Convention & Exhibition Centers

CENTROS DE CONVENCIONES & EXPOSICIONES

Evite los errores costosos y penosos

Lo más probable es que usted esté trabajando en un sitio histórico de su ciudad. Un lugar al que los habitantes de la ciudad se refieren al dar indicaciones porque es donde se realizan los eventos más importantes de la comunidad. Con tal nivel de fama, no se puede dar el lujo de cometer errores. Además, los negocios a su alrededor, como hoteles, restaurantes, tiendas, e incluso los taxistas, cuentan con usted y con su reputación.

Solo el Software de Ungerboeck brinda una solución completa que incluye reservas de salas, logísticas, mantenimiento de las facilidades - incluso las finanzas de los eventos, capaz de proporcionar la precisión y la eficacia que un software específico de manejo de eventos y recintos no puede igualar. Este enfoque se traduce en ahorros de tiempo documentados e innovadores, reducción de deficiencias y aumento de ingresos.

Software para un manejo eficiente y completo de convenciones, exposiciones y ferias

Cuando todo su personal, desde ventas y planificación de eventos hasta operaciones y contabilidad, está trabajando desde una base de datos centralizada, usted puede realizar el seguimiento de todos los elementos en movimiento que forman parte de la reservación, planificación y ejecución de eventos en tiempo real. El día del evento, puede capturar con rapidez los cambios de último minuto, como ordenes de mercancía y servicios adicionales, y agregar dichos elementos a la orden del evento de forma inmediata. Así podrá ofrecer un nivel más alto de servicio a sus consumidores y clientes.

  • Mantenga todos sus datos en un solo lugar = automatización REAL: Obtenga la información directamente del archivo de clientes de CRM para reservaciones, manejo de espacios & servicios, genere automáticamente las ordenes de trabajo, comuníquese con el personal correspondiente e incluso genere facturas - sin tener que ingresar la información dos veces ó tratar de importarla de sistema a sistema.
  • Obtenga información estratégica acerca de las necesidades del cliente: No solo usted puede ver en donde están los clientes en una proyección de ventas, sino que usted (ó cualquiera que utilice el software) puede visualizar fácilmente su historial y preferencias, estado de cuentas por pagar y todos los documentos relacionados con el cliente - para responder mejor sus preguntas e identificar oportunidades de sugerencia de ventas de una manera más rápida.
  • Maneje los asuntos importantes y no se preocupe por pequeñeces: Realice el seguimiento del equipo, los servicios y otros detalles de manejo del evento, y proactivamente ofrezca artículos para ayudar a que los eventos funcionen sin problemas, de manera que sus mejores clientes vuelvan una y otra vez.
  • Realice el monitoreo de las finanzas en tiempo real: Realice el seguimiento de los pagos y gastos en la pantalla minuto a minuto utilizando un tablero electrónico personalizable. Ya no tiene que esperar a que las bases de datos se sincronicen durante la noche.
  • Haga la vida más fácil para sus clientes y su personal: Configure formatos para la planificación de eventos estándar ó copie las programaciones completas para los eventos recurrentes, lo cual le ahorra tiempo y ayuda a su equipo a trabajar de una manera más inteligente.
  • Más de lo que necesita, menos de lo que no - incluyendo el costo agregado: En algunos casos, el paquete de software financiero que usted está utilizando cuesta lo mismo que lo que gasta en la adquisición de su software de eventos. Teniendo las dos características en un solo sistema, usted ahorra, puesto que no tiene que adquirir y soportar técnicamente diferentes paquetes de software. Además, Ungerboeck es la única solución en el mercado que tiene las finanzas listas para auditoría.
  • Trabaje de la manera que usted quiere trabajar, no en la manera en que el software quiere que usted trabaje: El software se adapta a la manera en que usted realiza sus negocios, en todos los niveles hasta llegar al nivel del usuario. No necesita modificar los flujos de trabajo y ni siquiera los términos que usted utiliza, y esto significa que no hay necesidad de entrenamiento extensivo ó tiempo de inactividad para poner a su equipo en marcha.

 

Vista Rápida del Software

CRM, Programación, Ventas & Mercadeo

Manejo de la Relación del Cliente

  • Manejo de la Cuenta y del Contacto
  • CRM del Evento
  • Tarea, Actividades & Recordatorios
  • Filtro de Ventas & Manejo de la Oportunidad
  • Documentos & Correos Electrónicos Integrados
  • Revisión de Duplicados
  • Integración del MS Outlook
  • Acceso Directo a la Historia de Pago*

Reservas de las Facilidades & Reservas de Sala/Habitación

  • Calendarios Gráficos de Reservas
  • Búsqueda de Disponibilidad
  • Calendarios Personalizables
  • Confirmaciones de Reservas
  • Solicitudes de Reservas en Línea*

Contratos & Propuestas

  • Aprobaciones & Flujos de Trabajo
  • Addendums & Versiones
  • Recordatorios & Tareas Automáticas
  • Seguridad & Seguimiento de Revisión

Campañas de Mercadeo

  • Manejo de las Listas
  • Consultas Avanzadas de las Bases de Datos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Eventos & Operaciones

Manejo de Eventos 

  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Confirmación de la Orden del Evento & de las BEO (Orden de Banquete del Evento)
  • Seguimiento de Revisión
  • Ordenes del Expositor*
  • Tableta Optimizada*

Ordenes de Servicio & de Trabajo

  • Audio Visual, Servicio de Alimentos y Bebidas, Configuraciones de Salas, Etc.
  • Grupos & Paquetes de Artículos
  • Seguimiento de la Orden vs. Entrega Real
  • Seguimiento de Cargos y Costos
  • Aprobaciones de Compra*
  • Asignar Ordenes de Trabajo

Servicio de Alimentos y Bebidas

  • Menús & Sustituciones
  • Personalización del Menú & Modelo de Ganancias
  • Cotizaciones de los Servicios de Alimentos y Bebidas & Ordenes de Trabajo
  • Acceso de Servicio de Alimentos y Bebidas Externo
  • Ordenes de Servicio de Alimentos y Bebidas en Línea*
  • Control de Compras & Inventario*

Inventario 

  • Consumibles & Equipos
  • Alertas de Inventario
  • Conteos Físicos
  • Contabilidad de Activos Fijos*

Manejo de Conferencias

Inscripción de Eventos

  • Perfiles & Historia del Asistente
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito
  • Apariencia & Marca
  • Sesiones & Mercancía
  • Precios Promocionales, Listas de Espera
  • Credenciales del Asistente
  • Registro de Inscripción

Oradores, Presentaciones & Trabajos Abstractos

  • CRM del Orador / Presentador
  • Llamada en Línea para la Presentación de Documentos/ Presentación
  • Manejo de las Presentaciones & Sesiones
  • Puntaje & Aprobación de los Trabajos Científicos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Eventos & Coordinación

  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Colaboración del Personal & Planeamiento del Evento
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Servicio de Alimentos y Bebidas, Audio Visual, Detalles de Configuración
  • Visualización Gráfica del Evento por Tiempo & Sala
  • Ventas del Expositor & del Patrocinador*

Páginas de Internet, Aplicaciones Móviles & eCommerce (Comercio Electrónico)

Página de Internet de los Centros de Conferencias 

  • Sistema de Manejo de Contenido (CMS)
  • Marcas & Navegación Totalmente Personalizadas
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta, Móvil)*
  • Máquina de Búsqueda Optimizada
  • Asistencia de Diseño Gráfico
  • Calendario(s) Personalizado(s) del(los) Evento(s)*
  • Portales de Terceros Contratistas*

Programación & Reservas de Salas/Habitaciones en Línea (iEBMS)

  • Búsqueda de Disponibilidad & Reservas
  • Tarifas & Pagos de Arriendo de Espacios
  • Carga de Documentos & Imágenes
  • Modificaciones & Cancelaciones

Servicio de Alimentos y Bebidas en Línea & Ordenes de Servicio (iEBMS)

  • "Carrito de Compras" de la Orden de Servicio
  • Sugerencias de Ventas y Sustituciones
  • Descuentos de Volúmen Automatizados
  • Revisión de Inventario en Tiempo Real
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito

Fuentes de Ingresos Adicionales

  • Micrositios del Evento para el Cliente
  • Aplicación Móvil para Reuniones, Talleres & Seminarios
  • Aplicación Móvil para Conferencias 

Reportes & Integración

Reportes & Personalización del Usuario Final

  • Clasificación, Totalización & Agrupación
  • Definir Fórmulas Personalizadas
  • Compartir Visualizaciones Personales & Reportes
  • Personalizar la Interfaz del Usuario

Reporte Financiero

  • Pérdidas & Ganancias del Evento
  • Extractos Financieros Listos para Auditoría
  • Rentabilidad del Cliente
  • Reportes de las Unidades de Negocios

Tableros Electrónicos

  • Visibilidad en Tiempo Real
  • Cuadros, Gráficos
  • Tablas de Pivote 

Reporte Avanzado

  • Reportes Crystal
  • Creador de Formato de MS Word Avanzado
  • Reporte de MS Excel Avanzado
  • Creador de Formato de Correo Electrónico Avanzado
  • Fuentes de Datos de SQL
  • Creador de Reportes de Red
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador

Herramientas de Software del Desarrollador

  • Abrir API (Programa de Interfaz de la Aplicación)
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador

Integración

  • Página de Internet/CMS
  • Señalización Digital
  • Sistemas de Recursos Humanos y CRM
  • Sistema de Finanzas Existente

Finanzas & Contabilidad Lista para Auditoría

Cuentas por Cobrar

  • Facturas & Pagos
  • Facturación de Depósito & Devoluciones
  • Verificaciones de Crédito / Historia de Pago
  • Acceso Directo a los Datos de CRM
  • Extractos Históricos & de Pagos Vencidos
  • Autorización de la Tarjeta de Crédito
  • Conciliación Bancaria & de Efectivo*

Compras

  • Solicitudes
  • Ordenes de Compra
  • Verificación del Presupuesto
  • Flujos de Trabajo de Aprobación en Línea

Libro Mayor

  • Presupuesto del Evento
  • Cuentas Completas del LM
  • Unidades de Negocios
  • Presupuesto Financiero / Organizacional
  • Integración de Excel
  • Seguimiento de Gastos*

Otros Procesos Financieros

  • Cuentas por Pagar
  • Activos Fijos
  • Libro de Efectivo

 

*Algunos módulos y características enumeradas pueden requerir una funcionalidad adicional.

Precio del Software

El Software de Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de sus paquetes de software: reservaciones de salas, CRM, mantenimiento de facilidades, incluso de finanzas - por una fracción del costo. Esto se traduce en velocidad, índices más bajos de errores, reducción de ingreso de datos por duplicado y del tiempo de búsqueda de información, brindándole más tiempo, visibilidad y control para enfocarse realmente en cosas importantes como el uso y el aumento del ingreso. Más información.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.