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Online instant buchungen hotels locations
Einblicke
Artikel
5 Min Lesen

Was Sie über Instant & Online Booking für Locations wissen müssen

Die diesjährige MEXCON stand ganz im Zeichen der Digitalisierung und eröffnete zahlreiche Diskussionen zu der Fragestellung, wie die MICE-Branche auf diesen Umbruch reagieren kann bzw. sollte.

Ein besonderes Augenmerk verdient die von Frau Schulze, Herausgeberin der Tagungswirtschaft, moderierte Session zum Thema Instant Booking. In der Diskussionsrunde wurde die Relevanz von Instant und Online Booking für Hotels und Locations sowie Veranstaltungszentren angesprochen.

Tatsächlich sind sich nach der u.a. von veranstaltungsplaner.de durchgeführten Umfrage Ausblick MICE 2016 knapp 74% Prozent der Planer sicher, dass Online-Buchungen zukünftig eine wichtige Rolle spielen werden.

Instant Booking löst die klassische Angebotserstellung ab

Durch den voranschreitenden digitalen Wandel hat sich auch die klassische Anfrage von Event-Veranstaltern und Meeting Planern bei Hotels, Locations und Tagungszentren verändert: Online-Anfragen spielen eine wichtige Rolle beim Vertrieb von Veranstaltungsräumen und verändern damit die Angebotserstellung. Insbesondere in der Hotellerie bzw. bei Hotels mit Konferenzzentren sowie Locations ist diese Entwicklung zu beobachten.

  • Die Webseite als Schlüsselelement im Vertrieb: Die Webseite der Hotels und Locations spielt eine zentrale Rolle - nicht nur für die Anfrage von Hotelzimmern, sondern auch für Meetingräume sowie eventuell angeschlossene Räumlichkeiten für Tagungen und Konferenzen. Richtig anschaulich wird es durch hochwertige Online-Bankettmappen sowie Online-Bestuhlungstools, die eine 3D-Darstellung der Räume ermöglichen und den Veranstaltern somit den bestmöglichen Einblick in das Venue geben.
  • Der RFP-Prozess im Wandel: Auch erwarten Veranstalter heutzutage die Möglichkeit, Verfügbarkeiten online nachzusehen. Online-RFP-Tools, wie z. B. von meetago erlauben es, Verfügbarkeiten von Zimmern und Meeting- und Tagungsräumen online einzusehen sowie Anfragen direkt online zu stellen. Auch ermöglichen solche Tools, die Preise und im Anbebot eingeschlossenen Leistungen nach einheitlichen Kriterien zu vergleichen.

Chancen und Risiken von Online & Instant Booking

Online-Buchungen bringen eine Vielzahl von Vorteilen und Chancen mit sich: Zum einen ist der Optionenhandel für Vertriebsmitarbeiter damit vom Tisch und die Konversionsrate ist besser. Die automatisierte und schnelle Angebotserstellung ermöglicht die Konzentration auf die strategische Steuerung des Verkaufs sowie die persönliche Kundenbetreuung. Auch eröffnet diese bequeme Form der Onlinebuchung bessere Möglichkeiten für das Revenue Management.

Auf der anderen Seite bergen Online-Buchungen auch gewisse Risiken für Locations und Hotels: Mittler haben durch diese Entwicklung weitere Chancen auf Wachstum und die Provisionen steigen tendenziell. Für Hotels kann dieser Online-Prozess möglicherweise in weniger Anfragen (Leads) resultieren, denn wo es keine Verfügbarkeit gibt, wird nicht angefragt – Ende der Anfrage.

Auch ist es möglich, dass die Preisspirale nach unten sinkt und die Hotels sich gegenseitig auf den Portalen unterbieten wollen. Aus technischer Perspektive stellen Instant Bookings einen gewissen Aufwand für Hotels und Locations dar, da sie sich darum kümmern müssen, die Räume und Informationen in den unterschiedlichen Portalen zu pflegen. Laut Aussage einiger Hotels sind Instant Booking Tools hauptsächlich für „kleinere“ Anfragen geeignet.

Voraussetzungen für Instant & Online Booking

Technisch betrachtet sollte eine Schnittstelle zur Property Management bzw. Eventmanagement Software vorhanden sein. Rein rechnerisch macht es beispielsweise bei einer Konversationsrate von 10% - 20% aus Sicht des Hotels oder Tagungszentrums durchaus Sinn, ein solches Online Tool in Betracht zu ziehen. Hierdurch kann einiges an Zeit eingespart werden, denn pro Lead werden in der Regel 30-60 Minuten mit der Erstellung eines Angebots verbracht.

WICHTIGE SCHLUSSFOLGERUNGEN:

Die Hotels haben durch die Nutzung von Instant Booking Tools einen wichtigen Wettbewerbsvorteil gegenüber den Veranstaltungszentren ohne Hotelzimmer. Es kann für die oftmals extrem ausgelasteten Mitarbeiter sehr zeitsparend sein, bestimmte Räume zur Online-Anfrage auf der Webseite anzubieten.

Nichtsdestotrotz müssen sich die Inhaber der Hotels und Locations Folgendes vor Augen halten:

  • Sind die Zentren nicht in den Online-Tools vertreten, werden sie für bestimmte Veranstaltungsarten nicht berücksichtigt
  • Die neue Generation der Einkäufer wird Zentren, die keine Möglichkeiten für Online-Buchungen haben, in der Zukunft evtl. nicht mehr anfragen

Die Rolle der Hotels und Locations in der MICE-Branche wird in Zukunft neue Wege einschlagen. Doch was bedeutet diese Entwicklung für Veranstaltungsstätten ohne Hotelzimmer? Eine wichtige Frage, die sich Veranstaltungs-, Konferenz- und Tagungszentren sowie Event Locations zwangsläufig stellen müssen.

Was meinen Sie dazu? Wo sehen Sie dir Chancen und Risiken von Instant & Online Bookings für Hotels und Event Locations?