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Virtuelle Veranstaltungen: Herausforderungen & Bedrohungen

Wenn Ihr Wi-Fi in den letzten Monaten nicht dauerhaft ausgefallen ist (und in diesem Fall werden Sie diesen Artikel jetzt wahrscheinlich sowieso nicht lesen können), haben Sie wahrscheinlich mindestens einen, wenn nicht gar zehn oder mehr Artikel über virtuelle Veranstaltungsplattformen gelesen. Außerdem haben Sie vermutlich in den letzten 6 Monaten an mindestens 3 virtuellen Veranstaltungen, Online-Konferenzen und Online-Roundtables teilgenommen. Virtuelle Meetings, Diskussionsrunden, ja sogar virtuelle Messestände sind keine Seltenheit mehr, sondern etablieren sich zunehmend. Diesen Trend kann man natürlich auch als Rückschritt sehen, denn vieles, was persönliche Treffen und In-Person-Events ausmacht, geht verloren.

Virtuelle Veranstaltungen stellen die Messe- und Veranstaltungsbranche vor zahlreiche Herausforderungen. Manche sehen sie daher als Bedrohungen, andere als Chancen. Eins ist auf jeden Fall klar: Es wird in nächster Zukunft immer genügend Online-Events geben und die geografischen Entfernungen stellen längst kein Hindernis mehr dar.

Werfen wir doch einfach mal einen Blick auf einige der einschneidendsten Veränderungen, die unsere Branche durchlaufen hat, und betrachten die kurzfristige Entwicklung der internationalen Tagungs-, Veranstaltungs- und Messebranche und die damit verbundenen Herausforderungen.

Virtuelle Veranstaltungen führen zu einer Verhaltensänderung

Man gewöhnt sich daran, sich zu Hause aufzuhalten und ständig auf alles zugreifen zu können, sei es über mobile Endgeräte oder am Laptop. Virtuelle Veranstaltungen passen perfekt zu unserem "digitalen Lebensstil" und bieten uns die Flexibilität an weltweit stattfindenden Events teilzunehmen, ohne unsere eigenen vier Wände verlassen zu müssen. Der ganze Aufwand und die Kosten, die eine Reise mit sich bringen, bleiben uns so erspart. Warum sollte man sich also von seinem Bildschirm wegbewegen oder gar reisen, wenn man einfach von zu Hause aus an Meetings teilnehmen und sogar auf einem zweiten Screen Filme ansehen kann, sobald einen die überladenen PowerPoint Folien in Dauerschleife langweilen?

Sind virtuelle Veranstaltungen wirklich das finanziell nachhaltigere Modell?

Natürlich entstehen dank Online-Meetings und virtueller Veranstaltungen deutlich weniger Reisekosten. Einige Unternehmen entscheiden sich vermutlich bald immer häufiger zugunsten der Teilnahme an virtuellen Events gegen die Teilnahme an Vor-Ort-Veranstaltungen. Ganz besonders betrifft das die Bereiche Aus- und Fortbildung sowie die allgemeine Wissensvermittlung. Sollte sich dieser Trend halten, werden Onsite-Workshops und Schulungen für Unternehmen immer unattraktiver werden.

Aber auch die Erwartungen an die Qualität der virtuellen Events werden steigen, was sich in den Ticketpreisen für virtuelle Konferenzen widerspiegeln wird.

Doch trotz all der Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche, die die aktuelle Lage mit sich bringt, und all der Veränderungen: Viele Leute würden bestimmt gerne wieder Schulungen, Konferenzen und Workshops vor Ort besuchen - einfach, weil sie menschliche Wesen sind und das gesellschaftliche Miteinander und den persönlichen Kontakt brauchen.

Auf kurze Sicht werden Unternehmen und Organisationen also in finanzieller Hinsicht profitieren, da sie weniger Geld für Reisekosten etc. ausgeben. Trotzdem ist es unerlässlich, weiter zu networken und bestehende Beziehungen zu Kunden und Partnern zu stärken. Andernfalls ist langfristig die finanzielle Stabilität Ihrer Organisation bedroht.

Qualität vs. Quantität - das gilt es abzuwägen

Da zu große Entfernungen nun kein Hindernis mehr für eine Teilnahme an Veranstaltungen darstellen, können viele Veranstalter eine deutlich höhere Teilnehmerzahl verzeichnen. Wir haben dieses Phänomen kürzlich selber bei unseren regionalen Unite Conferences beobachten können, denn wir konnten im Vergleich zum Vorjahr im Jahr 2020 unsere Teilnehmerzahlen fast verdreifachen. Allerdings führen die vielen Teilnehmer und der einfachere Zugriff auf Online-Events dazu, dass man sich nicht so sehr in das Veranstaltungsgeschehen einbezogen fühlt wie bei einem In-Person-Event. Bei der Planung von virtuellen oder hybriden Veranstaltungen sollten Sie daher den Fokus darauf legen, die Teilnehmer mit einzubeziehen und Ihnen ein großartiges Veranstaltungserlebnis zu bieten.

Da Unternehmen aktuell tendenziell mehr Mitarbeitern die Teilnahme an Online-Veranstaltungen ermöglichen, können Veranstalter ihre Marktreichweite erhöhen. Nutzen Sie also die Gelegenheit und kontaktieren Sie Kunden, Interessenten und potenzielle Kunden, die bisher Ihre Veranstaltungen nicht besucht haben. Aber Vorsicht: Wenn Sie Ihrem Online-Publikum keine unvergesslichen Eventerfahrungen bieten und die Beziehungen nicht weiter ausbauen, gehen Ihnen diese Leute gleich wieder als Teilnehmer verloren, sobald Vor-Ort-Veranstaltungen wieder auf dem Vormarsch sind. Sie sollten daher Wert auf Qualität, Beteiligungsmöglichkeiten, Entertainment und persönliche Vorteile für die Teilnehmer legen. Denn all diese Punkte führen dazu, dass Ihr Publikum den Mehrwert, den Ihre Veranstaltung bietet, zu schätzen weiß und Ihnen langfristig treu bleibt.

Einbeziehen des Publikums und messbarer Mehrwert für Teilnehmer von Online-Veranstaltungen

Veranstalter müssen sich mehr dafür verantwortlich fühlen, dass virtuelle Veranstaltungen für Aussteller, Sponsoren und Teilnehmer erfolgreich verlaufen. Bei Vor-Ort-Veranstaltungen können Besucher und Aussteller ziemlich gut kontrollieren, wie sie agieren und mit wem sie in Kontakt treten. Neue Geschäftsmöglichkeiten ergeben sich hier oft über informelle Gespräche beim Mittagessen, einen kurzen Austausch in den Gängen oder Unterhaltungen während der Pausen. Bei Vor-Ort-Veranstaltungen haben wir viel Platz zur Verfügung für Meetings oder zur Produktpräsentation, aber auch ein schönes Venue sowie leckeres Essen tragen zu unserem Erfolg bei.

Durch virtuelle Veranstaltungen haben sich diese Erfolgskriterien (inklusive Wert und Rendite) für Sponsoren und Aussteller geändert. Das digitale Umfeld schafft Grenzen zwischen den Teilnehmern, wo vorher keine waren, und schränkt die Interaktion immens ein. Kommunikation wird unpersönlicher und Beziehungen bleiben eher oberflächlich.

Event-Veranstalter müssen daher innovativer werden und neue Wege finden, um den Dialog zwischen Teilnehmern, Ausstellern und Sponsoren zu erleichtern. Sie müssen die Länge der Veranstaltung, den Inhalt und die Dauer der Sessions und Vorträge überdenken, ja sogar das Layout ihrer virtuellen Event-Plattform. Wir müssen bedenken, dass wir als Veranstalter von Online-Events mit unheimlich vielen neuen Ablenkungen konkurrieren, die unser Publikum davon abhalten, sich voll und ganz auf das Geschehen am Bildschirm zu konzentrieren.

Virtuelle Veranstaltungen erfordern die Ausarbeitung neuer Erlösmodelle

Durch virtuelle Veranstaltungen sinken die Kosten pro Besucher erheblich, was Veranstaltern eine praktisch unbegrenzte Skalierbarkeit ermöglicht. Sie können Hunderte von Events mit Tausenden Teilnehmern zu sehr geringen Kosten durchführen - die Eventlogistik stellt schon lange kein Hindernis mehr dar. Es kommt also jetzt auf Kreativität bei der Gestaltung des Inhalts an, auf den richtigen Marktauftritt und das passende Marketing, aber vor allem auch darauf, wie Sie neue Erlösmodelle und Analysen aus diesen Veranstaltungen ableiten. Es ist nicht verwunderlich, dass Leute, die sich von einer Veranstaltung einen gewissen Mehrwert versprechen, eher bereit sind, einen höheren Preis für ihre Teilnahme zu zahlen. Es wird also einfacher Events zu organisieren. Den Teilnehmern einen Anreiz zur Teilnahme an zukünftigen Veranstaltungen zu geben und ein Ertragsmodell für Veranstalter auszuarbeiten - das werden die neuen Herausforderungen werden.

Die Rollen der Veranstaltungsprofis ändern sich

Kontinuierliche Weiterbildung und zertifizierte Kenntnisse gewinnen an Bedeutung in einer Zeit, in der sich die Rollen und Stellenbeschreibungen schnell verändern. Veranstaltungsprofis müssen sich neue Skills aneignen, wenn sie virtuelle Veranstaltungen erfolgreich planen und umsetzen wollen. Sie müssen sich zusätzliches Wissen über Online-Meetings aneignen. Nur so können sie ihre virtuellen Events optimal analysieren und das Publikum bestmöglich mit einbeziehen. Und nur so können sie schlussendlich erfolgreich sein und hervorragende virtuelle Veranstaltungen auf die Beine stellen. Der Spruch "Das haben wir schon immer so gemacht." lässt sich jetzt nicht mehr anwenden, bezog er sich doch immer auf In-Person-Events. Eventmanager, die die Veränderung als Chance wahrnehmen und neue Technologien einsetzen, werden am Ende als Gewinner dieser neuen virtuellen Ära in der Veranstaltungsbranche dastehen. Und sie werden auch ihrer Organisation damit einen Vorsprung vor der Konkurrenz verschaffen.

Schlussfolgerung

Virtuelle Veranstaltungen werden uns noch eine Weile erhalten bleiben. Und sie bringen einige Vorteile mit sich, besonders in Zeiten, in denen Face-to-Face-Meetings einfach keine Option darstellen. Gleichzeitig verändern sich dadurch die klassischen Geschäftsmodelle der Eventbranche und es entstehen natürlich auch neue Herausforderungen für uns alle.

Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich weiter und genau das trifft auch auf virtuelle Veranstaltungen zu. Veranstaltern bieten sich dadurch neue Chancen und Möglichkeiten in Bezug auf Qualität, Umsatzsteigerungen und Teilnehmer-Interaktionen. Verbesserte Analysemöglichkeiten können uns wertvolle Anhaltspunkte zur Optimierung der Veranstaltungsinhalte und der Teilnehmererfahrung liefern.

Veranstaltungsprofis müssen sich an die Veränderungen, die virtuelle Events mit sich bringen, anpassen. Sie können innovative Veranstaltungskonzepte und ansprechende hybride Events kreieren, indem sie Onsite- und Online-Komponenten miteinander kombinieren und dank neuer Tools die Analysemöglichkeiten voll ausschöpfen und das Publikum optimal einbeziehen.