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What organizers need from event technology providers
Einblicke
Artikel
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Was Veranstalter von Technologieanbietern erwarten

Messeveranstalter haben einen ziemlich vollen Terminplan. Zu ihren Aufgabenbereichen gehört das Organisieren großer und jährlich wiederkehrender Events. Dabei wird von ihnen erwartet, die Kosten für die Veranstaltung so niedrig wie möglich zu halten, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten und innovative Lösungen für Aussteller und Besucher zur Verfügung zu stellen. Sich für die richtige Eventtechnologie zu entscheiden, ist allerdings gar nicht so einfach. Technologieanbieter aufgepasst! Sie können Veranstaltern bei dieser Entscheidung unter die Arme greifen, indem sie ihnen ein passendes Produkt vorstellen. Dies gelingt Ihnen jedoch nur, wenn Sie wissen, was ein Veranstalter eigentlich sucht.

Für die meisten Messeveranstalter (besonders für Verbände) spielt das Budget bei der Suche nach einer geeigneten Technologie eine ausschlaggebende Rolle. Sie sollten daher auch auf Veranstalter reagieren, deren Budget begrenzt ist, indem Sie:

  • die Preise ihrer Produkte so gestalten, dass Veranstaltern die wichtigsten Features und Funktionalitäten zu einem günstigen Preis zur Verfügung stehen
  • Ratenzahlungen anbieten. Den Preis für das Produkt in Raten zu bezahlen, hilft vor allem Veranstaltern mit kleinem Budget. Veranstalter lernen so vorab die Vorteile der Investition kennen und müssen nicht warten, bis alles komplett abbezahlt ist.
  • einen Überblick über die Gesamtbetriebskosten aufstellen. Zwar kann der Einkaufspreis eines Produktes oft sehr hoch ausfallen, die Betriebskosten sind auf langfristige Sicht jedoch oft vorteilhafter. So wissen Veranstalter bereits im Vorfeld, wie sie ihr Budget sinnvoll einplanen können.
  • den Return on Investment des Produktes genau dokumentieren und Veranstaltern zeigen, dass sich die Investition lohnt.
  • Success Stories oder Kommentare Ihrer Kunden über die erfolgreiche Implementierung des Produktes für Interessenten bereitstellen. Besonders Veranstalter, die einer Neuinvestition gegenüber sehr kritisch eingestellt sind, könnten so vom positiven Nutzen des Produktes überzeugt werden.
  • eine Vergleichsanalyse durchführen, damit Veranstalter den Vorteil einer Lösung gegenüber einem anderen Produkt erkennen können.
  • Veranstaltern einen zusätzlichen technischen Support anbieten und ihnen gegebenenfalls bei der Übertragung von Tabellen auf eine neue Plattform behilflich sind.

Veranstalter gehen nicht gerne Risiken ein und wollen vorab genau wissen, auf was sie sich einlassen, wenn sie in eine neue Technologie investieren. Technologieanbieter sollten Veranstaltern also genau erklären welche Vorteile eine bestimmte Lösung im Vergleich zu anderen Produkte mit sich bringt und zusätzlich den langfristigen Nutzen der Investition hervorheben.

Von Excel-Tabellen bis hin zu komplexen Kundendatenbanken, die meisten Veranstalter verwenden bereits technologiebasierte Lösungen für ihr tägliches Veranstaltungsgeschäft. Als Technologieanbieter können Sie Veranstaltern die Einführung einer weiteren Anschaffung erleichtern, indem Sie:

  • Lösungen anbieten, die sich einfach mit der veralteten, aber vom Kunden immer noch wertgeschätzten Technologie integrieren lassen. Viele Anbieter verwenden z.B. Programmierschnittstellen (APIs – Application Programming Interfaces), mit denen sie verschiedene Programme und Systeme miteinander verbinden können.
  • Tools für die Software- und Systemintegration entwickeln, die Vorgängerlösungen problemlos und ohne großen Aufwand mit dem neuen Produkt verknüpft Messeveranstalter haben sehr spezifische Bedürfnisse und Bedingungen.

Technologieanbieter sollten darauf reagieren, indem sie Produkte zu günstigen Preisen anbieten, den Wert der Investition (beispielsweise anhand von Erfolgsgeschichten und Vergleichsanalysen) verdeutlichen und Veranstalter bereits im Vorfeld bei der Integration des Produktes unterstützen. Für Startup-Unternehmen bieten sich Einführungspreise und –programme an, außerdem können sie durch herausregendes Design punkten.

Dieser Blog Post wurde im englischen Original von Michelle Bruno verfasst. Haben Sie Fragen oder Anregungen? Über Ihr Feedback freut sich Lisa Placa