Associations

ASOCIACIONES

No continúe ganando tiempo, recupérelo

Su equipo de liderazgo espera dos cosas de sus eventos – que estos provean información relevante para captar la participación de los miembros, y que ellos suministren soporte financiero para la misión de su organización. Usted necesita tiempo para hacer los trabajos que no pueden ser automatizados: investigación y creación de relaciones. Ungerboeck le puede ayudar.
 
A menudo, las asociaciones con necesidades complejas trabajan desde múltiples sistemas y aún desde hojas de trabajo manuales para realizar seguimiento de los detalles del evento – incluyendo los ingresos. Esto significa entrada de datos doble ó triple, tiempo dedicado a la transferencia de información entre los programas, y tiempo malgastado activando y desactivando diferentes fuentes de información.
 
Ungerboeck ofrece una solución que aprovecha una base de datos única y que hace interface a través de todas las funciones vitales de manejo de eventos de una asociación – incluyendo inscripción de eventos, manejo de exposiciones, y finanzas específicas del evento.
 

Herramientas de Manejo de asociaciones que empoderan a los planificadores de eventos

Con la reducción de la entrada de datos y de otras tareas manuales, nuestros usuarios reportan un promedio de tres a 10 horas de tiempo que ahorran cada semana desde que utilizan el Software de Ungerboeck – horas que pueden ser dedicadas  de una mejor forma, con los patrocinadores, miembros, ó trabajando de lleno en el manejo de los eventos. Esto ayuda a los usuarios para que puedan volver a realizar las partes importantes del negocio que realmente les gusta, y al mismo tiempo incrementan su habilidad para producir eventos perfectos.

  • Todos sus datos en un solo lugar = automatización REAL: Obtenga la información de su expositor y de su patrocinador directamente del archivo de CRM para los planos del recinto interactivos, genere automáticamente las ordenes de servicio, comuníquese con el personal correspondiente e incluso genere facturas – sin tener que ingresar información dos veces ó tratar de importarla de sistema a sistema.
  • Disponga de más tiempo para invertirlo en las cosas que lo necesiten a USTED: La necesidad creciente de mantener sus eventos “en vivo 365 días al año”, requiere un nuevo enfoque en el contenido de las redes sociales, creatividad y la creación de relaciones – todas las cosas que necesitan la perspicacia y la atención humana. Realizando un mejor trabajo en automatizar el back office usted puede reclamar tiempo para estas tareas emergentes y demandantes.
  • Maneje los asuntos importantes y no se preocupe por pequeñeces: Realice el seguimiento de las agendas de los eventos, los servicios y otros detalles de manejo de eventos, y proactivamente ofrezca artículos para ayudar a que los eventos funcionen sin problemas, de manera que sus mejores clientes vuelvan una y otra vez.  
  • Realice el monitoreo de las finanzas en tiempo real: Realice el seguimiento de los gastos y pagos en la pantalla minuto a minuto utilizando un tablero electrónico personalizado. Ya no tiene que esperar a que las bases de datos se sincronicen durante la noche.  
  • Haga la vida más fácil para sus clientes & su personal: Configure formatos para la planificación de eventos estándar ó copie las programaciones totales para los eventos recurrentes, lo cual le ahorra tiempo y ayuda a su equipo a trabajar de una manera más inteligente.
  • Más de lo que usted necesita, menos de lo que no -  incluyendo el costo agregado: En algunos casos, el paquete de software financiero que usted está utilizando cuesta lo mismo que lo que gasta en la adquisición de su software de eventos. Teniendo las dos características en un solo sistema, usted ahorra, puesto que no tiene que adquirir y soportar técnicamente diferentes paquetes de software. Además, Ungerboeck es la única solución en el mercado que tiene las finanzas listas para auditoria.
  • Trabaje de la manera en que usted quiere trabajar, no de la manera en que el software quiere que usted trabaje: El software se adapta a la manera en que usted realiza sus negocios, en todos los niveles hasta el nivel del usuario. No necesita modificar los flujos de trabajo ni los términos que usted usualmente utiliza– y esto significa que no hay necesidad de un entrenamiento extensivo ó tiempo de inactividad para poner a su equipo en marcha.
 

Vista Rápida del Software 

CRM, Membresías, Ventas & Mercadeo

Manejo de la Relación del Cliente (CRM) 
  • Manejo de la Cuenta & del Contacto
  • Tarea, Actividades & Recordatorios
  • Filtro de Ventas & Manejo de la Oportunidad
  • Documentos & Correos Electrónicos Integrados
  • Revisión de Duplicados
  • Integración del MS Outlook
  • Acceso Directo a la Historia de Pago*
Ventas del Expositor & del Patrocinador 
  • Aplicación del Expositor & Contratos
  • Historia del Expositor
  • Preferencias de Stand del Expositor
  • Filtro de Ventas del Expositor
  • Eventos de Ventas Combinadas
Membresía 
  • Proceso de Pagos de Membresía
  • Ciclos de Períodos & Facturación
  • Aplicación de Membresía en Línea & Renovaciones
  • Manejo del Perfil del Miembro
Campañas de Mercadeo 
  • Manejo de las Listas
  • Consultas Avanzadas de las Bases de Datos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Conferencias & Seminarios

Manejo de Eventos & Coordinación 
  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Colaboración del Personal & Planeamiento del Evento
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Servicio de Alimentos y Bebidas, Audio Visual, Detalles de la Configuración
  • Visualización Gráfica del Evento por Hora & Sala
Inscripción de Eventos 
  • Perfiles & Historia del Asistente
  • Apariencia & Marca
  • Talleres & Sesiones
  • Precios Promocionales
  • Credenciales del Asistente
  • Registro de Inscripción
  • Integración de los Medios Sociales (LinkedIn Facebook, Twitter)
  • Múltiples Idiomas & Múltiples Monedas
  • Copiar/Clonar y Templatized Registration Setup
  • Mercancía
  • Capacidades Máximas & Listas de Espera
  • Tarifas de Cancelación
  • Integración sin problemas con la Página de Internet de los Eventos Existentes
  • Inscripción del Expositor
  • Inscripción del Invitado
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito
Alojamiento 
  • Manejo de Cupo de Habitaciones de Hotel
  • Selección de Habitaciones del Asistente, Depósito & Pago
Oradores, Presentaciones & Trabajos Abstractos 
  • CRM del Orador / Presentador
  • Llamada en Línea para la Presentación de Documentos/ Presentación
  • Manejo de las Presentaciones & Sesiones
  • Puntaje & Aprobación de los Trabajos Científicos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de las Exposiciones

Manejo de las Exposiciones 
  • Perfiles del Expositor
  • Categorías del Producto & Sub-Categorías
  • Proceso de la Orden y Seguimiento para los Servicios Complementarios
  • Asignación & Posición del Stand del Expositor
  • Centro de Servicio del Expositor*
Planos del Recinto de la Exposición 
  • Manejo de los Planos del Recinto del Expositor
  • Importaciones & Exportaciones del Decorador de AutoCAD
  • Dividir, Combinar, Copiar, Mover, Eliminar
  • Formas y Tamaños del Stand Personalizado s
  • Reservar, Poner En espera, Asignar Stands
  • Unidades Métricas & Inglesas
  • Formato & Color del Stand

Páginas de Internet, Aplicaciones Móviles & eCommerce (Comercio Electrónico)

Páginas de Internet de las Asociaciones, Conferencias & Exposiciones 
  • Sistema de Manejo de Contenido (CMS)
  • Marcas & Navegación Totalmente Personalizadas
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta, Móvil)*
  • Máquina de Búsqueda Optimizada
  • Asistencia de Diseño Gráfico
  • Calendario(s) Personalizado(s) del(los) Evento(s)*
  • Acceso Solamente para Miembros
Micrositios para los Eventos 
  • Formatos de Página de Internet para el Evento
  • Copiar Eventos
  • Ubicación del Evento, Mapa y Time Widgets
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta & Móvil de acceso fácil para el usuario)*
  • Actualizaciones de las Redes Sociales
  • Páginas Personalizadas
  • Edición Inte
Guía Interactiva para el Asistente del Evento 
  • Computador de escritorio, Tableta & Móvil de fácil uso para el usuario
  • Publicidad
  • Agenda del Evento, Expositor, Sesión, Orador, Perfiles del Asistente
  • Perfiles personales & Recomendaciones
  • Mensaje de Asistente a Asistente & Asistente a Expositor
  • Integración de Medios Sociales
  • Noticias & Alertas
  • Planos del Recinto interactivos del Pasillo de la Exposición
  • Apariencia & Marcas Personalizadas
  • Correspondencia
Aplicación Móvil para Reuniones, Talleres, & Seminarios 
  • Asistente Móvil para el "Planificador de Eventos"
  • Asistente, Sesión, Expositor & Listas de Oradores
  • Favoritos
  • Documentos & Presentaciones de la Sesión
  • Diagramas & Mapas del Recinto
  • Actualizaciones de las Redes Sociales
  • Páginas de Internet Personalizadas (Hotel, Viajes, Cosas por hacer, Etc.)
Aplicación Móvil para Conferencias & Exposiciones 
  • Aplicación Móvil para Reuniones, Talleres & Seminarios Plus:
  • Planos del Recinto Interactivos de la Exposición
  • Marcas & Apariencia Personalizadas
  • Ventas de Pancarta de Patrocinio & Publicidad

Reportes & Integración

Reportes & Personalización del Usuario Final 
  • Clasificación, Totalización & Agrupación
  • Definir Fórmulas Personalizadas
  • Compartir Visualizaciones Personales & Reportes
  • Personalizar la Interfaz del Usuario
Reporte Financiero 
  • Pérdidas & Ganancias del Evento
  • Extractos Financieros Listos para Auditoría
  • Rentabilidad del Cliente
  • Reportes de las Unidades de Negocios
Tableros Electrónicos 
  • Visibilidad en Tiempo Real
  • Cuadros, Gráficos
  • Tablas de Pivote
Reporte Avanzado   
  • Reportes Crystal
  • Creador de Formato de MS Word Avanzado
  • Reporte de MS Excel Avanzado
  • Creador de Formato de Correo Electrónico Avanzado
  • Fuentes de Datos de SQL
  • Creador de Reportes de Red
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador
Herramientas de Software del Desarrollador       
  • Abrir API (Programa de Interfaz de la Aplicación)
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador
Integración 
  • Software de Manejo de Asociaciones (AMS)
  • Single Sign On (SSO) / Federated Authentication
  • Finanzas Existentes
  • Sistema de Manejo de Contenido (CMS)
  • Sistema de Manejo de Aprendizaje (LMS)
  • Establecimiento de Contactos, Colaboración & Sistemas de la Comunidad
  • Mercadeo por medio de Correo Electrónico

Finanzas & Contabilidad Lista para Auditoría

Cuentas por Cobrar              
  • Facturas & Pagos
  • Facturación de Depósito & Devoluciones
  • Verificaciones de Crédito / Historia de Pago
  • Acceso Directo a los Datos de CRM
  • Extractos Históricos & de Pagos Vencidos
  • Autorización de la Tarjeta de Crédito
  • Conciliación Bancaria & de Efectivo*
Compras 
  • Solicitudes
  • Ordenes de Compra
  • Verificación del Presupuesto
  • Flujos de Trabajo de Aprobación en Línea
Libro Mayor 
  • Presupuesto del Evento
  • Cuentas Completas del LM
  • Unidades de Negocios
  • Presupuesto Financiero / Organizacional
  • Integración de Excel
  • Seguimiento de Gastos* 
Otros Procesos Financieros 
  • Cuentas por Pagar
  • Activos Fijos
  • Libro de Efectivo

* Algunos módulos y características enumeradas pueden requerir una funcionalidad adicional

 

Precio del Software

El Software de Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de los sistemas que utiliza actualmente para planificar los eventos - incluyendo CRM, planos del recinto, finanzas, e incluso manejo de conferencias - así usted puede obtener una visión clara de sus clientes, incluyendo el historial, los patrocinadores y mucho más. Más información.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.