im heutigen Event Business sind die Erwartungen an Service und Technologie hoch. Das Konzept eines Smart Venue muss alle im Unternehmen begeistern - somit kann die Unternehmenskultur davon profitieren und die Mitarbeiter ziehen alle an einem Strang. Auch die Besitzer der Veranstaltungszentren müssen sich voll und ganz der Idee des Smart Venue verschreiben und bei der Umgestaltung nicht nur das Smart Building im Hinterkopf haben. Somit können die drei wichtigsten Ziele erreicht werden: finanzieller Erfolg, Reputation und Auslastung.
Wir haben für Sie eine Übersicht über die verschiedenen Komponenten erstellt, die ein Smart Venue ausmachen.
Was sind Smart Venues?
Erstens, ein Smart Venue erfordert eine umfassende Datenplattform, die jeden Bereich abdeckt - vom Parken über die Registrierung bis hin zur Durchführung von Events, Bestuhlungsplänen, Catering, Abrechnung und mehr. Alle Touchpoints und Erlebnisse sollten im Idealfall durch eine Technologie-Plattform miteinander verbunden sein, die somit die zentrale Informationsquelle darstellt.
Zweitens müssen die Prozesse in einem Smart Venue reibungslos ablaufen. Die zahlreichen Elemente, aus denen sich die Veranstaltung zusammensetzt, können nicht getrennt betrachtet werden. Dank eines effizienten Informationsaustausches können stets alle Beteiligten über Änderungen informiert werden.
Drittens müssen Teams, die in Smart Venues arbeiten, miteinander kommunizieren und kooperieren, um gemeinsam an der Teilnehmerzufriedenheit zu arbeiten. Sie erschaffen Erlebnisse – und diese Erlebnisse prägen die Kunden!
Eine umfassende Datenplattform
Umfassend. Intuitiv. Intelligent. Dies sind die Säulen einer „immersiven“, einer umfassenden Datenplattform, um Informationen zentral und abteilungsübergreifend zu speichern. Die Daten im System sind für uns nicht nur einfach zu durchsuchen, sondern helfen uns auch, schnell bessere Entscheidungen zu treffen, da sie alle miteinander verknüpft, korrekt und für alle zugänglich sind.
Umfassend bedeutet auch, dass das System alle Aspekte Ihres Business versteht. In der Eventbranche spielen zahlreiche Faktoren und Besonderheiten sowie Kündenwünsche eine Rolle, die sich ständig weiterentwickeln und verändern. Dazu gehören Daten, Zeiten, Teilnehmerzahlen, Eventplanung, Essenspräferenzen, Inventar, audiovisuelle Medien, Crowd Management, Arbeit, Sicherheit, Anlieferungen bzw. Be- und Entladen, Aufbau, Rechnungsstellung, Zahlungen etc. Wenn einige dieser Elemente, z.B. das Inventar, in einer Excel-Tabelle oder einem anderen, getrennten System verwaltet werden, sind zusätzliche Schritte erforderlich, um auf diese Informationen zuzugreifen, sie aktuell zu halten und sie zu nutzen. In solch einem Fall ist die Informationsplattform weder umfassend noch bietet sie Echtzeitzugriff. Ohne eine umfassende und echtzeitfähige Plattform müssen viel Geld, Zeit und Ressourcen für die Zusammenführung und Überprüfung verschiedener Datenelemente aufgewendet werden: Und genau das macht ein Venue nicht smart.
Die Informationsplattformen sollten intuitiv und speziell für das Event-Business entwickelt sein. Jeder Benutzer sollte die Plattform leicht bedienen können und Spaß am Umgang damit haben. Wenn der Zugriff auf Daten erschwert wird, bleiben dem Mitarbeiter Informationen vorenthalten. Einfach nur, weil sie nicht leicht zugänglich sind. Heutzutage wird erwartet, dass Technologie optisch ansprechend und benutzerfreundlich ist. Es ist für uns äußerst wichtig, Informationen mit anderen - Kollegen, Kunden, Partnern und Teilnehmern - austauschen zu können. Der Datenfluss sollte daher natürlich und einfach sein.
Die Informationsplattform sollte außerdem intelligent sein. Das heißt: Die Software sollte den Benutzer durch die Anwendung führen, damit dieser richtige und bewusste Entscheidungen treffen kann. Fehlentscheidungen können so vermieden werden. Ein Beispiel: Jemand will die Catering-Bestellung ändern. Das System kann den Benutzer mithilfe von Echtzeit-Informationen optimal durch diese Änderung leiten – unter Berücksichtigung der Personalbesetzung und des verfügbaren Inventars. Wenn sich beispielsweise ein Aussteller zusätzliche Dienstleistungen wünscht, bietet das System die Möglichkeit, genau zu sehen, welche Services zu diesem Zeitpunkt in Anspruch genommen werden können. So erhält der Benutzer eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage.
Reibungslose Prozesse
Die zweite große Komponente in einem Smart Venue hat mit dem Thema "Prozesse" zu tun. Prozesse müssen reibungslos ablaufen. Hierbei kommt es insbesondere auf die Erfahrung des Kunden an: Denn „reibungslos“ bedeutet, dass der Kunde nicht das Gefühl hat, dass es viele kleine, einzelne Schritte gibt, die miteinander verbunden sind. Erst wenn Prozesse reibungslos ablaufen, können wir den Mehrwert einer immersiven Informationsplattform erkennen. Dies erfordert Informationstransparenz, Agilität bzgl. möglicher Kursänderungen und einen kontinuierlichen Flow.
Für einen reibungslosen Prozess ist die Transparenz bezüglich Informationen und Ressourcen essenziell. Geben wir Kunden und Partnern die Möglichkeit, sich an der Planung und Ausführung zu beteiligen, fördert dies eine produktive Zusammenarbeit. Informationen über Preisen, Inventar und Ressourcen sollten Partnern, Veranstaltern und Kunden gleichermaßen zur Verfügung gestellt werden, denn dies ermöglicht es Veranstaltern und Kunden, die Verwaltung der Ressourcen und die Arbeitsabläufe zu optimieren. Diese Transparenz sollte während der gesamten Durchführung der Veranstaltung gegeben bleiben, um die Kommunikation zu verbessern und entsprechend handeln zu können, sofern es Änderungen gibt.
„Agil“ ist heutzutage ein Lifestyle. Iterative Prozesse gehören zum Alltag. Niemand kann und will Änderungen bereits Wochen oder gar Monate im Voraus durchführen. Ursprünglich waren die Bereiche Veranstaltungsplanung und Venue Management weder iterativ noch agil. Wir neigen immer noch dazu, alles im Voraus wissen und planen zu wollen – das geht leider nicht immer in der heutigen schnelllebigen Zeit. Änderungswünschen sollten wir daher nicht mit Sätzen wie "Da sind Sie leider zu spät dran!" oder "Das hätten Sie früher entscheiden sollen!" begegnen. Mit einem agilen und schnellen Ansatz steht alles bereit und alle am Prozess Beteiligten sind in der Lage, iterativ zusammenzuarbeiten - was im Umgang mit den Kunden sehr hilfreich ist.
Kontinuität bedeutet auch, dass alles fließend passiert. Es sollte nicht das Gefühl aufkommen, dass es einen Verkaufsprozess gibt, dann einen Planungsprozess, dann wiederum einen anderen Prozess für Aufbau und Lieferung in einem anderen Team. Heute gibt es in vielen Venues zahlreiche Breakpoints und Übergänge, die die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Störungen erhöhen. In einem Smart Venue mit einem kontinuierlichen Prozess kommunizieren das System und das Team proaktiv über jeden Schritt und Meilenstein hinweg. Der Dialog ist eher wie folgt: „Erinnern Sie sich an die Artikel, die Sie kürzlich hinzugefügt haben? Sie sind bereits für Sie bestellt." Und "Ja, der Raum ist bereits für Sie reserviert." Der kontinuierliche Fluss von Benachrichtigungen mit visuellen Elementen ist somit für alle über den gesamten Veranstaltungsverlauf hinweg angenehm.
Teamorientierte Mitarbeiter
Letztendlich braucht ein Smart Venue teamorientierte Mitarbeiter. Doch ist zu bedenken: Es gibt viele Mitarbeiter, die bereit sind, einen guten Service zu bieten. Wenn sie jedoch nicht befähigt sind, dann sind sie erst einmal großartige Menschen mit einem netten Lächeln, aber sie können Probleme nicht lösen. Damit sie effektiv sind, müssen sie 1) informiert und 2) befähigt werden.
Warum informiert? Wir brauchen Mitarbeiter in allen Unternehmensbereichen, die jederzeit alle Informationen zur Hand haben. Dieser Ansatz ist völlig anders als die "Need-to-Know"-Mentalität. Vorbei sind die Zeiten des begrenzten Informationszugriffs, der Berichte und Arbeitsaufträge in Papierform. Wir müssen unseren Teams viel mehr Informationen geben, damit sie nicht nur Arbeitsbereitschaft zeigen, sondern sich auch um die Behebung von Problemen kümmern können. Durch diesen Ansatz erhalten wir begeisterte Mitarbeiter, die wissen, was vor sich geht und mit den richtigen Tools zum Handeln ausgestattet sind.
Sobald wir Informationen zugänglich gemacht haben, müssen wir die Menschen befähigen - im Englischen spricht man auch vom Begriff "Empowerment". Das sogenannte Empowerment geht darüber hinaus, Mitarbeitern und Auftragnehmern zu sagen, dass sie etwas erledigen sollen. Es erfordert auch das Konzipieren, Erkennen und Belohnen dieses richtigen Verhaltens sowie das Bereitstellen von Tools, wie z. B. die Möglichkeit, Zahlungen vorzunehmen oder Inventar zu prüfen. Dann werden Sie schon bald beobachten können, wie Mitarbeiter Situationen erkennen und Maßnahmen ergreifen. "Oh, Sie benötigen noch einen Bildschirm? Kein Problem!" Und auch der On-Site-Bezahlung steht nichts im Wege. Und der Job ist erledigt!
Kurz gesagt, wir alle sollten uns um eine immersive Datenplattform, reibungslose Prozesse und kooperative Mitarbeiter bemühen. Wenn wir das tun, dann können wir ein Smart Building in ein Smart Venue verwandeln. Letztendlich können intelligente Veranstaltungszentren somit wirtschaftliche Erfolge erzielen, einfache Organisationsabläufe sicherstellen und unvergessliche Besuchererlebnisse schaffen.
Mit einem Smart Venue können wir außergewöhnliche Veranstaltungsergebnisse liefern.
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