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So können Veranstaltungsorte mehr Buchungen generieren

Die Stimmung in der MICE-Branche wird optimistischer und viele Event-Veranstalter bereiten sich aktuell auf die Rückkehr von Präsenzveranstaltungen vor. Event-Profis müssen dabei vor allem sicherstellen, dass der Veranstaltungsort ihrer Wahl umfassende Schutz- und Hygienemaßnahmen etabliert hat, um einen reibungslosen und sicheren Veranstaltungsablauf für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

Wichtig ist vor allem, dass sich sowohl Event-Organisatoren bei der Buchung als auch Gäste und Teilnehmer während ihres Aufenthalts in Ihrer Venue sicher fühlen. Ein gewisses Sicherheitsgefühl zu vermitteln, ist jetzt eine der Hauptaufgaben von Venue Managern. Mit den folgenden Tipps können Sie sich mehr Buchungen sichern und Ihren Umsatz steigern.

Flexibilität

Das Motto “The Show Must Go On” kennen wir alle, doch es findet im Eventbusiness nicht immer Anwendung. Manchmal müssen Veranstaltungen einfach verschoben oder sogar storniert werden. In diesen unsicheren Zeiten sollten Venues flexibel reagieren können und Meeting- und Event-Planern, die aufgrund besonderer Umstände ihre Veranstaltungen stornieren oder umbuchen müssen, entgegenkommen.

Ungerboeck hat eine Step-by-Step-Anleitung für die häufigsten Storno-Szenarien erstellt, um Organisatoren und Veranstaltern das Leben etwas zu erleichtern. In diesem Dokument finden Sie hilfreiche E-Mail-Vorlagen sowie Infos über den Standard-Stornoprozess und Tools, die bei der Bearbeitung von Stornogebühren, Erstattungen und anderen Finanztransaktionen nützlich sind.

Eine Online-Raumbuchungsplattform sorgt für noch mehr Flexibilität und einen effizienteren Buchungsprozess. Ungerboeck bietet Ihnen ein Self-Service-Portal, mit dem Sie Ihre Buchungen und Anfragen online abwickeln können. Ihre Kunden können nach verfügbaren Venues oder Räumen suchen, Eventinformationen teilen und schnell und einfach selbstständig Buchungen vornehmen.

Kreativität

Venue Manager müssen mitunter kreativ werden, um ihre Kunden davon zu überzeugen, dass Präsenzveranstaltungen wieder sicher und lohnenswert sind: Setzen Sie daher auf innovative hybride Eventformate, Incentives und andere Promotion-Aktionen und ziehen Sie neue Möglichkeiten der Umsatzgenerierung für Ihren F&B-Bereich in Erwägung.

Hybride Veranstaltungen. Der Trend zu hybriden Events ist seit letztem Jahr ungebrochen und Veranstaltungsorte sollten sich darauf einstellen, dass das so bleibt. Sie können neue Kunden gewinnen, indem Sie Ihre Venue in eine Art „One-Stop-Shop“ umwandeln. Investieren Sie in Technik, um eine TV-Studio-ähnliche Atmosphäre zu schaffen und Online-Streaming mit Echtzeit-Interaktionen zu ermöglichen. Unsere Consulting und Support Teams unterstützen Sie gerne in der Phase der Umstellung auf diese zukunftsweisenden Technologien, die im Veranstaltungsbusiness immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Sobald Sie technisch auf dem neuesten Stand sind, können Sie auch direkt von Ihren Investitionen profitieren. Überzeugen Sie Eventplaner davon, dass sich eine Buchung lohnt und präsentieren Sie Ihre neue technische Ausstattung, Infos über Team-Fortbildungen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die positiven Auswirkungen dieser Veränderungen und Maßnahmen auf den Ablauf von Events in Ihrer Venue. Eine PDF- oder Video-Präsentation mit Statistiken und Beispielen ist definitv eine sehr lohnenswerte verkaufsfördernde Maßnahme.

Neue Werbe- und Promotionmaßnahmen. Da viele potenzielle Kunden Ihre Venue nicht vor der Buchung besichtigen können, bietet sich eine virtuelle Tour an. So können Sie Ihren Veranstaltungsort von der besten Seite präsentieren. Auch Ihre Investitionen in Technologie und sämtliche Umgestaltungen, die Sie vorgenommen haben, um sich an die neuen Gegebenheiten anzupassen, können Sie auf diese Weise hervorragend in Szene setzen.

Stärken Sie die Kundenbindung, indem Sie Treueaktionen oder Kundenbindungsprogramme anbieten. Auf diese Weise können Sie sich Mehrfachbuchungen oder wiederkehrende Events sichern. Nach einer erfolgreichen Veranstaltung können Sie Ihre Kunden um Feedback bitten und Incentives anbieten, um die Loyalität zu stärken. Über unser Raumbuchungssystem können Sie mit Ihren Kunden kommunizieren und Feedback einholen.

In der Nebensaison können Sie mit Promotion-Paketen arbeiten. Wenn Sie im Sommer für gewöhnlich weniger Buchungen haben, können Sie beispielsweise Party-Pakete für die Sommersaison anbieten, um mehr Umsatz zu generieren.

Catering-Boxen. Eine weitere wertvolle Einnahmequelle für viele Veranstaltungsorte ist der Verzehr von Speisen und Getränken. Da die Teilnehmerzahlen bei Präsenzveranstaltungen vorerst begrenzt bleiben werden und nicht allzu viel F&B-Umsatz zu erwarten ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, Catering-Boxen anzubieten, die an Ihre Remote-Teilnehmer geliefert werden. Das Doltone House hat dieses Konzept bereits wunderbar umgesetzt.

Modernisierung

Veranstalter erwarten von Venues, dass sie mit der Zeit gehen, und das nicht nur im Hinblick auf die technische Ausstattung. Zeitgemäßes Marketing und Nachhaltigkeitsmaßnahmen stehen ganz hoch im Kurs bei Ihren Kunden.

Nachhaltigkeit. Bleiben Sie auf dem Laufenden was die aktuellen Nachhaltigkeitstrends angeht und sorgen Sie dafür, dass an Ihrem Veranstaltungsort gewisse Umweltstandards eingehalten werden. Beispiele hierfür wären die Reduzierung oder Vermeidung von Plastikmüll, die Installation von Vorrichtungen zur Wasserreduzierung in den Toiletten und Recycling-Maßnahmen, z. B. die Sammlung und Sortierung von wiederverwertbaren Verpackungen. Im Bereich Catering und Gastronomie sollten Sie auf lokale Lebensmittellieferanten setzen und Reste an Tafeln oder gemeinnützige Organisationen spenden. Energieersparnis ist auch ein wichtiges Thema und kann durch den Einsatz von LED-Lampen, den Einbau großflächiger Fenster sowie durch viele weitere Maßnahmen erreicht werden. Erfahren Sie mehr über die Best Practices in Sachen Umweltschutz von den umweltfreundlichsten Veranstaltungsorten der Welt.

Marketing. Produkte und Dienstleistungen werden heutzutage oft auf sehr kreative Weise promotet und es scheint so als würden Kunden das geradezu erwarten. Veranstaltungsplaner sind da nicht anders. Neue Wege im Marketing einzuschlagen kann wahre Wunder bewirken.

Sicherheit

Ihre Teilnehmer müssen sich in Ihrer Venue hundertprozentig sicher fühlen und Event-Veranstalter müssen sich darauf verlassen können, dass Sie für die Sicherheit Ihrer Teilnehmer alles tun. Informieren Sie Ihre Kunden, Besucher und Geschäftspartner über Ihre Corona-Schutzverordnung und stellen Sie den Veranstaltern Richtlinien für die Durchführung von Events zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Sicherheitsmaßnahmen-Katalog auf Ihrer Website und auf den relevanten Social Media Kanälen leicht zu finden ist und dass er vollständig und klar formuliert ist. Das Gold Coast Convention and Exhibition Centre hat ein detailliertes Hygiene- und Sicherheitskonzept erstellt, das als Grundlage für die Durchführung von Events in der Veranstaltungsstätte gilt.

Ungerboeck kann Sie dabei unterstützen, die Abläufe in Ihrer Venue so zu optimieren, dass sich jeder vor Ort wohlfühlt. Wir haben einige Features entwickelt, die für mehr Sicherheit an Ihrem Veranstaltungsort sorgen, z. B. Produkte für die Kontaktnachverfolgung, zur Einhaltung des Mindestabstands sowie weiterer Schutz- und Hygienemaßnahmen in Ihrer Venue.

Um die Auslastung Ihres Veranstaltungsortes zu maximieren, müssen Sie zuerst das Vertrauen potenzieller Kunden gewinnen, indem Sie ihnen flexible, kreative, moderne und sichere Möglichkeiten zur Durchführung ihrer Events bieten. Es herrscht ein unglaublicher Optimismus in der Branche, dass wir uns alle schon bald wieder bei Meetings und auf Events wiedertreffen. Ist Ihr Veranstaltungsort schon bereit für die Wiedereröffnung und für Präsenzveranstaltungen?