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Einblicke
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Virtuelle Events: Wie finde ich die richtige Plattform?

Eventmanagement Software muss in diesem Jahr viele neue Anforderungen erfüllen: Angefangen bei Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen über höhere Kundenerwartungen und virtuelle Veranstaltungen - alles wird immer komplexer.

Heutzutage spielen virtuelle und hybride Veranstaltungen eine äußerst wichtige Rolle im Arbeitsalltag eines Eventmanagers und auch für Venues sind sie zu einem unverzichtbaren Bestandteil geworden. Um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu organisieren, benötigt man allerdings die richtige Event-Technologie. Die perfekte Veranstaltungsplattform sollte nicht nur CRM, Vertrieb und Eventplanung abdecken, sondern auch viele zusätzliche Features bieten, die Ihre virtuelle Veranstaltung zu einer unvergesslichen Online-Erfahrung machen. Ihre Teilnehmer sollten sich in das Event eingebunden fühlen und sich auf verschiedene Weisen beteiligen können.

Die folgenden Fragen helfen Ihnen vielleicht dabei zu entscheiden, welche virtuelle Event-Plattform am besten zu Ihrer Organisation und Ihren Anforderungen passt.

1. Werden Ihre Anforderungen an die Veranstaltungsregistrierung erfüllt?

Unabhängig davon, ob Sie eine reine virtuelle Veranstaltung oder ein hybrides Event planen, sollten Sie einen Softwareanbieter in Betracht ziehen, der ein leistungsfähiges, bewährtes Registrierungssystem anbieten kann. Das System sollte alle Anforderungen erfüllen, die Sie an Ihr Event haben, z. B. dass Einzel- oder Gruppenregistrierungen vorgenommen und verschiedene Preisstrukturen eingerichtet werden können, dass ein Zahlungs-Gateway verfügbar ist, etc.

2. Ist Branding möglich?

Jede Veranstaltung ist einzigartig. Und das sollte sich auch im Branding Ihrer Webseite für das Online-Event widerspiegeln.

Die folgenden Punkte sollten abgedeckt sein:

  • "Look-and-Feel" in Übereinstimmung mit Ihrem Corporate Design
  • Ansprechend designtes Frontend-Erlebnis
  • Einfach, schnell und intuitiv einzurichten und zu nutzen

3. Welche Möglichkeiten der Teilnehmer-Aktivierung gibt es?

Der Erfolg einer virtuellen Veranstaltung hängt stark von der Teilnehmererfahrung ab. Bei einem virtuellen Event ist schließlich die Event-Webseite Ihr "Veranstaltungsort". Sie sollte daher modern und ansprechend gestaltet sein und über eine leicht zu bedienende Benutzeroberfläche verfügen.

Bedenken Sie auch, dass sich viele Teilnehmer statt per Laptop vielleicht eher über andere Endgeräte in die Online-Veranstaltungen einloggen möchten. Die Plattform, für die Sie sich schlussendlich entscheiden, sollte aus diesem Grund auch auf Mobiltelefonen und Tablets gut funktionieren und die gleiche großartige Erfahrung bieten.

Zur Teilnehmer-Aktivierung und um das virtuelle Publikum stärker einzubeziehen, gibt es viele Möglichkeiten zur Gamifizierung. Sie können zum Beispiel Rankings anzeigen oder Punkte, die die Teilnehmer bei verschiedenen kompetitiven oder kooperativen Spielen auf Ihrer virtuellen Veranstaltungsplattform sammeln können.

Je besser das Erlebnis auf der Website ist, desto besser wird die Veranstaltung insgesamt von Teilnehmern, Rednern und Sponsoren wahrgenommen.

4. Werden spezielle Messe-Funktionalitäten angeboten?

Falls Sponsoren und Aussteller an Ihrer Veranstaltung beteiligt sind, brauchen Sie eine Plattform, die virtuelle Messestände oder Ausstellungsflächen anbietet, wo diese ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren und mit den Teilnehmern in Kontakt treten können. Aussteller für virtuelle Events zu gewinnen kann durchaus schwierig sein. Deshalb sollte ihnen die Plattform viele Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit den Eventteilnehmern bieten. Ein Online-Messestand sollte einfach zugänglich sein, wertvolle Informationen über die Produkte und Dienstleistungen der Aussteller liefern, Ausstellern und Besuchern die Möglichkeit zum Austausch bieten und der Spaßfaktor darf natürlich auch nicht zu kurz kommen.

5. Sind Livestreaming- und Aufzeichungsmöglichkeiten integriert?

Ihre virtuellen Teilnehmer sollten durch eine nahtlose Erfahrung genauso viel Nutzen aus ihrer Remote-Teilnahme ziehen können wie Ihre Teilnehmer vor Ort. Die perfekte Plattform für virtuelle Events sollte Ihre Veranstaltungsinhalte unterstützen und Ihre Online-Teilnehmer in die Vor-Ort-Sessions mit einbeziehen.

Ihre virtuelle Event-Plattform sollte es den Teilnehmern sowohl ermöglichen, an Live-Sessions teilzunehmen, als auch bei Bedarf Aufnahmen der Sessions abzurufen. Die folgenden Fragen sollten Sie daher ebenfalls vorher klären:

  • Wie viele Streaming-Sessions können Sie auf der Plattform anbieten?
  • Wie viele Teilnehmer können sich gleichzeitig in eine Session einloggen?
  • Wie lange sind die On-Demand-Sessions abrufbar?
  • Sind die Sessions in die Plattform eingebettet oder werden sie in einem anderen Tab geöffnet?

6. Bietet die Plattform umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten?

Nur durch umfassende Auswertungen können Sie den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung messen. Auch wenn Online-Events und virtuelle Ausstellungen schnell an ihre Grenzen stoßen, haben sie dennoch auch Vorteile. Der Hauptvorteil ist sicherlich, dass Sie einen viel tieferen Einblick in die Aktivitäten Ihrer Teilnehmer erhalten als bei einer Präsenzveranstaltung und auch den Erfolg Ihrer Sessions viel genauer analysieren können.

Die Ergebnisse Ihrer Analysen können Sie für die Planung des Inhalts zukünftiger Veranstaltungen nutzen, z. B. wenn Sie die beliebtesten Sessions, Präsentationen oder Aussteller ermittelt oder Daten über das Teilnehmer-Engagement gesammelt haben. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, Sponsoren und Ausstellern datengestützte Einblicke in den Event-ROI zu geben.

Diese völlig neuen Analysemöglichkeiten verändern Veranstaltungen und führen zu größeren Erwartungen der Eventteilnehmer. Sie bieten aber auch Veranstaltern die einmalige Chance, ihre Veranstaltungskonzepte und Preismodelle zu überdenken.

7. Werden Awards und Wettbewerbe angeboten?

Viele Veranstalter setzen bei ihren Events auf Wettbewerbe und Awards, damit ihre Teilnehmer von der zusätzlichen PR profitieren und Ihre Marken optimal positionieren können. Die Verleihung von Awards ist eine großartige Möglichkeit, besondere Erfolge zu honorieren. Außerdem können die Wettbewerbsteilnehmer ihre Marken, Produkte und Dienstleistungen noch einmal besonders in den Fokus rücken.

Den Online-Einreichungsprozess zu managen kann sehr zeitaufwändig und mühsam sein. Achten Sie also bei der Auswahl einer virtuellen Veranstaltungsplattform auch darauf, dass sie Ihnen diesen Prozess stark erleichtert. Im Idealfall sollte der Einreichungsprozess eine nahtlose Erfahrung für alle Beteiligten sein - Ihre Wettbewerbsteilnehmer sollten sich schnell und intuitiv anmelden können, Ihre Juroren sollten alle Einreichungsdetails einsehen können und der Veranstalter sollte alle Deadlines und Informationen rund um die Einreichung auf einer einzigen Plattform managen können.

8. Können Sie auf der Plattform Chats für Live-Support einrichten?

Während des virtuellen Events werden Ihre Teilnehmer immer wieder Fragen haben. Schließlich kennt sich auch heutzutage noch nicht jeder perfekt mit Online-Events und der Teilnahme an virtuellen Konferenzen aus. Es werden sicherlich viele einfach zu beantwortende Fragen aufkommen, aber manchmal auch technische Fragen, deren Beantwortung Kenntnisse über Internet Browser, Hardware oder andere technische Bereiche voraussetzt.

Es ist daher empfehlenswert, einige FAQs auf Ihrer Event-Webseite anzuzeigen, sodass die am häufigsten gestellten Fragen gleich aufgegriffen werden. Zusätzlich ist eventuell noch die Einrichtung eines Live-Chats (Chat Bot) auf Ihrer Event-Webseite hilfreich, über den Ihre Teammitglieder bei weiteren Fragen erreichbar sind. Das Team könnte sich zum Beispiel aus technischen Spezialisten und einem Ansprechpartner für eventspezifische Fragen zusammensetzen, sodass Sie alle Themen von Problemen mit dem Browser über Fragen rund um Veranstaltungsdetails und Sessions abdecken können.

Fazit

Damit Ihre zukünftige virtuelle Event-Plattform genau Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie sich vor der Entscheidung für eine Softwarelösung einige wichtige Fragen stellen.

Dieser Fragenkatalog kann Ihnen als Entscheidungsgrundlage dienen und somit dazu beitragen, den Weg zu erfolgreichen virtuellen Veranstaltungen zu ebnen.