Cómo Organizar un Evento Colegial Exitoso en 2022

Los eventos que se llevan a cabo en el campus de los centros educativos y universidades han estado en condiciones inestables desde que sucedió la pandemia del COVID-19. Los confinamientos y las regulaciones de distanciamiento social han afectado más fuerte a las escuelas que a otras organizaciones. Los organizadores de eventos en el campus han tenido que establecer nuevas prioridades relacionadas con protección y sanidad en los últimos años para proteger a los asistentes e inspirar confianza de modo que la gente se sienta cómoda al reunirse de nuevo en persona.

Como si un enfoque totalmente nuevo hacia la planificación de eventos no fuera suficiente, la escasez de personal en toda la industria ha hecho aún más difícil la ejecución de un evento. Los organizadores que trabajan en las escuelas en los Estados Unidos están teniendo que volverse más recursivos con una fuerza laboral limitada.

La producción de cualquier tipo de evento en el campus de un centro educativo puede realizarse de modo exitoso con la preparación adecuada – y por supuesto con la tecnología adecuada. Cada institución es diferente, pero casi todos los eventos en el campus requieren los mismos elementos y seguir un itinerario de planificación similar. Con este programa, usted puede ejecutar un evento exitoso para los estudiantes, el personal y la comunidad.

Miles de eventos colegiales de todo tipo y tamaño ocurren cada año, pero estos pueden agruparse en cuatro categorías básicas: talleres, presentaciones, espectáculos en vivo, y proyecciones de películas.

Taller. Los asistentes acuden a los talleres para expandir su conocimiento profesional, aprender nuevas habilidades, llenar vacíos en su conocimiento, ó aprender algo totalmente nuevo. Algunos talleres, especialmente a nivel universitario, ofrecen unidades de educación continuada (CEUs)

Presentaciones. Esta clase de evento puede incluir un solo presentador ó un panel de discusión. Antes de contratar a un presentador, investigue cuáles son las tarifas que cobra. Luego, pregunte acerca de su calendario para asegurarse de que la persona va a estar disponible el día y a la hora de su evento. Una vez que se pongan de acuerdo, pregúntele al presentador qué equipo necesitará instalar para su presentación. El equipo y los requerimientos técnicos son factores fundamentales cuando se ha reservado un espacio para el evento (encontrará más información aquí debajo)

Espectáculo en vivo. Pueden ser conciertos ó eventos de comedia. Después de los eventos deportivos, los conciertos en el campus vienen siendo la actividad extracurricular más popular en el centro educativo en términos de venta de boletos. Sin embargo, existen costos adicionales que se presentan con la reserva y contratación de un artista reconocido, así que tenga en cuenta la transparencia financiera y que vaya a obtener algún retorno de esta inversión. Otro factor a tener en cuenta es el consumo de alcohol en los espectáculos en vivo, más que en cualquier otro tipo de evento.

Proyecciones de películas. Los festivales públicos de cine y las noches de películas pueden ser una manera excelente para conectarse no solo para los estudiantes sino también para toda la institución, y adicionalmente para la comunidad que vive alrededor del campus. Pero antes de que programe una proyección de cine, necesitará averiguar si se requiere alguna licencia. En la mayoría de los casos, la proyección de cine ó películas ó videos en el campus requiere una licencia para espectáculos públicos.

Ahora que sabe qué tipo de evento va a realizar, el siguiente paso es elegir la hora y el lugar.

Seleccione una fecha. Suena sencillo, pero elegir una fecha no es tan fácil como asignar al evento la fecha del siguiente viernes que aparezca libre en el calendario. La fecha equivocada puede afectar seriamente la asistencia. Fiestas, por ejemplo, deben evitarse a toda costa. Usted no quisiera programar su evento para un día en el que la mayoría de sus estudiantes estarán en casa para el descanso de primavera. En el momento en que decida cuál es la fecha del evento, solicítela con anticipación.

Reserve el espacio. La mayoría de las escuelas ofrecen múltiples tipos de espacios, por lo tanto, puede elegir un espacio diferente a los típicos teatros y pabellones de presentaciones cuando realice la reserva para su evento en el campus. Patios abiertos y jardines pueden acomodar un gran número de personas y se puede hacer el distanciamiento social. Los gimnasios son otra opción de recintos, con el beneficio agregado de que son tapados. Sus necesidades de equipo y requerimientos técnicos determinan cuál espacio debe reservar. Hay que tener en cuenta la iluminación, sistemas de sonido, y pantallas, además del mobiliario como sillas, escritorios y mesas.

Usted está avanzando en el proceso de planificación del evento. Ahora es un buen momento para revisar su presupuesto y conformar un equipo de soporte.

Tome nota de sus gastos. La mayoría de los centros educativos cuentan con fondos de actividades destinados para las actividades patrocinadas por la escuela (las organizaciones de estudiantes pueden aplicar a los subsidios para financiar los eventos del campus), pero siempre es importante mantenerse dentro del presupuesto asignado. Determine en dónde y en qué va a gastar el dinero y estime el retorno de la inversión, por ej. ¿se venderán los boletos? Si no, gaste el dinero en algo diferente.

Forme un equipo. Ejecutar un evento toma una gran cantidad de tiempo y esfuerzo, por tanto, es esencial contar con un equipo sólido que trabaje a la par con usted. La escasez de personal en la industria de educación superior no significa que no pueda trabajar con un círculo confiable de personas que le apoyen. Reclute estudiantes para que le ayuden con tareas de logística, como por ej. la persona que será el contacto para los presentadores ó alguien que pueda manejar la promoción del evento. Este apoyo extra será un gran alivio para usted y su personal.

Usted hubiera podido planear un evento realmente divertido e increíble del cual los asistentes hubieran hablado por el resto de sus vidas - si ellos hubieran sabido del evento, claro está. Nadie vendrá a su evento si no lo promociona, aunque este sea la gran maravilla.

Utilice la técnica FOMO. Los canales de medios sociales de la escuela pueden ser muy útiles para hacer del evento un acontecimiento imperdible. Los medios sociales se convierten en una forma rápida, sencilla y asequible para comunicarse con miles de personas que ya de por sí apoyan a su institución. Familiarícese primero con las políticas de medios sociales de su escuela, luego puede colaborar con los equipos apropiados para generar atención con videos publicitarios, códigos de promoción, y ofertas de mercancía exclusiva del evento.

Capitalice en el Día del Evento. Asegúrese de tener suficiente cantidad de video de su evento en el día que se lleva a cabo, incluyendo tomas de la audiencia disfrutándolo, para usar en la promoción de eventos futuros. Invite al periódico estudiantil para que cubra el evento, y distribuya videos en vivo en los medios sociales de modo que la gente que no asistió pueda ver lo que se están perdiendo. El número de asistentes aumentará en su próximo evento puesto que ellos no querrán perderse el evento nuevamente.

Ahora que el evento ha terminado, usted desea saber lo que piensa la gente. ¿Qué hizo bien? ¿Qué pudo haber hecho mejor? Los comentarios son parte esencial para mejorar los eventos futuros y generar asistencia.

Envíe encuestas de salida. Prepare un cuestionario corto y envíelo a sus asistentes dentro de la semana siguiente al evento. Pregúnteles cuáles fueron sus momentos favoritos, los menos favoritos, y cualquier otra observación en general. Todo le será valioso.

Manténgase en contacto. Comuníquese con el presentador del evento ó el artista del espectáculo para compartirle los comentarios de la audiencia, y cualquier otro material promocional, artículos, videos, ó imágenes. Usted también podrá utilizar lo mejor de la grabación para promocionar el campus.

Usted puede realizar de manera sencilla todos los pasos que se han mencionado con un sistema de software único creado para manejar los eventos que se llevan a cabo en las instituciones de educación superior.

Software para manejo de eventos del campus como Ungerboeck para Centros Educativos y Universidades ofrece una plataforma única con características para ahorro de tiempo diseñada para mejorar eficiencia y maximizar las ganancias. Estas características incluyen todo lo necesario para la ejecución de un evento, desde la reserva y registro hasta las finanzas y reportes.

Debido a que Ungerboeck es una solución integral y maneja muchas áreas del negocio de eventos, le recomendamos que se comunique con uno de nuestros expertos en productos para que lo guíen a través del software y le expliquen los beneficios que puede traer a su negocio. Además, puesto que todas las escuelas comparten algunas de las mismas necesidades, a continuación, mostramos las soluciones que ofrecemos para ayudar con tres de los retos más comunes:

Escasez de personal. Toda oportunidad que tenga para incluir auto servicio en un proceso le ahorra tiempo y esfuerzo de manera sustancial al personal. Ungerboeck ofrece un portal de auto servicio de reservas en línea que le permite a los estudiantes, personal, y ciertos operadores externos reservar espacios para eventos en el campus. Ellos también pueden ordenar catering y equipo audiovisual, realizar seguimiento de inventario de equipos, y pagos completos todo dentro del portal.

Las propuestas para las sesiones y convocatorias para los presentadores también se facilitan con el auto servicio. La solución de propuestas para las sesiones de Ungerboeck le brinda la capacidad a los presentadores potenciales enviar sus propuestas por medio del portal en línea. Su equipo ya no tendrá que buscar entre una cantidad de documentos porque el presentador podrá cargar sus credenciales y la información biográfica y estará almacenada en un solo lugar para fácil acceso. También se vuelve más sencillo la revisión de las propuestas. Todos los evaluadores pueden ver todas las propuestas al mismo tiempo. Y a medida que los plazos se aproximan, Ungerboeck envía automáticamente recordatorios por correo electrónico.

Mantenerse al día con la sanidad y protección. Los retos de escasez de personal pueden convertirse rápidamente en retos de sanidad y protección. Un reducido equipo de personal no podrá estar al día con las tareas esenciales de limpieza – y se pueden olvidar y no tener la información de cuáles tareas ya se han realizado y cuáles no.

Las soluciones móviles para manejo de la orden de trabajo de Ungerboeck optimizan al personal de operaciones con las listas móviles de tareas; todos pueden ver lo que necesitan hacer y cuándo, proporcionando a todo el personal la transparencia que se necesita. La interface del usuario, completamente receptiva, es fácil de seguir y se puede acceder en cualquier dispositivo que tenga conexión de internet. A medida que su personal marca como completada cada tarea esencial, actualizaciones en tiempo real permitirán que todos sepan lo que se ha realizado. Usted también puede enviar notas, solicitudes especiales a operaciones y proveer acceso para los diseños de salas.

Y hablando de diseños de salas, el distanciamiento social es más sencillo de lograr con la solución de distribución de espacios de Ungerboeck con la funcionalidad de arrastrar y soltar. Visualice fácilmente el tráfico peatonal y el espacio de los pasillos para evitar congestión en áreas de alto tráfico peatonal.

Procesos desorganizados. Usted tiene que ser muy organizado para manejar todos los eventos que se llevan a cabo en el campus durante el año. El calendario centralizado de Ungerboeck le ayudará a controlar todos los detalles relacionados con las actividades de su evento desde principio a fin.

Tableros de control con diferentes opciones de colores ofrecen visualizaciones de las novedades de los próximos eventos. También puede ver estadísticas acerca de los eventos que ya ocurrieron. Las visualizaciones personalizadas del calendario le permiten filtrar lo que no necesita y ver la información que es más importante para usted. Comparta los calendarios con sus colegas y así todos los que participan estarán siempre al tanto de las noticias más recientes.

Todas las escuelas son diferentes, pero estos consejos y herramientas le proporcionarán la dirección que necesita para organizar un evento exitoso en el campus. Y cuando se encuentre listo para comenzar la planificación, la plataforma poderosa de Ungerboeck puede ayudarle en el manejo de la carga de trabajo con una eficiencia adicional y procesos más ágiles hasta el día del evento.