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9 Min Lesen

Was ist ein Smart (Event-) Venue?

Erfahren Sie in diesem Blogartikel, was ein Venue zu einem Smart (Event-) Venue macht.

Viele von uns sind mit dem Konzept eines „Smart Buildings“ vertraut. Sensoren und andere Technologien können dabei zur Automatisierung der Funktionen und Vorgänge eines Gebäudes eingesetzt werden, z.B. um Lichter und Rolltreppen ein- und auszuschalten, Heizung und Kühlung zu regeln oder um Sicherheitssysteme, Beschilderungen und andere Infrastrukturen zu verwalten. Diese Art von Automatisierungen und Gebäudetechnologien machen eine Gebäude- und Veranstaltungsinfrastruktur smart und effizienter. Während die Venues erhebliche Investitionen tätigen, um ein Gebäude smart zu machen, ist es nur einer der Bestandteile dessen, was ein Veranstaltungszentrum tatsächlich zu einem smart (Event-) Venue macht.

Was ist also ein smart (Event-)Venue im Vergleich zu einem Smart Building?

Ein smart Venue ist ein Venue, das folgende Punkte aufgreift:

  1. 1. Ein wichtiges finanzielles Ergebnis (Renditen und wirtschaftliche Auswirkungen)
  2. 2. Eine harmonische Zusammenarbeit zwischen Planern, Partnern und Mitarbeitern
  3. 3. Einmalige Erlebnisse für Besucher

Ein Smart Venue verbindet also das, was das Gebäude an sich anbietet, mit Informationstechnologie, Prozessen und Dienstleistungen, um die oben genannten Wirkungen zu erzielen.

Smart Venue


Im heutigen Event Business sind die Erwartungen an Service und Technologie hoch. Die Idee eines "Smart Venue" muss alle im Unternehmen begeistern - somit kann die Unternehmenskultur davon profitieren und die Mitarbeiter ziehen alle an einem Strang. Auch die Besitzer der Veranstaltungszentren müssen sich der Idee des "smart Venue" annehmen und sich nicht auf das "smart Building" beschränken. Somit können die drei wichtigen Ziele erreicht werden: finanzielles Resultat, Reputation und Auslastung.

Hier ist unser Framework, das durch die verschiedenen Komponenten führt, die ein „Smart Venue ausmachen.

Was sind Smart Venues?

Smart_Venue_Framework


Erstens, ein Smart Venue erfordert eine umfassende Datenplattform, die jeden Aspekt des Unternehmens abdeckt - vom Parken über die Registrierung bis hin zu Funktionen, Sitzpläne, Essen, Abrechnung und mehr. Alle Touchpoints und Erlebnisse müssen im Idealfall durch eine Technologie-Plattform miteinander verbunden sein und somit eine zentrale Informationsquelle bilden.

Zweitens müssen die Prozesse in einem Smart Venue reibungslos ablaufen. Die Hunderte von Elementen, aus denen sich die Veranstaltung zusammensetzt, sollten nicht getrennt betrachtet werden. Dank eines effizienten Informationsaustausches können stets alle Beteiligten über Änderungen informiert werden.

Drittens müssen Teams, die in Smart Venues arbeiten, miteinander kommunizieren und kooperieren, um gemeinsam an der Teilnehmerzufridenheit zu arbeiten. Menschen erschaffen Erfahrungen – und die Erfahrungen prägen die Kunden!

Eine umfassende Datenplattform

Smart Venue Immersive Data

Umfassend. Intuitiv. Intelligent. Dies sind die Säulen einer „immersiven“, einer umfassenden Datenplattform, um Informationen zentral und jenseits von Silos zu speichern. Die Daten im System sind nicht nur einfach zu verstehen, sondern helfen auch dabei, schnell bessere Entscheidungen zu treffen, da sie genau, zugänglich und miteinander verknüpft sind.

Umfassend bedeutet auch, dass das System alle Aspekte Ihres Business versteht. Die Eventbranche umfasst zahlreiche Touchpoints und Besonderheiten sowie Kündenwünsche, die sich ständig weiterentwickeln und verändern. Dazu gehören Daten, Zeiten, Teilnehmerzahlen, Funktionen, Essenspräferenzen, Inventar, audiovisuelle Medien, Crowd Management, Arbeit, Sicherheit, Anlieferungen bzw. Be- und Entladen, Aufbau, Rechnungsstellung, Zahlungen etc. Wenn einige dieser Elemente, z.B. Inventar, in einer Excel-Tabelle oder einem anderen, getrennten System verwaltet werden, sind zusätzliche Schritte erforderlich, um auf diese Informationen zuzugreifen, sie aktuell zu halten und sie zu nutzen. In solch einem Fall ist die Informationsplattform weder umfassend noch in Echtzeit. Ohne eine umfassende und echtzeitfähige Plattform müssen viel Geld, Zeit und Ressourcen für die Zusammenführung und Überprüfung verschiedener Datenelemente aufgewendet werden: Das macht ein Venue allerdings nicht smart.

Die Informationsplattformen sollten intuitiv und für das Event-Business entwickelt sein. Jeder Nutzer sollte die Plattform leicht bedienen können und Spaß am Umgang damit haben. Wenn es schwierig ist, auf die Daten zuzugreifen, bleiben in gewisser Weise Informationen vorenthalten, da sie nicht leicht zugänglich sind. Heutzutage wird erwartet, dass Technologie anschaulich und benutzerfreundlich ist. Die Möglichkeit, Informationen einfach mit anderen - Kollegen, Kunden, Partnern und Teilnehmern - auszutauschen, ist entscheidend. Wir brauchen einen natürlichen und einfachen Datenfluss.

Die Informationsplattform sollte außerdem intelligent sein. Das heißt: Die Software sollte den Benutzer natürlich durch die Anwendung führen, damit dieser richtige und bewusste Entscheidungen trifft, und um Fehlentscheidungen zu vermeiden. Ein Beispiel: Jemand will die Catering-Bestellung ändern. Das System kann den Nutzer mithilfe von Echtzeit-Informationen optimal durch diese Änderung leiten – unter Berücksichtigung der Personalbesetzung und des verfügbaren Inventars. Oder wenn sich ein Aussteller zusätzliche Dienstleistungen wünscht, bietet das System die Möglichkeit, genau zu sehen, was zu diesem Zeitpunkt in Anspruch genommen werden kann und bietet demnach eine aussagekräftige Entscheidungsgrundlage.

Reibungslose Prozesse

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Die zweite große Komponente in einem Smart Venue hat mit dem Prozess zu tun. Prozesse müssen reibungslos ablaufen. Hierbei kommt es insbesondere auf die Erfahrung des Kunden an: Denn „reibungslos“ bedeutet, dass der Kunde nicht das Gefühl hat, dass es viele kleine, einzelne Schritte gibt, die miteinander verbunden sind. Reibungslose Prozesse ermöglichem es somit, den Mehrwert einer immersiven Informationsplattform zu erschließen. Reibungslos zu werden erfordert Transparenz der Informationen, Agilität bzgl. möglicher Kursänderungen und einen kontinuierlichen Flow.

Für einen reibungslosen Prozess ist die Transparenz von Informationen und Ressourcen essenziell. Die Möglichkeit für Kunden und Partner, sich an der Planung und Ausführung zu beteiligen, fördert die produktive Zusammenarbeit. Die gemeinsame Kenntnis von Preisen, Inventur und Ressourcen mit Ihren Partnern, Veranstaltern und Kunden ermöglicht den Veranstaltern und Kunden, die Ressourcen und individuellen Erfahrungen zu optimieren. Diese Transparenz sollte während der gesamten Durchführung der Veranstaltung bestehen bleiben, um die gesamte Kommunikation zu verbessern und entsprechend handeln zu können, sofern es Änderungen gibt.

„Agil“ ist heitzutage ein Lifestyle. Iterative Prozesse gehören in den Alltag. Niemand kann und will Änderungen Wochen oder gar Monate im Voraus durchführen. Bisher waren die Veranstaltungsplanung und das Venue Management weder iterativ noch agil. Wir neigen immer noch dazu, alles im Voraus zu wissen und zu planen – das geht leider nicht immer in der heutigen schnelllebigen Zeit. Nun sollten Änderungswünsche wirklich nicht mit "Oh, du bist zu spät" oder "Oh, du hättest das früher entscheiden sollen" beginnen. Mit einem agilen und schnellen Ansatz steht alles bereit und alle Beteiligten im Prozess sind in der Lage, zusammenzuarbeiten und iterativ zu arbeiten - was zu einer hilfreichen Dynamik im Umgang mit den Kunden verhilft.

Kontinuität bedeutet auch, dass alles fließend passiert. Es sollte nicht das Gefühl aufkommen, dass es einen Verkaufsprozess gibt, dann einen Planungsprozess, dann wiederum einen anderen Prozess für Aufbau und Lieferung in einem anderen Team. Heute gibt es in vielen Venues zahlreiche Breakpoints und Übergänge, die die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Störungen erhöhen. In einem smarten Venue mit einem kontinuierlichen Prozess kommunizieren das System und das Team proaktiv über jeden Schritt und Meilenstein hinweg. Der Dialog ist eher wie folgt: „Erinnerst du dich an die Artikel, die du kürzlich hinzugefügt hast, sie sind bereits für dich bestellt." Und "Ja, der Raum ist bereits für Sie reserviert." Der kontinuierliche Fluss von Benachrichtigungen mit visuellen Elementen ist somit für alle über das gesamte Erlebnis hinweg angenehm.

Kollaborative Menschen

Letztendlich braucht ein „Smart Venue“ kollaborative Menschen. Es geht aber nicht nur um Menschen. Es gibt viele Mitarbeiter, die bereit sind, einen guten Service zu bieten. Wenn sie jedoch nicht befähigt sind, dann sind sie erst einmal großartige Menschen mit einem netten Lächeln, aber sie können Probleme nicht lösen. Damit sie effektiv sind, müssen sie 1) informiert und 2) befähigt werden.

Warum informiert? Wir brauchen Mitarbeiter in allen unseren Unternehmen, die jederzeit alle Informationen zur Hand haben. Dieser Ansatz ist völlig anders als die "Need-to-Know"-Mentalität. Vorbei sind die Zeiten des begrenzten Informationszugriffs, der papierbasierten "need-to-know" Berichte und Arbeitsaufträge. Wir müssen unseren Teams viel mehr Informationen geben, damit sie nicht nur den „fröhlichen“ Weg gehen können, sondern sich auch um die Dinge kümmern können, wenn sie schief gehen. Durch diesen informierten Ansatz erhalten wir begeisterte Mitarbeiter, die wissen, was vor sich geht und mit den richtigen Tools zum Handeln ausgestattet sind.

Sobald wir Informationen zugänglich gemacht haben, müssen wir die Menschen befähigen, oder, um es mit dem englischen Wort auszudrücken, „Empowerment“ schenken. Das sogenannte Empowerment geht darüber hinaus, Mitarbeitern und Auftragnehmern zu sagen, dass sie etwas erledigen sollen. Es erfordert auch das Konzipieren, Erkennen und Belohnen dieses richtigen Verhaltens sowie das Bereitstellen von Tools wie die Möglichkeit, Zahlungen vorzunehmen oder Inventare zu prüfen. Dann werden Sie anfangen zu beobachten, wie Mitarbeiter Situationen erkennen und Maßnahmen ergreifen. "Oh, Sie benötigen noch einen Bildschirm? Kein Problem." Und auch der On-Site-Bezahlung steht nichts im Wege. Und der Job ist erledigt!

Kurz gesagt, wir alle sollten uns um eine immersive Datenplattform, reibungslose Prozesse und kooperative Mitarbeiter bemühen. Wenn wir das tun, dann werden ein „Smart Building“ in ein „Smart Event Venue“ verwandeln. Letztendlich können intelligente Veranstaltungszentren somit wichtige finanzielle Ergebnisse und wirtschaftliche Auswirkungen erzielen, eine einfache Organisation sicherstellen und erstaunliche Besuchererlebnisse schaffen.

Mit einem „Smart Venue“ können wir außergewöhnliche Veranstaltungsergebnisse liefern.

Verwandte Artikel:

- The Dawn of Smart Venues. (2019, March/April). IAVM Facility Manager.

What is a smart venue?

A smart venue is an immersive and collaborative facility that brings people, processes, technology, and data together to create frictionless event experiences.

What is the difference between a smart building and a smart venue?

Unlike a building that uses sensors and other technologies to automate functions (a "smart building"), a smart venue delivers new and better experiences within the same building and with the same infrastructure.

What is the benefit of a smart venue?

A smart venue is a joy for planners and partners to work with and in. It is about creating memorable experiences for visitors. In short, a smart venue fosters good business practices and positive financial outcomes.