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Software für Veranstaltungsplanung und Kommunikation

Software für Veranstaltungsplanung und Kommunikation

Ihren Veranstaltungsteilnehmern sind vor allem drei Aspekte wichtig, wenn sie ein Event besuchen: eine sichere und gepflegte Veranstaltungsumgebung, ein unvergessliches Eventerlebnis und ein reibungsloser Ablauf. Der Schlüssel zum Erfolg ist eine zuverlässige Eventplanung, die nichts dem Zufall überlässt.

Mit der Software für Veranstaltungsplanung und Kommunikation von Ungerboeck sind Venue und Kunde stets auf demselben Stand und können bei der Planung und Durchführung von Events optimal Hand in Hand arbeiten. Denn alle Kalender, Aufgaben und Dokumente sind synchronisiert und in Echtzeit verfügbar und wichtige Details gehen nicht mehr aufgrund mangelnder Kommunikation oder unklarer, umständlicher Prozesse verloren.

Ungerboeck Software bietet eine umfassende Plattform für Eventplanung, Vertrieb, Operations und Buchhaltung, alles speziell für die Veranstaltungsbranche entwickelt. Durch die ganzheitliche Betrachtung können wir die Koordination unseres Teams verbessern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Features

Event Portal

Optimale Eventplanung und verbesserte Kommunikation

Das Event Portal revolutioniert die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden: keine verpassten Termine oder stundenlanges Suchen nach den aktuellen Veranstaltungsdokumenten mehr und nie wieder Unklarheit darüber, welche Aufgaben für Ihre Events als nächstes anstehen oder wo Sie sich im Veranstaltungsprozess befinden.

Ihre Kunden können all ihre vertraglich vereinbarten Veranstaltungen an einem zentralen Ort managen und das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit. Im Event Portal können Ihre Kunden beispielsweise sämtliche veranstaltungsbezogene Aufgaben verwalten, Dokumente speichern und teilen, Rechnungen prüfen oder bezahlen, Teilnehmerzahlen ermitteln und Artikel bestellen, die für das Event benötigt werden, wie z. B. AV-Equipment und Mobiliar. Auch Catering-Bestellungen können schnell und einfach vorgenommen werden.

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Event Portal
Event Communications Hub

Alle Veranstaltungsinformationen an einem Ort

Transparente Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Durchführung von Events. Alle Beteiligten, die zusammen an der Veranstaltungsplanung arbeiten, müssen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten und Dokumente haben. Nur so kann sichergestellt werden, dass es nicht zu Missverständnissen oder Fehlkommunikation kommt. Und nur so können die operativen Abläufe wirklich effizient gestaltet werden.

Der Ungerboeck Hub bietet Ihnen einen Gesamtüberblick über alle Veranstaltungen Ihrer Eventlocation. Alle Benutzer erhalten Einblick in die Detailplanung und zeitlichen Abläufe Ihrer Events und können auf Dokumente, Notizen, Veranstaltungskontakte sowie weitere Veranstaltungsdetails, die auch für Ihr Operations Team wichtig sind, zugreifen.

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Ungerboeck Event Hub
Ablaufpläne für Events

Detaillierte Zeit- und Ablaufpläne für Empfänge, Tagungen und Bankette

Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Veranstaltungen von Anfang bis Ende reibungslos ablaufen? Verlassen Sie sich auf die Kongress- und Bankettfunktionen von Ungerboeck und sorgen Sie für eine lückenlose Kommunikation zwischen Ihrem Veranstaltungsort und den Veranstaltern.

Pausen müssen richtig eingeplant sein, Catering-Lieferungen rechtzeitig erfolgen und Räume wie geplant zur Verfügung stehen, wenn sie benötigt werden. Unklarheiten oder Fehlinformationen stören dank der Tagungs- und Bankettfunktionen nie wieder Ihren Ablauf, denn alle Beteiligten sind immer auf dem aktuellen Stand. Und die perfekte Abstimmung aller Teammitglieder ist bekanntlich ausschlaggebend für den Erfolg Ihrer Events.

Tagungs- und Bankettfunktionen

Eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungsort und Veranstaltern ist und bleibt der Erfolgsgarant für die Planung und Durchführung von unvergesslichen Events.

Buchungskalender

Der übersichtliche Veranstaltungskalender für die Planung von Konzerten und Auftritten

Um ein größeres Publikum zu erreichen und die Zufriedenheit von Besuchern, Künstlern und Veranstaltern zu steigern, ist eine gezielte, effektive Kommunikation erforderlich. Die Grundlage dafür ist ein erstklassiger Buchungskalender, der als „single source of truth“ Auskunft darüber gibt, was in Ihrer Veranstaltungsstätte zu welcher Zeit an welchem Ort stattfindet.

Weitere Pluspunkte: mobiler Echtzeit-Zugriff, automatische Änderungsbenachrichtigungen und eine vollständige Integration mit Event-Services und Inventar. Mit der Veranstaltungssoftware von Ungerboeck lassen sich Missverständnisse und kostspielige Fehler verhindern und Ihr Team gewinnt wertvolle Zeit.

Detaillierte Konzertplanung
Dokumentenmanagement

Zugriff auf Dokumente, jederzeit und überall

Das Erstellen, Speichern und Verwalten von Dokumenten ist ein wichtiger Teil Ihrer täglichen Arbeit. Die Suche nach der aktuellen Version von Dokumenten kann viel Zeit in Anspruch nehmen – Zeit, die niemand im stressigen Arbeitsalltag hat. Mit Ungerboeck werden Ihre Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahrt, an dem sie von allen Benutzern mit den entsprechenden Zugriffsrechten sicher aufgerufen und genutzt werden können.

Wenn Sie die SaaS- bzw. Cloud-Services von Ungerboeck nutzen, können Sie jederzeit auf jedes Dokument in Ihrem System zugreifen – egal, wo Sie gerade unterwegs sind. Sie können problemlos an allen Projekten weiterarbeiten und verlieren weder Zeit noch den Kontakt zu Ihren Teamkollegen und -kolleginnen.

Dokumentenmanagement Software
E-Mail-Integration und Benachrichtigungen

Ihre gesamte E-Mail-Kommunikation in einem System

E-Mail-Integration ist heutzutage ein Muss und gerade in der Veranstaltungsbranche ist nahtlose Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs. Daher bietet Ungerboeck zusätzlich zu den integrierten Funktionalitäten für den E-Mail-Versand direkt aus unserer Software eine einfach zu bedienende Integration mit Outlook.

Ihre Mitarbeiter können E-Mails mit Veranstaltungsinformationen weiterhin wie gewohnt per Outlook an Kunden versenden. Alle E-Mail-Nachrichten werden an einem zentralen Ort gespeichert und stehen abteilungsübergreifend allen Kollegen und Kolleginnen zur Verfügung, die Zugriff auf die entsprechenden Bereiche haben. Dadurch erhöht sich die Produktivität innerhalb Ihres Teams erheblich und Sie verlieren nie den Überblick über Ihre Veranstaltungen und sämtliche veranstaltungsbezogene Kommunikation.

MS Office Integration
Abstract- und Referentenmanagement

Abstracts und Referenten verwalten – punkten Sie mit einer überzeugenden Agenda

Eine attraktive Agenda ist das Aushängeschild Ihrer Veranstaltung. Die besten Veranstaltungsprogramme entstehen, wenn eine große Anzahl an Abstracts eingeht und ein breites Spektrum an Themen abgedeckt wird. Die Herausforderung dabei: Sie müssen alle eingereichten Abstracts genau durchgehen, bewerten und zusammen mit den Referentinnen und Referenten gezielt an der Verfeinerung der Präsentationsinhalte arbeiten. Bis eine wirklich ansprechende Agenda entsteht, mit der Sie Ihre Zielgruppe vom Mehrwert Ihres Kongresses überzeugen können, sind viele Arbeitsschritte notwendig. Es ist eben nicht nur mit der Auswahl der Themen und Vortragenden oder der Bewertung der Abstracts getan: die technischen und organisatorischen Anforderungen von Vortragenden müssen gemanagt werden, die Sessions müssen zeitlich genau geplant und vor allem sinnvoll in der Agenda platziert werden. Sie setzen bisher unterschiedliche Anwendungen für verschiedene Aufgaben im Referentenmanangement ein und müssen die Daten bei jedem Arbeitsschritt erneut eingegeben? Mit einer Komplettlösung für das Agenda-, Referenten- und Abstractmanagement ersparen Sie sich viel unnötige Doppelarbeit.

Session Proposals für Konferenzen
Software für Eventplanung und Kommunikation

Sprechen Sie mit einem Experten über unsere Lösungen für Veranstaltungsplanung, Kommunikation sowie Referenten- und Abstractmanagement

Sie möchten durch den Einsatz von Online-Portalen Ihre interne Team-Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern verbessern? Gleichzeitig soll Ihre Software den Bereich Eventplanung abdecken und Tools für ein erfolgreiches Abstract- und Referentenmanagement bieten? Dann sollten Sie dringend einen Blick auf die Softwarelösungen und Kommunikationstools von Ungerboeck werfen.


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Vereinbaren Sie einfach einen Termin für eine Software-Demo und überzeugen Sie sich selbst!

Unser Team berät Sie gerne.

Häufige Fragen

Was ist eine Software für Veranstaltungsplanung?

Mit einer Software für Veranstaltungsplanung können Sie alle Aspekte Ihrer Veranstaltungen innerhalb einer einzigen Plattform planen, organisieren und detailliert ausarbeiten. Alle Informationen rund um Ihr Event sind zentral verfügbar, Sie können sämtliche Veranstaltungen und Abläufe überwachen, Dokumente sowie Informationen zu Vortragenden und Rednern speichern und vieles mehr.

Was sind die Vorteile einer Plattform für Eventplanung?

Eine Online-Lösung für die Eventplanung ermöglicht es Ihnen, alle Details Ihrer Konferenzen, Tagungen, Kongresse, Meetings und Bankette zu planen, ohne Informationen aus mehreren Excel-Tabellen und Word-Dokumenten zusammensuchen zu müssen. Alle Änderungen an Ihren Events werden in Echtzeit übernommen und Ihr gesamtes Team wird auf den aktuellen Stand gebracht, was zu effizienteren Prozessen und verbesserter Kommunikation führt.

Was sind die wichtigsten Features in der Software für Veranstaltungsplanung von Ungerboeck?

Unsere effiziente Software für Veranstaltungsplanung verbessert die Kommunikation innerhalb Ihres Teams und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Veranstaltungsort und Veranstaltern. Wir bieten Ihnen ein kundenorientiertes Event Portal und einen Event Communications Hub sowie Features für ein stressfreies Agenda-, Referenten- und Abstractmanagement, eine integrierte Backoffice-Datenbank zur Verwaltung aller Veranstaltungsinformationen, Zeit- und Ablaufpläne, Event-Bestellungen, Dokumente, E-Mails, etc.