Conference Centers

CENTROS DE CONFERENCIAS

La planificación de eventos sin problemas comienza utilizando las herramientas correctas

La maximización del uso del espacio es el objetivo principal. Una vez que esto está solucionado, comienza la verdadera diversión; hacer malabares con todos los detalles que involucra el tener muchos clientes utilizando los espacios de su recinto simultáneamente y realizándolo de la mejor manera posible. Sin embargo, ¿cómo puede lograr un impacto que sea lo suficientemente significativo para diferenciarse?

El Software de Ungerboeck representa un enfoque único que puede significar un verdadero salto al futuro para el personal de los centros de convenciones. La diferencia se logra al unir todas las operaciones del negocio de los eventos en una solución de software poderosa. Algo que solo Ungerboeck puede lograr. Una sola base de datos alberga toda la información esencial y conectada. Ventas, reservaciones de salas, programación de servicios internos y externos, servicios de alimentos y bebidas, inscripción de asistentes y operaciones financieras en tiempo real, todo en un solo lugar.

Un software para centros de conferencias que le ayuda a recuperar su tiempo valioso

El Software de Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de sus paquetes de software: reservaciones de salas, CRM, mantenimiento de facilidades, incluso de finanzas - por una fracción del costo. Esto se traduce en velocidad, índices más bajos de errores, menos ingresos dobles de datos y menos tiempo de búsqueda de información, brindándole más tiempo, visibilidad y control para enfocarse realmente en cosas como el uso y el aumento del ingreso.

Deje de saltar de un software a otro ó de recopilar datos de varias hojas de cálculo para localizar información. Obtenga lo que necesita sobre sus mejores clientes en un instante, de manera que pueda ofrecer de forma proactiva servicios valiosos que hagan sus trabajos más sencillos y hacer que las convenciones en sus recintos transcurran sin problemas, mejor que en cualquier otro lugar.

  • Ofrezca opciones de compra de todo "en un solo lugar": Los clientes obtienen resultados más rápidamente cuando pueden solicitar servicios en el sitio y externamente, todo en un solo lugar y de manera conveniente, desde los salones que necesitan, el equipo de audio y video, servicio de comidas y bebidas y mucho más.
  • Dedique más tiempo en oportunidades generadoras de ingresos: Dedique menos tiempo a tareas manuales como el ingreso de datos y más tiempo a la creación de relaciones, a reservar espacios y a ofrecer productos y servicios adicionales.
  • Las actualizaciones automáticas no dejan nada al azar: Después de que se ha reservado un evento, cualquier modificación a las ordenes se realiza de forma automática en todo el sistema, las ordenes de trabajo y las ordenes de eventos se pueden actualizar al instante, por lo que nada pasa desapercibido - lo que quiere decir que cada vez que se produce un evento, este es ejecutado a la perfección.
  • Brinde información a los asistentes, dónde y cuándo deseen: Nuestras opciones de aplicaciones móviles permiten que los organizadores de conferencias ofrezcan información interactiva del evento directamente desde los dispositivos móviles de los asistentes.
  • Más de lo que necesita, menos de lo que no - incluyendo el costo agregado: En algunos casos, el paquete de software financiero que usted está utilizando cuesta lo mismo que lo que gasta en su software de eventos. Teniendo las dos características en un solo sistema, usted ahorra, puesto que no tiene que adquirir y soportar técnicamente diferentes paquetes de software. Además, Ungerboeck es la única solución en el mercado que tiene las finanzas listas para auditoría.
  • Trabaje de la manera que usted quiere: El Software de Ungerboeck se puede configurar de la forma en que trabaja en su negocio, desde el idioma y los términos que utiliza hasta la forma en que una persona configura su pantalla. Ese nivel de personalización aumenta la productividad y mejora la satisfacción del empleado.

 

Vista Rápida del Software

CRM, Programación, Ventas & Mercadeo

Manejo de la Relación del Cliente

  • Manejo de la Cuenta & del Contacto
  • CRM del Evento
  • Tarea, Actividades & Recordatorios
  • Filtro de Ventas & Manejo de la Oportunidad
  • Documentos & Correos Electrónicos Integrados
  • Revisión de Duplicados
  • Integración del MS Outlook
  • Acceso Directo a la Historia de Pago*

Reserva de las Facilidades & Reservas de Salas/Habitaciones

  • Calendarios Gráficos de Reservas
  • Búsqueda de Disponibilidad
  • Calendarios Personalizados
  • Confirmaciones de Reservas
  • Solicitudes de Reservas en Línea*

Contratos & Propuestas

  • Aprobaciones & Flujos de Trabajo
  • Addendums & Versiones
  • Recordatorios & Tareas Automáticas
  • Seguridad & Seguimiento de Revisión

Campañas de Mercadeo

  • Manejo de las Listas
  • Consultas Avanzadas de las Bases de Datos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Eventos & Operaciones

Manejo de Eventos

  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Confirmación de la Orden del Evento & de las BEO (Orden de Banquete del Evento)
  • Seguimiento de Revisión
  • Tableta Optimizada*

Ordenes de Servicio & de Trabajo

  • Audio Visual, Servicio de Alimentos y Bebidas, Configuraciones de Salas, Etc.
  • Grupos & Paquetes de Artículos
  • Seguimiento de la Orden vs. Entrega Real
  • Seguimiento de Cargos y Costos
  • Aprobaciones de Compra*
  • Asignar Ordenes de Trabajo

Servicio de Alimentos y Bebidas

  • Menús & Sustituciones
  • Personalización del Menú & Modelo de Ganancias
  • Cotizaciones de los Servicios de Alimentos y Bebidas & Ordenes de Trabajo
  • Acceso de Servicio de Alimentos y Bebidas Externo
  • Ordenes de Servicio de Alimentos y Bebidas en Línea*
  • Control de Compras & Inventario*

Inventario

  • Consumibles & Equipos
  • Alertas de Inventario
  • Conteos Físicos
  • Contabilidad de Activos Fijos*

Manejo de Conferencias

Inscripción de Eventos

  • Perfiles & Historia del Asistente
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito
  • Apariencia & Marca
  • Sesiones & Mercancía
  • Precios Promocionales, Listas de Espera
  • Credenciales del Asistente
  • Registro de Inscripción

Oradores, Presentaciones & Trabajos Abstractos

  • CRM del Orador / Presentador
  • Llamada en Línea para la Presentación de Documentos/ Presentación
  • Manejo de las Presentaciones & Sesiones
  • Puntaje & Aprobación de los Trabajos Científicos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Eventos & Coordinación

  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Colaboración del Personal & Planeamiento del Evento
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Servicio de Alimentos y Bebidas, Audio Visual, Detalles de Configuración
  • Visualización Gráfica del Evento por Tiempo & Sala

Páginas de Internet, Aplicaciones Móviles & eCommerce (Comercio Electrónico)

Página de Internet de los Centros de Conferencias

  • Sistema de Manejo de Contenido (CMS)
  • Marcas & Navegación Totalmente Personalizadas
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta, Móvil)*
  • Máquina de Búsqueda Optimizada
  • Asistencia de Diseño Gráfico
  • Calendario(s) Personalizado(s) del(los) Evento(s)*
  • Portales de Terceros Contratistas*

Programación & Reservas de Salas/Habitaciones en Línea (iEBMS)

  • Búsqueda de Disponibilidad & Reservas
  • Tarifas & Pagos de Arriendo de Espacios
  • Carga de Documentos & Imágenes
  • Modificaciones & Cancelaciones

Servicio de Alimentos y Bebidas en Línea & Ordenes de Servicio (iEBMS)

  • "Carrito de Compras" de la Orden de Servicio
  • Sugerencias de Ventas y Sustituciones
  • Descuentos de Volúmen Automatizados
  • Revisión de Inventario en Tiempo Real
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito

Fuentes de Ingresos Adicionales

  • Micrositios del Evento para el Cliente
  • Aplicación Móvil para Reuniones, Talleres & Seminarios
  • Aplicación Móvil para Conferencias

Reportes & Integración

Reportes & Personalización del Usuario Final

  • Clasificación, Totalización & Agrupación
  • Definir Fórmulas Personalizadas
  • Compartir Visualizaciones Personales & Reportes
  • Personalizar la Interfaz del Usuario

Reporte Financiero

  • Pérdidas & Ganancias del Evento
  • Extractos Financieros Listos para Auditoría
  • Rentabilidad del Cliente
  • Reportes de las Unidades de Negocios

Tableros Electrónicos

  • Visibilidad en Tiempo Real
  • Cuadros, Gráficos
  • Tablas de Pivote

Reporte Avanzado

  • Reportes Crystal
  • Creador de Formato de MS Word Avanzado
  • Reporte de MS Excel Avanzado
  • Creador de Formato de Correo Electrónico Avanzado
  • Fuentes de Datos de SQL
  • Creador de Reportes de Red
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador

Herramientas de Software del Desarrollador

  • Abrir API (Programa de Interfaz de la Aplicación)
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador

Integración

  • Página de Internet/CMS
  • Señalización Digital
  • Sistemas de Recursos Humanos y CRM
  • Sistema Financiero Existente

 Finanzas & Contabilidad Lista para Auditoría

Cuentas por Cobrar

  • Facturas & Pagos
  • Facturación de Depósito & Devoluciones
  • Verificaciones de Crédito / Historia de Pago
  • Acceso Directo a los Datos de CRM
  • Extractos Históricos & de Pagos Vencidos
  • Autorización de la Tarjeta de Crédito
  • Conciliación Bancaria & de Efectivo*

Compras

  • Solicitudes
  • Ordenes de Compra
  • Verificación del Presupuesto
  • Flujos de Trabajo de Aprobación en Línea

Libro Mayor

  • Presupuesto del Evento
  • Cuentas Completas del LM
  • Unidades de Negocios
  • Presupuesto Financiero / Organizacional
  • Integración de Excel
  • Seguimiento de Gastos*

Otros Procesos Financieros 

  • Cuentas por Pagar
  • Activos Fijos
  • Libro de Efectivo 
*Algunos módulos y características enumeradas pueden requerir una funcionalidad adicional.
 

Precio del Software

El Software de Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de sus paquetes de software: reservaciones de salas, CRM, mantenimiento de facilidades, incluso de finanzas - por una fracción del costo. Esto se traduce en velocidad, índices más bajos de errores, reducción de ingreso de datos por duplicado y del tiempo de búsqueda de información, brindándole más tiempo, visibilidad y control para enfocarse realmente en cosas importantes como el uso y el aumento del ingreso. Más información.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.