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Como Organizar Una Feria

Planificar cualquier tipo de eventos requiere de creatividad, ingenio y flexibilidad, pero las ferias se distinguen del resto. Se deben tener en cuenta las consideraciones especiales para administrar un evento a celebrarse en el recinto ferial, especialmente los grandes espectáculos a gran escala, de un día de duración, que atraen a miles de personas en decenas de miles de acres de tierra.

Las ferias eran difíciles de ejecutar en los días previos a COVID-19, pero ahora se deben seguir los nuevos protocolos de seguridad además de los factores habituales como finanzas, manejo de proveedores y el personal. Entonces, ¿cómo reunir todo como organizador de eventos mientras tiene en cuenta estos nuevos cambios? A continuación, lo orientaremos en cómo planificar, organizar y manejar una feria que salga divertida para todos, incluido usted mismo.

Preparando el Regreso – Re-abriendo la Feria

La pandemia obligó al cierre de las principales ferias de todo el mundo en 2020. Reunir a tanta gente en un solo lugar simplemente no era factible con las restricciones impuestas por los gobiernos. En 2021, las restricciones se están relajando en la mayor parte del mundo, lo que permite un lento regreso a los negocios como de costumbre.

Esperemos que su recinto ferial no haya estado completamente vacío durante el último año, y que no tenga que hacer una limpieza o recuperación de las instalaciones, pero incluso si lo hace, ordenar los terrenos está en la parte inferior del listado de acciones a tener en cuenta al reabrir la feria. La salud y la seguridad de sus clientes es lo más importante. Piense en los tres siguientes puntos mientras planifica la reactivación.

Manejo de Asistentes. Sí, las ferias se celebran mayormente al aire libre, pero eso no significa que se pueda ignorar el distanciamiento social. Las multitudes se forman rápidamente en lugares que no esperarás. Al diseñar el mapa, considere el flujo de tráfico peatonal alrededor de espacios como ventas de alimentos, baños y atracciones populares para que pueda ser proactivo para evitar cuellos de botella. Intente pensar más allá de las colas e indicar distancias de seis pies en el suelo con pintura o adhesivos. Los miembros del personal también pueden ayudar a guiar el tráfico.

Seguimiento de Visitantes. El seguimiento de visitantes en un evento funciona de la misma manera que el seguimiento de visitantes en un sitio en internet. Le permite ver quién viene a su lugar y puede brindarle información valiosa sobre quiénes son, incluido su estado de salud actual. Cuando las personas se inscriben para el evento, pídales que completen una simple encuesta de salud para ayudarlo a identificar situaciones de alto riesgo antes de que ocurran.

Mantengalo Limpio. Es absolutamente esencial que todo el recinto se mantenga limpio para mantener a sus visitantes seguros. Preste mucha atención a los baños. Asegúrese de que estén ordenados y siempre abastecidos con suministros para lavado de manos como jabón, agua y toallas de papel. Coloque desinfectante de manos en todo el recinto ferial en lugares cercanos a las salida, instalaciones ganaderas y vendedores de alimentos. Use cubiertos desechables y proporcione muchos contenedores de reciclaje y botes de basura.

Una vez que haya asegurado las precauciones de salud y seguridad, lo siguiente que debe considerar antes de reactivar es ayudar al personal. Se necesitan cientos de profesionales con diferentes habilidades para hacer que un evento a gran escala se desarrolle sin problemas. Dado que tantas ferias se cancelaron en 2020, muchos empleados de eventos y recintos se quedaron sin trabajo y abandonaron la industria. Reclutar nuevo personal es solo una pieza del rompecabezas. También deberá capacitarlos e integrarlos a su organización para lograr una experiencia óptima.

Enséñales lo Básico. Si bien es obvio que los nuevos empleados necesitan aprender los conceptos básicos del trabajo, recuerde que todos aprendemos de manera diferente. Designe a un instructor para que demuestre las tareas, además proporcione manuales a las personas para que puedan seguir teniendo puntos de referencia. Consulte periódicamente con los nuevos empleados para evaluar cómo van las cosas.

Hágalos Sentir Bienvenidos. Involucrar a las personas a la cultura de su empresa contribuye en gran medida a la retención de empleados. La celebración reuniones de inducción, presentación del nuevo personal a los empleados más experimentados, así como entre sí, y encontrar la forma en que se pueda mostrar su aprecio hace que las personas se sientan orgullosas de trabajar para la organización.

Mejore sus Perspectivas Profesionales. Ofrezca al mejor personal caminos de aprendizaje para adquirir certificaciones profesionales que ayudaran a desarrollar nuevas habilidades en digitalización y tecnología. Todos los eventos, no solo las ferias, dependen cada vez más de soluciones tecnológicas modernas para gestionarlos. Las personas buscan oportunidades de desarrollo profesional, y si las ofrece, es mucho más probable que retenga a un equipo que esté preparado para impulsar el negocio.

Consideraciones Para Ferias Sin Contacto

Hablando de soluciones tecnológicas modernas, encontrar formas de eliminar los puntos de contacto físico es gran parte de la gestión de una feria en el 2021. Digitalizarse en lo que se pueda es una inversión que valdrá la pena hoy, y en el futuro. Pruebe estos cuatro consejos de expertos en tecnología.

Hagalo Todo en Linea. Desde la venta de boletos hasta las reservas de estacionamiento, use el sitio web o de la aplicación de su evento para manejar ventas por adelantado con tarjetas de crédito. Esto reduce las interacciones en persona en su recinto y elimina la necesidad de manejo de efectivo. También puede incluir un mapa del recinto ferial con GPS incorporado para que las personas puedan encontrar su camino sin un mapa en papel o un puesto de información.

Códigos QR para Registro y Restaurantes. Después de que un asistente compre un boleto, envíe un código QR digital a su correo electrónico o teléfono. El invitado escaneará su código cuando llegue al recinto ferial para obtener la entrada, en lugar de un boleto de papel. Los códigos QR también pueden reemplazar los menús impresos en papel a la hora de comer. La mayoría de los proveedores de alimentos pueden acomodar pedidos y pagos digitales.

Señalización Digital. Los letreros digitales colocados de manera destacada pueden permitirle anunciar detalles del evento, cambios u otras comunicaciones importantes a todos los asistentes. El envío de notificaciones con la aplicación del evento también puede ayudar a correr la voz enviando mensajes directamente a los teléfonos de los visitantes.

No Comparta. A todos nos encanta un buffet gourmet, pero dejar que su personal se encargue de servir las porciones es mucho más seguro. Nunca permita que las personas compartan utensilios. Use artículos desechables siempre que sea posible, o limpie y desinfecte las cosas que no se pueden reemplazar después de cada uso.

Enfoquese en las Finanzas de su Recinto Ferial

Los protocolos de seguridad ahora están contabilizados y tiene una estrategia digital sólida en su recinto. El siguiente paso en la gestión de su feria es saber a dónde van y de dónde vienen sus ingresos. Su presupuesto afecta todos los aspectos de las operaciones diarias. Debe tener una idea clara en dónde se encuentra financieramente al armar su calendario de eventos para el año. Así es como puede aumentar las ganancias y mantener los costos bajo control.

Realice un seguimiento de datos reales vs estimados. El seguimiento de datos reales significa capturar números reales, no números proyectados, desde todas las fuentes, incluidas las no planificadas. Compare los estimados de costos con el dinero que realmente ingresa y ajuste su presupuesto.

Capitalice las Concesiones. Seamos realistas. Para miles de personas, la feria se liga a la comida. Los ingresos generados por los asistentes a la feria pueden ser sustanciales. Prepárese para maximizar las comisiones de los proveedores y expositores que más atraen al presentarlos en su publicidad y colocarlos estratégicamente en áreas fáciles de encontrar en sus locaciones.

Encuentre Nuevas Fuentes de Ingresos. Concesiones de alimentos y Venta de boletos son opciones obvias para hacer dinero, pero es posible que no sean suficientes para mantenerlo a flote durante todo el año. Cobrar por estacionamiento e ingresos preferenciales puede ayudar a aumentar los resultados. Los patrocinios de empresas locales pueden abrir otra fuente de ingresos no tan obvia.

Apóyese con Patrocinios. Si logra un acuerdo de patrocinio, hágalo mutuamente beneficioso promocionando sus productos en el sitio web y canales de redes sociales, y presentando el logotipo en todo el perímetro. Ofrezca el recinto ferial con un descuento para sus eventos. Cualquier cosa que pueda hacer para construir y cultivar una relación sólida será ventajosa para ambos, además de que ayuda a atraer a más patrocinadores.

Mantener los costos dentro del presupuesto también implica identificar gastos ocultos. Por ejemplo, el equipo envejece y necesita ser reparado o reemplazado, a menudo inesperadamente. ¿Ha calculado las tarifas de mantenimiento? ¿Qué pasa con suministros para baños? ¿Estás seguro de que tiene suficiente, o tiene demasiado? Considere los siguientes cuatro factores.

Compre al por Mayor. Algunas cosas como mesas de picnic, toallas de papel y stands de expositores son necesarios para llevar a cabo su evento, y necesitará muchos. Es fácil pagar de más por suministros como sillas que debe tener en grandes cantidades. Busque cotizaciones de compañías mayoristas y compre (o alquile) a en gran cantidad.

Renueve. La feria estatal es un rito anual de verano y una tradición para miles de personas. Para esos asistentes recurrentes, es importante refrescar las ofertas para que vuelvan cada año. Mejore la asistencia rotando regularmente ofertas previas para mostrar nuevas opciones que ayudan a optimizar los negocios repetitivos.

Espere que Algo se Descomponga. Cambiar las exposiciones pasadas por otras nuevas también puede ayudar a mantener costos de mantenimiento bajo control. Los equipos nuevos no necesitarán tanta atención como equipos que han visto días mejores. Sin embargo, aún debe anticipar los costos de mantenimiento porque las cosas se dañarán de vez en cuando. Tenga en cuenta gastos operativos, mano de obra y seguros. Calcular la depreciación del equipo también puede ayudarlo a tomar decisiones de mantenimiento inteligentes.

Vea Donde Puede Ahorrar. Es cierto que necesita gastar dinero para ganar dinero, pero mantenga sus gastos razonablemente. ¿A dónde va la mayor parte de su dinero? ¿Qué está agotando sus reservas? ¿Puede renegociar contratos con terceros, alquilar en lugar de comprar o llegar a un acuerdo con un expositor de larga data? Explore las formas en que puede ahorrar. Incluso pequeños ahorros suman para hacer una diferencia en su presupuesto.

¿Cómo puede el software Ungerboeck mejorar la gestión de su recinto ferial?

Todas las consideraciones de manejo de ferias mencionadas pueden ser abrumadoras incluso para planificadores de eventos experimentados. Sin duda es mucho para recordar. Afortunadamente, Ungerboeck está aquí para ayudar.

Ofrecemos una plataforma única específica para recintos feriales con opciones que mejoran eficiencia y maximizan ganancias. Estas características incluyen todo lo que necesita para capturar necesidades de ejecución de un evento, desde contabilidad y reportes hasta la administración de proveedores y manejo del calendario.

Dado que la plataforma es tan potente y cubre tantas cosas, recomendamos comunicarse con uno de nuestros expertos para guiarlo y explicarle como el software puede adaptarse a sus necesidades. Pero dado que todas las ferias comparten algunas de las mismas necesidades, aquí hay cuatro desafíos comunes y soluciones que ofrecemos para ayudar.

Mantenerse al tanto de la limpieza. Es crucial mantener el terreno limpio, eliminar la basura, asegurarse de que los baños estén completamente abastecidos con suministros y proporcionar estaciones funcionales para desinfectarse las manos. Todas estas tareas pueden ser difíciles para el personal de mantener. Nuestra solución de Órdenes de Trabajo Móviles hace que sea más fácil para proporcionar una lista de verificación virtual que pueden actualizar en tiempo real a medida que se completan las tareas. Todos pueden ver el progreso, y puede asegurarse de que nada se pase por alto.

Diseñar los espacios del recinto. Los recintos feriales generalmente cubren miles de acres. ¿Cómo optimiza su mapa para que todo siga un flujo natural, sus mejores expositores vean la mayor cantidad de tráfico y sus visitantes no se aglomeran en un solo lugar? Ungerboeck resuelve todo esto con el Plano de la Exposición. Una interfaz fácil de usar le permite exponer todo su espacio en minutos y compartir el producto final con interesados con solo unos pocos clics.

Mantengalos a todos informados. Se necesita un ejército para hacer que se ejecute una feria. Use El Hub segurandose de que cada una de las partes interesadas esté siempre en la misma página. Almacene la información más reciente en un solo lugar para que todos los empleados, proveedores, contratistas y voluntarios puedan leer información y anuncios importantes sobre los eventos.

Maneje de múltiples expositores. ¿Cuántos expositores participaron en el último evento? ¿Y cuántos correos electrónicos y llamadas telefónicas hicieron a cada uno de ellos con relación a presentaciones, aprobaciones, suministros y equipos? El Portal del Expositor de Ungerboeck automatiza tediosas tareas que solías hacer tú mismo y pone el poder en manos de los expositores. El portal de autoservicio permite cargar documentos y enviar solicitudes por ellos mismos.

Estos consejos, trucos y herramientas te guiarán y te darán lo que necesitas para tener éxito a la hora de organizar una feria. Y cuando la temporada de ferias está en pleno apogeo, Ungerboeck te respalda con un conjunto de soluciones de software diseñadas para agilizar todo el proceso de principio a fin.

Ahora si nos disculpas, tenemos que montarnos en una montaña rusa.

IDEAS IMPORTANTES

¿CÓMO ORGANIZAR UNA FERIA?

Para organizar una feria exitosa, necesita saber dónde están sus finanzas y mantenerlas en orden. La comunicación con el personal es crucial, ya que tendrá que estar al tanto de la limpieza para mantener a sus invitados seguros. Diseñe su recintos dando a los proveedores más reconocidos mayor visibilidad.

¿QUÉ ES UNA FERIA ESTATAL?

Parte carnaval, parte exposición agrícola, una feria estatal es un gran evento público que se celebra anualmente en el verano o principios de otoño. Las exposiciones y competiciones de ganado se llevan a cabo tradicionalmente entre una variedad de actividades como paseos y juegos. La comida tiene su propia categoría con ofertas especiales de la cocina estadounidense.