Como resultado del COVID, actualmente la demanda de eventos es mayor que nunca, sin embargo, la industria está enfrentando algunos problemas para poder salir adelante. Desde escasez de personal, con un 69% de organizaciones reportando falta de trabajadores calificados, hasta inconvenientes con las cadenas de suministros, deudas incurridas durante los confinamientos, y costos que han aumentado considerablemente, los impactos de la pandemia no han acabado. Por consiguiente, Los profesionales de recintos y eventos deben encontrar nuevas formas de simplificar sus procesos y producir eventos rentables y entretenidos.
En Ungerboeck, hemos dedicado más de 35 años al desarrollo de tecnología que soporte a los profesionales de eventos y recintos a nivel mundial en el manejo de sus eventos. Durante este tiempo, también hemos aprendido que independientemente de la industria ó el tipo de evento, existen seis fases principales para el manejo exitoso de un evento y que la automatización puede simplificar cada fase, facilitando todo el proceso de planificación de eventos.
¿Qué es la gestión eficaz de eventos?
La palabra "evento" abarca una variedad de acontecimientos sociales, culturales y de negocios. Desde conferencias hasta cenas de gala, fiestas de cóctel, reuniones de consejo, bodas, ferias, espectáculos en vivo, encuentros deportivos, grupos comunitarios, además de cualquier otro acontecimiento social que desee organizar, y aunque el contenido puede ser distinto, el proceso de manejo de eventos sigue el mismo formato de seis fases.
Las Seis Fases de Un manejo de Eventos Efectivo
¿En qué consiste la Automatización de un evento?
La automatización de un evento consiste en la práctica de reemplazar los procesos manuales de planificación de eventos con tecnología. La automatización de un evento mejora la eficiencia, consistencia, y productividad, minimizando las tareas que dependen de la intervención humana y al mismo tiempo reduce los riesgos y errores.
¿Por qué los Recintos Automatizan sus Procesos de Manejo de Eventos?
Aquí mostramos algunos de los beneficios que experimentan los recintos al automatizar los procesos del manejo de eventos:
- Acelere la Incorporación de los Trabajadores y Asegure la Continuidad del Negocio – La automatización puede soportar la introducción, incorporación y entrenamiento, y por lo tanto asegura la consistencia y continuidad, lo que conlleva a obtener mejores resultados.
- Aumente la Productividad y Alcance el Potencial de su Negocio – Permita que los recintos alcancen su verdadero potencial proporcionándole a los miembros de su personal las herramientas para incrementar la productividad y capacidad de rendimiento.
- Aumente la Satisfacción en el Trabajo y la Retención de Empleados – Al empoderar a su equipo con la tecnología adecuada promueve el rendimiento y compromiso, y por lo tanto incrementa la satisfacción en general.
- Elimine los Procesos Manuales y Aumente la Eficiencia – Al reemplazar los procesos manuales con la tecnología automatizada, los recintos ahorran tiempo y dinero y, de manera más importante, liberan a su personal para que se enfoquen en tareas prioritarias que generen ingresos.
- Mejore la Integridad de los Datos y Obtenga Un Mayor Conocimiento del Rendimiento del Negocio – Centralice todos los datos en una fuente única de información, para asegurar que sus datos sean exactos y actuales; fomente la colaboración interdepartamental y obtenga un mejor conocimiento del negocio.
- Aumente las Experiencias de los Clientes con Puntos de Contacto Digitales - Los puntos de contacto digitales les permiten a los equipos del recinto dedicar menos tiempo en funciones administrativas y más tiempo en tareas importantes - como produciendo eventos excepcionales.
- ¡Ejecute Eventos Memorables, Seguros y Rentables! – La implementación de los sistemas adecuados para automatizar los procesos de manejo de eventos ayuda a los recintos a producir eventos memorables de manera consistente, que son divertidos, que están dentro del presupuesto, y que suceden de acuerdo al plan. Como resultado, ¡los recintos incrementan la satisfacción de los clientes y crean el camino para que ellos vuelvan a tener negocios con su organización además de traer un crecimiento potencial!
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También puede leer nuestra próxima publicación de esta serie – Parte 2 de la Serie Automatización del Evento: Recolectando las consultas y Transformando las Reservas.