Trostlos, altmodisch und langweilig: Diese Stigmata hängen Konferenzen häufig an. Den Besuch einer Konferenz stellen sich Teilnehmer in der Regel folgendermaßen vor: Eröffnungsrede anhören, Agenda durchziehen (mit Glück sind einige Sessions hilfreich) und dann eine Stunde Mittagspause. Im Anschluss ein weiterer Präsentationsmarathon. Schlafen und am nächsten Tag das Gleiche noch einmal.
Muss das sein?
Es ist wichtiger denn je, die Teilnehmer in die Veranstaltung einzubinden. Dabei muss sich die Organisationsstruktur und die -methodik von Konferenzen jedoch weiterentwickeln und anpassen.
Was ist eine "Unconference"?
Eine „Unconference“, manchmal auch „Open Space“-Konferenz genannt, ist weniger strukturiert, aber von den Teilnehmern selbst bestimmt. Sie verfügt gewöhnlich nicht über eine festgelegte Abfolge an Vorträgen, Themen oder Sessions oder über eine strenge Agenda. Die gesamte Veranstaltung steht und fällt mit dem Engagement und den Beiträgen der Teilnehmer. Hier geben die Organisatoren keine Agenda vor, sondern die Teilnehmer bestimmen selbst, was sie hören möchten, für welche Probleme sie Lösungen suchen oder welche Branchentrends sie interessieren.
Meistens wird eine Unconference von einem Moderator geleitet und beaufsichtigt, der Vorschläge für Sessions annimmt, diese nach Interessen filtert und dann entscheidet, welche Themen die Sessions und Vorträge haben werden. Die Ziele einer Unconference sind üblicherweise: ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen, Ideen und Initiativen zu entwickeln und vor allem Probleme zu lösen.
Für eine Unconference gibt es nur zwei wesentliche Richtlinien oder Regeln. Erstens: Auf einer Unconference gibt es keine Vorträge von einer Person allein - es gibt nur Diskussionen. Zweitens: Es gilt das "Gesetz der zwei Füße“ (vom Englischen „Two Feet Law“). Das heißt, dass ein Teilnehmer, sobald er sich langweilt oder unzufrieden ist, weil er nichts beitragen kann oder weil nichts Neues lernt, seine zwei Füße nutzen und an einer anderen Stelle der Veranstaltung einen Programmpunkt aufsuchen sollte, der ihm in Sachen Lernen, Netzwerken und Beiträge mehr bringt.
Wozu dient das Veranstaltungsmodell "Unconference"?
Bei Konferenzen hat die aktive Einbindung der Teilnehmer höchste Priorität. Eine Konferenz oder eine Veranstaltung kann nicht erfolgreich sein, wenn die Teilnehmer oder Besucher nicht eingebunden werden. Ist das nicht so, bringt eine Veranstaltung keinen wahren Nutzen für die Teilnehmer, Referenten, Verkäufer oder Aussteller. Indem die Agenda von den Teilnehmern bestimmt wird, wird gewährleistet, dass die Veranstaltung das Engagement der Besucher miteinbezieht. Beachten Sie jedoch, dass eine Unconference am besten funtkioniert, wenn die Mehrheit der Teilnehmer viel Erfahrung und Fachwissen mitbringt und motiviert ist sich einzubringen.
Der Eventplaner und Unternehmer Joshua Kauffman erklärt, warum das Format Unconference so beliebt und effektiv ist. „Der Großteil unseres Lebens und unserer Arbeit ist so durchstrukturiert, dass wir und unsere Ideen keinen Raum haben, sich frei zu entfalten. Im Gegensatz dazu können im unstrukturierten, energiereichen Unconference-Umfeld Ideen wachsen.“
Da sich diese Art von Veranstaltung mehr oder weniger selbst organisiert, wird der aktive Einsatz des Besuchers gefordert. Zu den größten Vorteilen einer Unconference bzw. der teilnehmerbestimmten Agenda zählt, dass die aktuellsten und dringendsten Fragen und Probleme behandelt werden – egal, ob sie vor einem Monat, einer Woche oder gar erst gestern aufgetreten sind. Zudem haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihren Erlebnis- und Lernprozess vollkommen selbst zu steuern.
Unconference-Arten und Methoden
Open Space
Dies ist die bekannteste Methode und gilt als Grundlage fast jeder Unconference. Die Teilnehmer und Besucher erhalten Richtlinien oder Regeln, die sie bestmöglich durch die Veranstaltung navigieren und allen Beteiligten den optimalen Inhalt vermitteln sollen. Ungeachtet, ob 50, 500 oder mehr Personen an der Veranstaltung teilnehmen, kann eine Agenda auf Grundlage der Teilnehmer-Vorschläge in Echtzeit erstellt werden.
Meistens gibt es eine Art "Schwarzes Brett", an dem die Teilnehmer ihre Vorschläge für Themen und zu lösende Probleme sammeln. Dann stimmen die Teilnehmer ab, welche Themen behandelt werden sollen. Diesen werden Uhrzeiten und Räume zugewiesen und die Person, die das Thema vorgeschlagen hat, wird zum Leiter der Breakout-Session ernannt.
Unpanel
Diese ähneln den typischen Podiumsdiskussionen (en: panel), an denen 4 bis 6 Personen teilnehmen. Sie sitzen hier jedoch nicht in einer Reihe mit Blick zum Publikum, sondern in einem Kreis und schauen einander an, während das Publikum um diesen Kreis angeordnet ist. Die Teilnehmer diskutieren über ein zuvor festgelegtes Thema, stellen Fragen oder werfen Probleme auf, während die anderen zuhören.
Die Diskussion wird von den Podiumsgästen eröffnet. Später sind auch die Zuhörer zur Teilnahme eingeladen. Ein Podiumsgast überlässt dann seinen Platz einem Zuhörer, der sich an der Diskussion weiterbeteiligen wird. Dies wiederholt sich so lange, bis die Frage beantwortet oder das Problem gelöst ist.
Nachdem die Diskussion beendet ist, wird der Inhalt noch einmal rekapituliert und die Gedanken ausgetauscht. Die Teilnehmer wohnen bei dieser Methode einer Diskussion bei, lernen von anderen Experten über das Thema und tragen mit eigenen Erfahrungen und eigenem Wissen bei.
Spektogramm
Ein Spektogramm ist keine Unconference an sich, sondern vielmehr eine Methode oder Aktivität, die während einer Unconference durchgeführt wird. In diese Aktivität sind alle Teilnehmer eingebunden. Sie soll ihnen verschiedene neue Einblicke verschaffen. Auf dem Boden ist ein Spektrum aufgezeichnet, das von „Ich stimme überwiegend zu“ bis „Ich stimme überwiegend nicht zu“ reicht.
Ein Moderator, der für die Aktivität ernannt wurde, stellt den Teilnehmern Fragen zu aktuellen Trends, Schwierigkeiten und Herausforderungen in der Branche. Daraufhin positionieren sich die Teilnehmer im Spektrum an einer Stelle, wo sie sich sehen.
Wenn alle die richtige Position eingenommen haben, wählt der Moderator Personen aus dem gesamten Spektrum aus und befragt sie, warum sie sich dort eingeordnet haben, damit sie ihre Sichtweise den anderen mitteilen. Dies ist sehr hilfreich für das Networking auf der Veranstaltung und weitere Diskussionen unter den Teilnehmern während späterer Programmpunkte.
Speed-Demos
Speed-Demos sind mit Speed-Dating zu vergleichen, nur dass hier Produkte und Dienstleistungen vorgestellt werden. Die Teilnehmer werden in Gruppen aufgeteilt und bewegen sich durch den Raum, während die, die etwas vorstellen, ihren festen Platz haben.
In kurzen Präsentationen oder Demonstrationen (von ca. 5 Minuten) erzählen Sie von ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung. Nach Ablauf der Zeit gehen die Teilnehmer weiter zur nächsten Präsentation. Dies geht so lange, bis das Ende des Tagesordnungspunktes erreicht ist.
Auf diese Weise haben die Teilnehmer die Gelegenheit, einen Einblick in die Angebote der anderen zu erhalten und neue Konzepte oder Technologien kennenzulernen. Die Presenter hingegen können in ihrer kurzen Demo die wichtigsten Punkte hervorheben, ohne um die Aufmerksamkeit der Zuhörer kämpfen zu müssen. Zudem haben sie die Möglichkeit, ihren Pitch durch die Wiederholungen zu perfektionieren.
Sounding Board
Dieses Modell ist besonders dann effektiv, wenn eine ausgewogene Mischung aus erfahrenen und unerfahrenen Teilnehmern vorherrscht. Ein Sounding Board soll das Netzwerken und die Kommunkation zwischen Experten und jungen Fachkräften erleichtern. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Sounding Board durchzuführen. Dabei ist jedoch wesentlich, dass Personen mit Erfahrung und Fachwissen mit weniger erfahrenen Teilnehmern gemischt werden.
Dazu werden Kleingruppen aus Experten und jungen Fachkräften gebildet. Es werden dort Themen und Problemstellungen festgelegt, die dann in der vorgegebenen Zeit diskutiert werden. Sounding Boards sind deshalb so effektiv, da das Wissen in einem persönlicheren Umfeld weitergegeben wird. In Kleingruppen fühlen sich die Teilnehmer wohler und trauen sich mehr, sich einzubinden und Knowhow zu teilen.
Fazit
Eine Unconference ist eine Konferenz, die sich nicht an die typischen Vorgaben oder die typische Agenda einer Konferenz hält. Im Gegenteil: Weder Agenda, Programm, Redner, Moderatoren noch Sessions sind festgelegt. Alles kommt von den Teilnehmern mit dem einzigen Ziel, dass der Inhalt relevant, nützlich und interessant für diese ist. Da die Teilnehmer zu Beginn der Konferenz direkt Themen und Vorträge selbst bestimmen, wird die Entwicklung von Ideen und den Austausch von Fachwissenunterstützt.
Durch die Flexibilität einer Unconference haben die Teilnehmer mehr Zeit für wichtige Themen und Gespräche und können die für sie optimale Lösung finden. Auch wenn heute die Teilnehmer immer höhere Ansprüche stellen, geben sie auch gerne Feedback.
Diese Gelegenheit sollten Eventplaner nutzen und anhand der Informationen, die sie von den Teilnehmern bekommen, die Agenda oder die Sessions ihrer Konferenz bzw. ihre Unconference flexibel gestalten.
Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Danna Schwerdt verfasst.