Conference & Seminar Organizers

ORGANIZADORES DE CONFERENCIAS & SEMINARIOS

Apártese de su escritorio y póngase al frente de sus clientes

Con una base de clientes diversa, es posible que cada cliente quiera cosas diferentes. La forma de saber lo que cada uno quiere es conociéndolos realmente - a todos y a cada uno de ellos. Eso toma tiempo para dedicarlo en investigación y conversaciones personales. Hay cosas que no se pueden automatizar ó hacer en línea. Cosas que tienen que ser hechas por seres humanos.
 
La solución de manejo de conferencias del Software de Ungerboeck le brinda ese tiempo. Solamente Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de sus sistemas independientes, como inscripción, manejo de trabajos científicos, CRM y facturación - y los errores que provienen del ingreso doble de información en más de un programa. Imagine que puede realizar el seguimiento de logística de todos los eventos en un solo lugar. Cada contacto dentro de una organización. Conversaciones entre su equipo de ventas y los patrocinadores. Reuniones entre planificadores, oradores y presentadores. Transacciones con inscritos y asistentes. Negociaciones y planificaciones con proveedores de servicios y de recintos para eventos. Todo en un solo lugar. Combine eso con nuestro paquete sólido de finanzas que está diseñado específicamente para la industria de eventos y usted obtendrá una plataforma poderosa que maneja sus eventos desde la reservación inicial hasta la factura final.
 

Una solución para las conferencias & seminarios internacionales, con todas las herramientas que usted necesita para el manejo de trabajos científicos, inscripción y mucho más

Reemplace tres ó más sistemas. Sistemas que nunca se crearon para trabajar en conjunto en primer lugar; el Software de Ungerboeck le permite hacer más por una fracción del costo. Esto se traduce en aumento en la eficacia, índices más bajos de errores, menos ingresos de datos duplicados y menos tiempo de búsqueda de información. Brindándole más tiempo, visibilidad y control para enfocarse realmente en cosas como conocer las necesidades del cliente y aumentar los ingresos.

  • Tome decisiones estratégicas más rápido y con mejor conocimiento: Visualice toda la información acerca de los contactos de los clientes, y múltiples contactos dentro de una organización - incluso de los asistentes - en la pantalla, de modo que pueda tomar decisiones bien informadas casi de inmediato.
  • Dedique más tiempo en tareas generadoras de ingresos: Deje de saltar de un sistema de software a otro ó de una hoja de cálculo a otra, ingresando y realizando el seguimiento de la información. Invierta su tiempo en tareas que realmente aportan valor a sus eventos.
  • Mantenga a todos en sintonía, en cualquier momento y en cualquier lugar: Realice el seguimiento de los detalles desde cualquier lugar en donde haga negocios, ya sea en la oficina, en el lugar del evento ó en una cafetería. Y, ofrezca información interactiva del evento en los dispositivos móviles de los asistentes.
  • Más de lo que necesita, menos de lo que no - incluyendo el costo agregado: En algunos casos, el paquete de software financiero que usted está utilizando cuesta lo mismo que lo que gasta en la adquisición de su software de eventos. Teniendo las dos características en un solo sistema, usted ahorra, puesto que no tiene que adquirir y soportar técnicamente diferentes paquetes de software. Además, Ungerboeck es la única solución en el mercado que tiene las finanzas listas para auditoría.
  • Trabaje de la manera que usted quiere trabajar: El Software de Ungerboeck puede ser configurado para adaptarse a la manera que usted realiza sus negocios, desde el idioma y términos que usted utiliza, hasta las configuraciones individuales que cada quien hace de sus pantallas. Ese nivel de personalización aumenta la productividad y mejora la satisfacción de los empleados.
 

Vista Rápida del Software

CRM, Ventas & Mercadeo

Manejo de la Relación del Cliente (CRM) 
  • Manejo de la Cuenta & del Contacto
  • Tarea, Actividades & Recordatorios
  • Documentos & Correos Electrónicos Integrados
  • Revisión de Duplicados
  • Integración del MS Outlook
  • Acceso Directo a la Historia de Pago*
  • Importaciones del Asistente
  • Vincular a los Asistentes de acuerdo a la Compañía
Ventas del Expositor & del Patrocinador
  • Aplicación del Expositor & Contratos
  • Historia del Expositor
  • Preferencias de Stand del Expositor
  • Filtro de Ventas del Expositor
  • Eventos de Ventas Combinadas
Campañas de Mercadeo del Asistente 
  • Manejo de las Listas
  • Consultas Avanzadas de las Bases de Datos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de Conferencias

Manejo de Eventos & Coordinación 
  • Agenda del Evento & Líneas de Tiempo
  • Colaboración del Personal & Planeamiento del Evento
  • Compartir Documentos, Imágenes & Notas
  • Servicio de Alimentos y Bebidas, Audio Visual, Detalles de la Configuración
  • Visualización Gráfica del Evento por Hora & Sala
Inscripción de Eventos 
  • Perfiles & Historia del Asistente
  • Apariencia & Marca
  • Talleres & Sesiones
  • Precios Promocionales
  • Credenciales del Asistente
  • Registro de Inscripción
  • Integración de los Medios Sociales (LinkedIn Facebook, Twitter)
  • Múltiples Idiomas & Múltiples Monedas
  • Copiar/Clonar y Templatize Registration Setup
  • Mercancía
  • Capacidades Máximas & Listas de Espera
  • Tarifas de Cancelación
  • Integración sin problemas con la Página de Internet de los Eventos Existentes
  • Inscripción del Expositor
  • Inscripción del Invitado
  • Autorización en Línea de la Tarjeta de Crédito 
Alojamiento 
  • Manejo de Cupo de Habitaciones de Hotel
  • Selección de Habitaciones del Asistente, Depósito & Pago
Oradores, Presentaciones & Trabajos Abstractos 
  • CRM del Orador / Presentador
  • Llamada en Línea para la Presentación de Documentos/ Presentación
  • Manejo de las Presentaciones & Sesiones
  • Puntaje & Aprobación de los Trabajos Científicos
  • Formatos de Correo Electrónico & Listas de Distribución

Manejo de las Exposiciones

Manejo de las Exposiciones 
  • Perfiles del Expositor
  • Categorías del Producto & Sub-Categorías
  • Proceso de la Orden y Seguimiento para los Servicios Complementarios
  • Asignación & Posición del Stand del Expositor
Planos del Recinto de la Exposición 
  • Manejo de los Planos del Recinto del Expositor
  • Importaciones & Exportaciones del Decorador de AutoCAD
  • Dividir, Combinar, Copiar, Mover, Eliminar
  • Formas y Tamaños del Stand Personalizado
  • Reservar, Poner En espera, Asignar Stands
  • Unidades Métricas & Inglesas
  • Formato & Color del Stand

Páginas de Internet, Aplicaciones Móviles & eCommerce (Comercio Electrónico)

Páginas de Internet de las Conferencias & Exposiciones 
  • Sistema de Manejo de Contenido (CMS)
  • Marcas & Navegación Totalmente Personalizadas
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta, Móvil)*
  • Máquina de Búsqueda Optimizada
  • Asistencia de Diseño Gráfico
Micrositios para los Eventos 
  • Formatos de Página de Internet para el Evento
  • Copiar Eventos
  • Ubicación del Evento, Mapa Widgets
  • Diseño Receptivo (Escritorio, Tableta & Móvil de acceso fácil para el usuario)
  • Actualizaciones de las Redes Sociales
  • Páginas Personalizadas
  • Edición Integrada del Contenido
Guía Interactiva para el Asistente del Evento 
  • Computador de escritorio, Tableta & Móvil de fácil uso para el usuario/li>
  • Publicidad
  • Agenda del Evento, Expositor, Sesión, Orador, Perfiles del Asistente
  • Perfiles personales & Recomendaciones
  • Mensaje de Asistente a Asistente & Asistente a Expositor
  • Integración de las Redes Sociales
  • Noticias & Alertas
  • Planos del Recinto interactivos del Pasillo de la Exposición
  • Apariencia & Marcas Personalizadas
  • Correspondencia
Correspondencia 
  • Asistente Móvil para el "Planificador de Eventos"
  • Asistente, Sesión, Expositor & Listas de Oradores
  • Favoritos
  • Documentos & Presentaciones de la Sesión
  • Diagramas & Mapas del Recinto
  • Actualizaciones de las Redes Sociales
  • Páginas de Internet Personalizadas (Hotel, Viajes, Cosas por hacer, Etc.)
Aplicación Móvil para Conferencias 
  • Aplicación Móvil para Reuniones, Talleres & Seminarios Plus
  • Marcas & Apariencia Personalizadas
  • Ventas de Pancarta de Patrocinio & Publicidad

Reportes & Integración

Reportes & Personalización del Usuario Final 
  • Clasificación, Totalización & Agrupación
  • Definir Fórmulas Personalizadas
  • Compartir Visualizaciones Personales & Reportes
  • Personalizar la Interfaz del Usuario
Reporte Financiero 
  • Pérdidas & Ganancias del Evento
  • Extractos Financieros Listos para Auditoría
  • Rentabilidad del Cliente
  • Reportes de las Unidades de Negocios
Tableros Electrónicos 
  • Visibilidad en Tiempo Real
  • Cuadros, Gráficos
  • Tablas de Pivote 
Reporte Avanzado 
  • Reportes Crystal
  • Creador de Formato de MS Word Avanzado
  • Reporte de MS Excel Avanzado
  • Creador de Formato de Correo Electrónico Avanzado
  • Fuentes de Datos de SQL
  • Creador de Reportes de Red
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador
Herramientas de Software del Desarrollador 
  • Abrir API (Programa de Interfaz de la Aplicación)
  • Base de Conocimiento del Desarrollador Dedicado
  • Soporte Directo del Desarrollador
Integración* 
  • Software de Manejo de Asociaciones (AMS)*
  • Manejo de la Relación del Cliente (CRM)*
  • Sistema de Contabilidad de Terceros*
  • Mercadeo por medio de Correo Electrónico
  • Sistema de Manejo de Aprendizaje (LMS)*

Finanzas & Contabilidad Lista para Auditoría

Cuentas por Cobrar 
  • Facturas & Pagos
  • Facturación de Depósito & Devoluciones
  • Verificaciones de Crédito / Historia de Pago
  • Acceso Directo a los Datos de CRM
  • Extractos Históricos & de Pagos Vencidos
  • Autorización de la Tarjeta de Crédito
  • Conciliación Bancaria & de Efectivo*
Compras 
  • Solicitudes
  • Ordenes de Compra
  • Verificación del Presupuesto
  • Flujos de Trabajo de Aprobación en Línea
Libro Mayor 
  • Presupuesto del Evento
  • Cuentas Completas del LM
  • Unidades de Negocios
  • Presupuesto Financiero / Organizacional
  • Integración de Excel
  • Seguimiento de Gastos*
Otros Procesos Financieros 
  • Cuentas por Pagar
  • Activos Fijos
  • Libro de Efectivo
 
*Algunos módulos y características enumeradas pueden requerir una funcionalidad adicional.

Precio del Software

El Software de Ungerboeck puede reemplazar tres ó más de los sistemas que utiliza actualmente para planificar los eventos - incluyendo CRM, planos del recinto, finanzas, e incluso manejo de conferencias - así usted puede obtener una visión clara de sus clientes, incluyendo el historial, los patrocinadores y mucho más. Más información.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.