En savoir plus sur nos solutions pour vous aider à rouvrir les lieux en toute sécurité.

Retour à la page d'accueil
Shutterstock 1731013966
Aperçus
Article
6 Min Lire

Evénements virtuels : Défis et Menaces

Hormis si votre wifi est en panne depuis plusieurs mois (auquel cas vous ne les consulterez probablement jamais), vous avez probablement lu l'un ou l'autre des articles traitant des plates-formes d'événements virtuels. Qui plus est, il est à peu près certain que vous avez tous participé à au moins trois événements virtuels, conférences en ligne ou tables rondes numériques au cours des six derniers mois. Et alors que nous sommes de plus en plus immergés dans un univers de réunions, de discussions et même de salons virtuels, cette tendance peut être perçue par certains comme une perte de valeur pour les événements présentiels.

Les événements virtuels créent de nombreux défis pour l'industrie de l'événement et des salons : une menace pour certains mais une opportunité pour d'autres. Une chose est sûre, les événements digitaux ne manqueront pas et les barrières géographiques ne seront plus un problème.

Examinons quelques-uns des changements les plus marquants qu'a connus notre secteur en étudiant le développement à court terme de l'industrie et les défis que cela représente.

Des changements de comportements

Les gens s'habituent à rester chez eux et à avoir tout à portée de main sur leurs appareils mobiles. Les événements virtuels sont une façon de répondre à notre nouveau "mode de vie numérique". Ils nous offrent la possibilité d'assister à n'importe quel événement dans le monde tout en nous libérant des contraintes liées aux déplacements. Et depuis le confort de notre foyer ! Alors pourquoi se déplacer ou voyager quand on peut participer à des réunions et potentiellement visionner des films sur un deuxième écran ?

Un modèle plus rentable ?

Il est clair que les frais de déplacement seront moins élevés grâce à cette digitalisation. Les entreprises pourraient être amenées à remplacer leur participation physique par des participations à des événements virtuels. Cela semble particulièrement intéressant pour la formation et le transfert de connaissances. Si la tendance se maintient, les ateliers et les cours en présentiels pourraient devenir moins attractifs pour de nombreuses entreprises.

Cela dit, comme les attentes en matière de qualité vont augmenter, les tarifs des conférences virtuelles devraient s’en ressentir.

Et même si cela a un impact sur l'industrie événementielle, de nombreuses personnes ressentiront le besoin d'assister à des cours, des conférences ou des ateliers en présentiel ; tout simplement parce que nous sommes des êtres humains avec des besoins d'interaction sociale et de contacts physiques.

Ainsi, à court terme, les sociétés en tireront certainement des avantages financiers. Toutefois, il est nécessaire de continuer à nouer et à développer des relations, faute de quoi la stabilité financière globale des entreprises de l’évènement pourrait s'en ressentir à long terme.

Equilibre entre qualité et quantité

En supprimant la contrainte des barrières physiques, les organisateurs d'événements ont considérablement augmenté la fréquentation de leurs manifestations. À Ungerboeck, nous en avons fait l'expérience avec nos conférences régionales Unite 2020, où nous avons triplé le nombre de participants par rapport aux années précédentes. Effectivement ce type d’événements est très accessible et la fréquentation s’en ressent, mais il est aussi beaucoup plus facile de se déconnecter d'un événement en ligne que de quitter un événement en présentiel. Ainsi, lorsque vous envisagez d’organiser un événement virtuel ou hybride, il est impératif de mettre l’accent sur la création d'une expérience participant attrayante.

Certes ces nouveaux modèles d’événements permettent d’augmenter la fréquentation, d’élargir les marchés et d'entrer en contact avec des clients et prospects qui n’auraient peut-être jamais participé à vos événements par le passé. Cependant, soyez prudent. Car si vous ne proposez pas à vos participants une expérience mémorable et si vous ne prenez pas le temps de nouer des relations avec eux, vous risquez de les perdre pour de prochains événements qu’ils soient virtuels ou physiques. La qualité, l’intérêt, le divertissement et les avantages personnels sont autant d’éléments qui inciteront vos participants à ne plus participer à vos événements futurs s’ils n’en voient pas la valeur.

Fidélisation des participants

Les organisateurs devront s’impliquer davantage dans le succès de leurs exposants et sponsors. Lorsqu'ils participent à un événement physique, les exposants ont une grande maîtrise de ce qu'ils font et des personnes avec lesquelles ils interagissent. Une discussion autour d’un déjeuner ou lors d’une pause, une rapide échange entre deux portes sont autant d’opportunités de contact. La présence sur site génère une expérience instantanée tant au niveau du rayonnement de l’événement, des espaces, que de la qualité de la nourriture pour les participants.

Avec les événements virtuels, l’évaluation du succès, notamment la valeur et le retour sur investissement pour les sponsors et les exposants, ont changé. L'environnement numérique crée de nouvelles frontières avec les participants et limite nos interactions les uns avec les autres. La communication tend à être moins personnelle et les liens deviennent plus superficiels.

Les organisateurs d'événements doivent être innovants et envisager de nouvelles façons de faciliter le dialogue entre les participants, les exposants et les sponsors. Ils doivent repenser la durée des événements, les contenus et les formats des sessions, et même la structure de leur plateforme d'événements virtuels. Lorsque nous proposons des expériences en ligne, nous devons garder à l'esprit que nous sommes en concurrence avec tout un monde de distractions qui gravitent autour de nos participants.

Monétisation des événements virtuels

Avec les événements virtuels, le coût par visiteur diminue considérablement, ce qui donne aux organisateurs une flexibilité illimitée. Vous pouvez organiser des centaines d'événements avec des milliers de participants à bas coût. La logistique n'est plus une barrière. Tout dépend alors de la créativité du contenu, de l’attractivité de la plateforme et du marketing, mais surtout de la façon dont vous exploitez ces événements pour générer du revenu et des retombées. Plus les gens sont convaincus de la valeur de leur participation à un événement, plus ils sont susceptibles de payer un droit d’entrée élevé. Ainsi, bien qu'il soit plus facile d'organiser des événements, il faudra accorder beaucoup plus d'attention à la fidélisation des participants ainsi qu'à la création de nouvelles sources de revenus pour les organisateurs.

Évolution des métiers de l’événement

Formation continue et compétences reconnues sont plus importantes que jamais, car le rôle des acteurs de l’événement évolue rapidement de nos jours. Les professionnels doivent acquérir de nouvelles compétences et élargir leurs connaissances en matière de réunions numériques s'ils veulent devenir de véritables experts en analyse et conception d'événements virtuels. Ces compétences seront essentielles pour organiser les futurs événements virtuels. On ne peut plus se contenter de ce qui a fonctionné dans le passé. Les organisateurs d'événements qui acceptent le changement et les nouvelles technologies seront les leaders et les gagnants de cette nouvelle ère.

Conclusion

Les événements virtuels feront partie de notre quotidien pendant encore un certain temps, et ils présentent de nombreux avantages, surtout à une époque où les rencontres physiques sont impossibles. Dans le même temps, ils changent les business models classiques et ils constituent sans aucun doute de nouveaux défis.

À mesure que le secteur de l'événementiel évolue, ces nouveaux événements gagneront en profondeur et créeront de nouvelles pistes pour les organisateurs tant au niveau de la qualité, de la monétisation ou la fidélisation des participants. De meilleures analyses ouvriront de nouvelles voies pour améliorer le contenu des événements et l'expérience participants.

Les professionnels de l'événementiel doivent s'adapter aux changements apportés par les événements virtuels. En réunissant le meilleur des événements sur site et des événements virtuels dans des expériences hybrides passionnantes, ils pourront créer des expériences événementielles novatrices basées sur des analyses inédites et de nouvelles techniques de fidélisation.