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Gestion du changement : 6 étapes menant au succès

Gestion du changement : 6 étapes menant au succès

Il est fort probable que vous ayez été confronté à un changement important au moins une fois dans votre carrière, que ce soit dans le cadre de la stratégie de numérisation de votre entreprise, en raison de plaintes croissantes de vos employés ou encore parce que vous vous êtes rendu compte que vos procédures et structures étaient dépassées.

Il existe plusieurs types de changements dans une organisation. Dans le cadre de mon travail, je m’occupe principalement de l’implémentation de logiciels clés pour les affaires. L’expérience m’a montré que bon nombre de personnes décisionnaires ou en position de responsabilité sont conscientes des effets positifs des nouvelles technologies, par exemple l’amélioration des processus ou de la productivité, mais hésitent toutefois à franchir le pas. Quelles en sont les raisons ?

La peur du changement

Ce n’est pas tant la nouvelle technologie elle-même qui est à l’origine des hésitations et réticences des personnes chargées de sa mise en œuvre. Ils savent pertinemment son effet bénéfique sur leur structure organisationnelle et leur efficacité. La peur est plutôt liée à un manque de confiance dans le fournisseur de la technologie, ses compétences, sa capacité de gestion du projet ainsi que dans le processus d'implémentation lui-même.

Une nouvelle technologie est indéniablement un changement important : nouveaux processus, nouvelle façon de travailler, nouveaux moyens de communication, redéfinition de la mesure des résultats... Une approche et une planification appropriées sont des facteurs clés pour un changement réussi.
Les phases d’implémentation de la technologie
La transition vers une nouvelle technologie/solution logicielle peut se diviser en plusieurs phases : définition de la charge de travail, planification du projet, installation de la technologie/solution logicielle, configuration (en plusieurs étapes prédéfinies, généralement), migration des données, formation et, enfin, adoption définitive de la nouvelle solution. Cela dit, les étapes d’implémentation d’une nouvelle technologie diffèrent selon les éléments suivants :

  • Portée du projet
  • Type d’organisation (site évènementiel, organisateur d’évènements, etc.)
  • Secteurs d’activités et services concernés
  • Processus d’affaires concernés
  • Taille de l’organisation/des secteurs concernés
  • Phases d'activité professionnelle

Le moment idéal pour implémenter une technologie

En fonction de sa portée, ce type de projet peut nécessiter jusqu’à un an ou même plus dans certains cas, pour que le changement soit effectif dans chaque secteur ou service concerné. Il existe toutefois certains moments clés qui dictent en partie le déroulement du processus, par exemple le changement du logiciel de comptabilité au début de l’exercice comptable. Dans l’idéal, un laps de temps doit être déterminé pour chaque étape mentionnée précédemment. Dans notre industrie, nous différencions bien souvent les sites qui accueillent les évènements des entreprises qui les organisent.

Un organisateur vit au rythme de ses évènements, selon des phases où son activité est plus ou moins intense. Pour ces entreprises, le passage à une nouvelle technologie a généralement lieu au moment d’un évènement déterminé.

Les sites évènementiels ont quant à eux une activité continuellement élevée (dans le meilleur des mondes). Les pauses sont relativement courtes, voire inexistantes, entre les différents évènements. Il est donc nécessaire d’identifier ces périodes de moindre intensité. L’implémentation doit se faire en parallèle du planning des évènements du site, ce qui requiert une collaboration étroite entre les services concernés et le fournisseur de la technologie.

Quel est le meilleur moyen de procéder ?

L’implication de toutes les parties concernées dès le début est cruciale :

  1. Impliquez les employés (pas seulement les gestionnaires/dirigeants) dans le processus de sélection de la technologie.
  2. Expliquez et justifiez la nécessité du changement. Quels en seront les principaux avantages ? N’oubliez pas : le changement requiert l’adhésion de plein gré de tous les employés, qui éprouveront à un moment ou à un autre des difficultés liées à son implémentation.
  3. Montrez dans quelle mesure les processus seront changés et les conséquences qui devraient en découler. Il est important de présenter les conséquences non seulement pour les employés et les services, mais aussi pour l’entreprise dans son ensemble.
  4. Définissez et planifiez les différentes étapes de l’implémentation en coopération avec les employés concernés. Quels sont les employés à impliquer pour chaque phase du processus ? Quel est le moment le plus opportun pour leur participation ? À quel moment surviennent leurs pics d'activité professionnelle, de manière à éviter de les soumettre à un stress supplémentaire ?
  5. Soyez vigilant à la résistance et à l'opposition au changement parmi votre personnel, et réagissez en conséquence. Écoutez toutes les critiques et répondez-y au mieux. Identifiez les employés qui pourraient être plus difficiles à convaincre. Assurez-vous de convaincre les bons employés (consultez mon article sur les leaders informels pour bien identifier vos cibles).
  6. Allouez suffisamment de temps à la formation de vos employés. Une préparation suffisante et un temps de formation approprié peuvent permettre d’éviter les frustrations et erreurs. (Avez-vous déjà vu un pilote de motocross conduire une Formule 1 ? La catastrophe est quasiment assurée.) Différentes méthodes et options permettent d’utiliser au mieux les compétences de vos employés. Essayez d’impliquer chacun en temps opportun et de manière préparée, afin d’obtenir les meilleurs résultats.

L’implémentation d’une nouvelle technologie, ou le passage à un nouveau logiciel, est un changement organisationnel particulièrement délicat pour une entreprise. Quelle a été votre expérience en la matière ? Avez-vous des conseils à ajouter à cette liste ?