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Comment les événements hybrides façonneront l'avenir de l'industrie

Il ne fait aucun doute que la pandémie COVID-19 et son impact sur l'économie mondiale représente un tournant important pour l'industrie des événements et salons et pourrait remodeler certains des concepts d'événements tels que nous les connaissons. Dans une brève enquête réalisée lors du rassemblement virtuel autour du Global Meeting Industry Day au début du mois, 77 % des 12 500 participants estiment que les expériences virtuelles joueront un rôle plus important dans les événements après la crise.

En raison des restrictions en matière de santé et de sécurité, les réunions prévues en face à face ont dû se faire en ligne. Apparaissant comme une nouveauté pour de nombreux professionnels de l'événementiel qui ne se sont pas encore tournés vers les outils webinaires et chats vidéo, cette évolution forcée se reflétera fortement dans l'avenir des événements.

Dans notre vie privée, les conférences virtuelles et les chats vidéo sont devenus essentiels pour nous permettre de rester en contact avec nos amis et notre famille. Du point de vue d'un organisateur d'événements, les événements en ligne sont devenus un moyen d'offrir des sessions en ligne et de permettre un échange virtuel entre les participants.

Les événements hybrides, eux, réunissent les deux éléments clés que sont les manifestations présentielles et les manifestations virtuelles. Ils réunissent tous les composants de la participation « en directe » et de la participation « à distance ».

Conférences et salons professionnels dans un monde virtuel

Compte tenu de la grande diversité des types d'événements, il est important de comprendre ce qui qui rend un événement unique. Et comment le concept même de l’événement est affecté par le face à face ou le virtuel ?

  • Les conférences, séminaires et ateliers servent souvent de plateformes éducatives : L'avantage dans le monde virtuel est que le contenu peut être fourni par le biais de session en ligne, ce qui donne à toute personne intéressée la possibilité de participer à distance et ce, où qu'elles se trouvent. Les plateformes d'apprentissage seront certainement très sollicitées à l'avenir, car la pandémie a une fois de plus montré l'importance de l'accessibilité à la connaissance à la demande. Même l'échange et les discussions entre les participants peuvent être proposés par le biais de chats et de forums virtuels. Ce n'est certainement pas tout à fait comparable à une "vraie" pause-café lors des conférences, ou lors des événements sociaux organisés après les sessions, mais c'est un excellent moyen de faciliter des conversations dans un monde virtuel.
  • Les salons professionnels et les expositions dans le secteur B2C et B2B sont basés sur des expériences en face à face entre les exposants et les visiteurs, et sur la possibilité de faire des affaires tout en se rencontrant en personne. Néanmoins, les salons professionnels virtuels sont devenus plus populaires pendant la pandémie. Ils permettent aux entreprises de positionner leur marque, de présenter leurs produits dans un environnement virtuel et générer de nouveaux contacts. Un stand virtuel peut offrir une première approche aux visiteurs, et surtout la possibilité de demander une conversation plus approfondie ou une démonstration de produit.

Pourquoi les organisateurs devraient-ils envisager des concepts hybrides pour leurs prochains événements ?

Indépendamment de la pandémie mondiale, il existe plusieurs raisons qui peuvent affecter le nombre de participants physiques à un événement :

  • La politique de développement durable de l’entreprise et notamment le niveau de sensibilisation aux concepts de voyage durable.
  • Des restrictions de voyage en raison de l'instabilité politique d’un pays.
  • Les frais qu'impliquent le déplacement sur un événement (voyage, logement, nourriture, etc.)
  • La recherche de l’équilibre entre charge de travail et la vie personnelle des participants

Comment commercialiser votre événement hybride ?

Approchez votre événement hybride de la même manière que vous le feriez pour un événement classique. Commencez par comprendre vos objectifs : à quelles fins réalisez-vous cet événement ?

Que ce soit pour la notoriété de votre marque, pour créer un engagement client ou générer des revenus, cela vous aidera à déterminer la structure de votre événement :

  • Quelle partie de l'événement doit être virtuelle ?
  • Qu'allez-vous proposer dans le cadre de l'événement physique ?
  • Les participants doivent-ils payer pour la partie virtuelle ?

Les événements hybrides vous permettront d'étendre la portée de votre manifestation à un public qui n’aurait peut-être pas pu y assister. Avec cette offre de "laissez-passer virtuel", vous enregistrerez une participation plus élevée et augmenterez votre retour sur investissement.

Dans tous les cas, la communication concernant le contenu de l’offre joue un rôle important dans la stratégie de l'événement. Les participants doivent savoir ce à quoi ils n’auront pas accès en optant pour le volet en ligne uniquement, et s'ils paient, ils doivent pouvoir clairement identifier l’avantage éducatif.

Devons-nous avoir peur de proposer des événements hybrides ?

Non, les événements hybrides n'empêcheront pas les gens d'assister à votre événement en personne.

Même si les événements virtuels présentent un certain nombre d'avantages, les récents commentaires recueillis lors de nos conférences Virtual Unite révèlent que deux éléments clés des événements en face à face ne peuvent être remplacés par des moyens numériques :

  • La qualité du réseautage : il n'est pas possible d'entrer en contact avec les gens de façon individuelle, ni de ressentir les émotions et les réactions humaines de quelqu'un.
  • Le business : Les affaires sont basées sur la confiance, c'est pourquoi la composante émotionnelle d'une rencontre entre humains continuera à être importante dans les affaires.

Les événements hybrides ne menaceront pas les réunions en face à face. Ils ajouteront une composante supplémentaire qui sera probablement mieux acceptée dans un avenir proche.