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Tendencias y Tecnología para Eventos: Genere de Nuevo Confianza con Eventos que Cuenten con Medidas de Seguridad para COVID 19

El mayor reto para los profesionales de eventos en el 2021 es asegurarse de que la gente se sienta segura al reunirse de manera presencial. Si su audiencia tiene inquietudes acerca de la seguridad, la asistencia será menor de lo que debería ser.

Afortunadamente, la tecnología para eventos ha avanzado mucho durante la pandemia del COVID-19. Las tendencias nuevas en tecnología de manejo de eventos no solo reducen la distancia entre las experiencias completamente virtuales y las exposiciones presenciales, sino que también difunden el mensaje de que es seguro asistir a su evento. Las medidas de seguridad en el sitio, las soluciones flexibles, y la comunicación digital, son elementos que funcionan en conjunto para recuperar de nuevo la confianza de sus asistentes.

Seguridad en el Sitio

Usted debe tener en mente las normas de distanciamiento social durante la planificación de los eventos – pero ¿cómo funciona eso en un salón que potencialmente está lleno de gente? Las herramientas de manejo de asistentes, como las credenciales digitales, controles de temperatura, y cuestionarios de salud son esenciales para favorecer el cumplimiento de las normas de distanciamiento social. Y adicionalmente, estas herramientas también tienen una ventaja: son altamente visibles. Los asistentes se sentirán tranquilos al ver que usted está aplicando las medidas necesarias de seguridad para COVID.

  • Credenciales digitales. Reduzca los puntos de contacto físicos y las interacciones con el personal, enviando a los asistentes un código de respuesta rápida en el momento en que se estén inscribiendo. Solicite que escaneen el código cuando salgan ó ingresen al espacio para realizar un seguimiento exacto de los visitantes y para la localización de contactos.
  • Controles de temperatura. Identifique los visitantes de alto riesgo antes de que ingresen, implementando controles de temperatura en las puertas del recinto.
  • Cuestionarios de salud. A medida que los visitantes se registren, pregúnteles acerca de sus viajes recientes, ó de su estado de salud actual. Si usted realiza cuestionarios de salud, explique claramente la política que maneja acerca de los datos, y también afirme su compromiso de nunca compartir públicamente los datos confidenciales.
Soluciones Flexibles

Las restricciones de COVID-19 se están eliminando lentamente, pero mandatos gubernamentales repentinos pueden entorpecer un evento que lleva planeándose por meses. Esto no solo representa una pesadilla para los planificadores de eventos y para los recintos, sino que pueden preocupar a la gente que de lo contrario se sentiría segura asistiendo en persona. Por lo tanto, ser flexibles ante los cambios podrá salvar su evento y mantener una cifra sólida de asistencia.

Por ejemplo, una plataforma para eventos híbridos le brindará tranquilidad a la audiencia ya que le estará ofreciendo a la gente la opción de intercambiar su experiencia de personal a virtual. Considéralo como una “póliza de seguro” para los asistentes que todavía se sienten temerosos de reunirse personalmente.

Otro ejemplo es ofrecer la habilidad de compartir sesiones grabadas en una plataforma virtual para que las personas puedan verlas cuando quieran. Esto implica un beneficio adicional, de difundir su mensaje a una mayor audiencia puesto que la gente puede compartir los videos con sus colegas.

Es importante revisar los procedimientos de respuesta de emergencia con el recinto antes de que se realice la reserva. Si la fecha de su evento ó la plataforma necesita modificarse en el último minuto, lo mejor es estar preparado con anticipación y con un plan por escrito.

Comunicación Digital

No deje que sus esfuerzos para generar confianza pasen inadvertidos. Informe de todas las precauciones de seguridad relacionadas con COVID que usted está poniendo en práctica en su evento por medio de una estrategia de comunicaciones robusta.

Promueva las normas de seguridad en su página de inscripciones, aplicación, y canales de medios sociales. Colabore con el gerente del recinto y proporcione esta información en la página de internet del recinto y en los canales de medios sociales. Mensajes automatizados y las notificaciones de inserción antes del evento son también una buena opción para regar la voz. Algunas cosas que son importantes de destacar son:

  • Reglas de higiene y seguridad en el recinto
  • Información de contacto para las preguntas ó modificaciones de última hora
  • Un chatbot en su aplicación ó página de internet dedicado para la información de seguridad
  • Política de datos y compromiso de confidencialidad con la información de salud de los asistentes
  • Y no se olvide de realizar seguimiento – los comentarios después del evento son cruciales para generar confianza

Al adoptar nuevas tendencias de tecnología como las medidas de seguridad en el sitio, soluciones flexibles, y comunicación digital, los profesionales podrán convencer a la gente que es seguro asistir a los eventos presenciales. La tecnología realmente se convierte en su mejor amiga. Utilícela para guiar el desarrollo de los eventos que cuentan con todas las medidas de seguridad para COVID, y volver a ganar la confianza de las audiencias.