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Von Face-to-Face zu virtuell: Wie Sie Ihre Veranstaltung zu einem virtuellen Erlebnis machen

Noch vor wenigen Wochen waren wir optimistisch und gingen fest davon aus, unsere jährlichen Unite-Konferenzen in EMEA und Asia-Pacific im März wie geplant abhalten zu können. Was dann geschah, lag nicht in unseren Händen, denn COVID-19 wurde zu einer Pandemie und stellte die gesamte Veranstaltungsbranche auf den Kopf. Doch wir wollten unsere Unite-Konferenzen nicht aufgeben. Also setzten wir uns zusammen und arbeiteten an einem Konzept für eine virtuelle Konferenz, das die großartigen Inhalte, die wir gerne mit unseren Kunden teilen wollten, abdecken würde.

Wir hatten nur eine Woche Zeit, um die Agenda zu überarbeiten und das technische Setup auszuarbeiten, daher war die Zeit ein Schlüsselfaktor bei diesem Projekt. Unsere Entscheidung, die virtuelle Konferenz zu einer kostenlosen Veranstaltung für unsere Kunden zu machen, führte zu noch höheren Registrierungszahlen und ermöglichte es uns, unsere Reichweite enorm zu vergrößern.

Wie macht man also aus einer mehrtägigen Konferenz, die mit Schulungsinhalten, Kundenpräsentationen, Produkttest- und Networking-Möglichkeiten gefüllt ist, eine unvergessliche und fesselnde virtuelle Erfahrung?

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Teilnehmer und listen Sie die verschiedenen Elemente auf, die Sie einbeziehen müssen, um Ihren Teilnehmern ein großartiges Erlebnis zu bieten.

1) Ihr Online-Veranstaltungsformat

Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine mehrtägige Veranstaltung online anzubieten, müssen Sie möglicherweise die Dauer und den Inhalt Ihrer Veranstaltung überdenken. Die Teilnehmer haben vor ihrem Bildschirm nicht dieselbe Aufmerksamkeitsspanne wie in einem Konferenzraum. Ziehen Sie in Betracht, die Sessions zu kürzen (30 bis 45 Minuten reichen meistens aus) und die Anzahl der Präsentationen pro Track zu reduzieren. Am Ende jeder Session sollten Sie etwas Zeit für Fragen und Antworten einplanen und zwischen den einzelnen Präsentationen sollte eine Pause von mindestens 15 Minuten eingehalten werden.

Denken Sie auch daran, dass virtuelle Veranstaltungen es Ihnen ermöglichen, Ihre Reichweite über Ihr reguläres Publikum hinaus zu erweitern. Wenn Sie sich für eine Live-Veranstaltung entscheiden, sollten Sie sich bewusst machen, dass Personen aus verschiedenen Zeitzonen teilnehmen könnten. Achten Sie daher bei der Erstellung Ihrer Agenda darauf, dass möglichst viele Personen an den Sessions teilnehmen können und geben Sie ganz klar an, in welcher Zeitzone die Sessions abgehalten werden. So vermeiden Sie Enttäuschungen und Missverständnisse seitens Ihrer Teilnehmer.

Darüber hinaus empfehlen wir dringend, genügend Ressourcen für die Durchführung der Veranstaltung bereitzustellen: Moderatoren, Referenten bzw. Presenters, Co-Presenters und Diskussionsteilnehmer. Den Zeitaufwand, alle beteiligten Akteure zu informieren und zu briefen, sollten Sie nicht unterschätzen. Testdurchläufe sollten für das Konferenzteam obligatorisch sein, um die Folien und die technische Ausstattung der Speaker zu testen (Internetgeschwindigkeit, Audio und Webcam).

Schließlich sollten Sie die KPIs für Ihre Veranstaltung klar benennen: Was wollen Sie mit dieser Veranstaltung erreichen? Die Festlegung Ihrer Ziele hilft Ihnen zu entscheiden, ob die Teilnahme kostenpflichtig sein soll, ob die Teilnehmer die Sessions nach der Veranstaltung abrufen dürfen und wie Sie die Nachbereitung der Konferenz gestalten wollen.

2) Auswahl der richtigen virtuellen Veranstaltungstechnik

Sobald Sie sich für Ihr Veranstaltungsformat entschieden haben, wählen Sie einen virtuellen Veranstaltungsanbieter, der Ihnen hilft, Ihre Ziele zu erreichen. Auf dem Markt gibt es viele Tools zur Durchführung virtueller Veranstaltungen und die Wahl des richtigen Anbieters hängt von den Funktionen ab, die für Ihre Veranstaltung unerlässlich sind, wie zum Beispiel:

• Einfache Einrichtung von Sessions

• Unkomplizierte Bedienung für Presenters, Referenten und Moderatoren

• Instrumente zur Einbeziehung des Publikums (z. B. Umfragen und Fragen und Antworten)

• Unterstützung einer großen Anzahl von gleichzeitig angemeldeten Teilnehmern

• Möglichkeit zur Anmeldung, ohne eine Desktop-App herunterladen zu müssen

• Unterstützung einer hochwertigen Videoproduktion (entweder live oder voraufgezeichnet)

All dies war für uns sehr wichtig, als wir unsere Unite-Konferenzen zu virtuellen Veranstaltungen umplanten. Jede Konferenz umfasste etwa 30 Sessions, die von 20 verschiedenen Rednern und Rednerinnen präsentiert wurden, und jede Session hatte bis zu 120 Teilnehmer.

3) Marketing und Kommunikation

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, können Sie Ihre Teilnahmequote problemlos erhöhen, da die Teilnehmer unabhängig von ihrem Standort teilnehmen können. Sie müssen weder reisen noch Geld für eine Unterkunft ausgeben und können in nur zwei Klicks mittendrin im Veranstaltungsgeschehen sein. Als wir unsere Konferenzen zu virtuellen Events machten, gelang es uns durch eine starke Online-Kommunikation unsere Teilnahmequote in weniger als einer Woche zu verdreifachen.

Veranstaltungswebsite

Ihre Veranstaltungswebsite ist das Herzstück Ihrer Veranstaltung und dient als erste Anlaufstelle für die Teilnehmer. Sie ist die Hauptinformationsquelle für Ihre Teilnehmer und sollte Folgendes beinhalten: eine klare Agenda mit direktem Zugriff auf die verschiedenen verfügbaren Sessions inklusive Angabe der Zeitzone, in der die Sessions abgehalten werden, die Namen der Referenten bzw. Presenters und den Link der Registrierung zur Veranstaltung.

Chatbot

Nutzen Sie Ihren Website-Chatbot, um Fragen vor der Veranstaltung zu beantworten, aber auch während der gesamten Konferenz, um Unterstützung in Echtzeit zu bieten. Unser Konferenz-Chatbot hatte während unserer virtuellen Konferenzen 5-mal mehr Interaktionen als gewöhnlich. Als kundenfreundliches Helpdesk-Tool ermöglicht er direkte Interaktionen mit den Teilnehmern und bietet sofortige Hilfe bei der Lösung potenzieller Verbindungsprobleme.

E-Mail-Marketing

Bewerben Sie Ihre Veranstaltung rechtzeitig vor dem Termin, indem Sie Massen-E-Mails an die Kunden aus Ihrer Datenbank verschicken. Halten Sie die Teilnehmer auf dem Laufenden, senden Sie ihnen Informationen darüber, wie sie sich in die Sessions einloggen können, und senden Sie ihnen Feedback-Umfragen nach dem Event.

Soziale Medien

Nutzen Sie Ihre sozialen Medienkanäle, um Ihre Veranstaltung anzukündigen und Inhalte und Redner zu promoten. Veröffentlichen Sie eine Session-Vorschau, teilen Sie Biografien der Präsentatoren, interagieren Sie mit den Followern und bringen Sie den Event-Hashtag, den Sie nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch vor und nach dem Event verwenden werden, in Ihre Kommunikation mit ein.

4) Teilnehmer miteinbeziehen (Audience Engagement)

Eine der größten Herausforderungen bei virtuellen Veranstaltungen ist es, Ihre Teilnehmer miteinzubeziehen, wenn Sie die Reaktionen der Leute auf Ihren Vortrag nicht sehen können. Es ist sehr frustrierend für Referenten, wenn sie nicht in der Lage sind, die Körpersprache ihrer Zuhörer zu lesen und auf das zu reagieren, was sie im Raum sehen können. Es gibt einige Hilfsmittel, die Ihnen dabei helfen können, mit den Teilnehmern virtuell zu interagieren, z.B:

• Umfragen: Bringen Sie Ihre Referenten dazu, während ihrer Präsentationen Umfragen durchzuführen. Dies wird ihnen helfen, die Zuhörer auf der anderen Seite des Bildschirms besser zu verstehen.

• Echtzeit-Antworten auf Fragen durch einen Moderator: Ermöglichen Sie es Ihren Kunden, während der Präsentationen Fragen zu stellen und schnellstmöglich Antworten vom Moderator zu erhalten.

• Fragen und Antworten am Ende der Sitzung: Bieten Sie den Teilnehmern an, am Ende der Sitzung zusätzliche Fragen zu senden, und lassen Sie den Moderator die Fragen laut vorlesen, bevor er antwortet.

• Textbenachrichtigungen oder Austausch von Inhalten während der Sitzung, z.B. über ein integriertes Chat-Tool

• Soziale Kanäle: Erstellen Sie einen # für Ihre virtuellen Veranstaltungen und posten Sie live auf Twitter über Ihre Sessions. Rufen Sie die Teilnehmer dazu auf, das Gleiche zu tun und live miteinander zu interagieren. Durch die Nutzung sozialer Medien als Feed erhalten Sie mehr Sichtbarkeit für Ihre Veranstaltung und Ihre Marke. Stellen Sie sicher, dass Ihnen jemand zur Verfügung steht, der an den Gesprächen teilnimmt und die Diskussionen moderiert.

• Ziehen Sie Unterhaltungsideen während der Pausen in Betracht, z.B. Mini-"Workouts" (Stretching usw.) oder Musik und Teaser-Videos für nachfolgende Sessions.

5) Veranstaltungsnachbereitung

Alle Inhalte (Videos und Folien oder Handouts) sollten den Teilnehmern unmittelbar nach der Konferenz zur Verfügung stehen, z.B. über die Veranstaltungswebsite mit einem sicheren Teilnehmer-Login. Sie werden sicherlich alle die Inhalte mit ihren Kollegen teilen wollen, daher ist es empfehlenswert, diese in kleineren Dateigrößen und gängigen Formaten zur Verfügung zu stellen.

Mit anderen Worten...

Was wir hierdurch vor allem gelernt haben: Face-to-Face-Veranstaltungen sind unheimlich wertvoll und unersetzbar. Trotz des großartigen Feedbacks, das wir von unserer Kunden-Community erhalten haben, haben wir alle die persönlichen Treffen und Interaktionen vermisst. Die Pandemie hat uns dazu gezwungen, das Format von Unite für dieses Jahr neu zu überdenken. Wir haben daraus sicherlich viele Erkenntnisse gewonnen, die uns bei der Festlegung der Eventstrategie für die nächsten Konferenzen helfen werden.

Und im weiteren Sinne: Not macht erfinderisch – und das gilt für die gesamte Branche. Wenn wir alle aus dieser Krise gestärkt hervorgehen und über die Erfahrungen nachdenken, die wir währenddessen gemacht haben, werden wir nicht mehr die gleichen Veranstaltungen abhalten wie früher. Hybride Events werden in Zukunft viel relevanter werden und wir werden Wege finden müssen, die virtuellen Elemente zu kommerzialisieren.