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La montée des événements hybrides à l'ère du numérique

Rassembler les gens n'a jamais été aussi compliqué et paradoxalement aussi simple. L'ère du digital a rassemblé des gens du monde entier, créant des communautés et favorisant le partage des expériences. Aujourd'hui, alors que la filière événementielle est confrontée à des défis inédits, nous ne pouvons pas nous permettre d'espérer que nos modèles économiques traditionnels puissent perdurer.

Nous sommes dans une renaissance numérique. Plus que jamais, nous échangeons des informations en ligne, que ce soit avec des membres de la famille, dans le cadre du travail ou des loisirs. Nous nous attendons naturellement à ce que les nouveaux outils expriment notre vie physique dans la vie numérique, créant ainsi de nouvelles expériences. Pour répondre à ces besoins, les entreprises technologiques réagissent par de grandes avancées et des innovations techniques. Afin que la filière événementielle puisse défendre sa place dans le monde des affaires et de la culture, nous devons nous adapter à ces nouveaux challenges en créant nous-mêmes un nouveau modèle d'expérience événementielle complet.

Les événements virtuels et hybrides ne sont pas nouveaux

Les webinaires, les événements numériques et la participation des utilisateurs ne sont pas des idées nouvelles. La plupart d'entre nous se sont inscrits à quelques webinaires au cours des dernières années. Nous avons notamment vécu des expériences très différentes pour chacun des webinaires. Tandis que certains nous offrait un contenu de qualité, des possibilités de contact avec les présentateurs, un accès au contenu, aux ressources après l'événement, d’autres étaient une perte de temps, souvent animés par des discours commerciaux, malgré le fait que nous nous attendions à de nouvelles réflexions et à des possibilités de formation continue. Les conférences numériques quant à elle peuvent également nous fournir toutes sortes d'informations. Beaucoup d'entre nous ont participé à une conférence virtuelle au cours des derniers mois, ce qui nous a donné envie d'en savoir plus. En effet, nous nous sommes probablement tous inscrits à une conférence virtuelle qui nous a semblé pertinente et passionnante, mais qui a conduit à générer de nombreuses vidéos préenregistrées sans aucune orientation, sans structure claire et sans possibilité d'interaction avec les autres participants.

Bien que les événements en ligne ne soient plus un concept nouveau, il nous est encore difficile de les considérer comme plus qu'un simple webinaire ou une réunion virtuelle. Ils peuvent parfaitement être utilisés pour renforcer la marque et augmenter les ventes.

L'ère numérique a même laissé des traces dans le secteur traditionnel de l'événementiel. De nombreuses conférences, salons et même mariages intègrent désormais des outils numériques pour améliorer l'échange d'informations entre les participants. Cependant, à ce jour, ces outils sont souvent des composants distincts qui ne peuvent être assemblés pour former un grand ensemble - ou des produits modernes de haute technologie qui peuvent être beaux à regarder mais n'offrent pas toujours une réelle valeur ajoutée. Ces outils peuvent être un vrai casse-tête pour les organisateurs d'événements et les sites, car ils ne peuvent pas toujours être facilement connectés aux principaux systèmes de ventes. Un engagement authentique des participants ne peut être généré de cette manière.

La plupart des événements hybrides semblent toujours géniaux à première vue. Outre les réunions sur place, les marchés, les salles d'exposition et les séminaires, il existe des sessions en ligne, des flux en direct, des applications d'enquête et des outils de médias sociaux. Souvent, ces éléments sont importants losqu’ils sont utilisés de manière séparé, mais ne parviennent pas à impliquer pleinement le public numérique dans l'événement physique. Nous ne pouvons pas simplement installer une webcam dans un hall d'exposition ou utiliser une application sujette aux erreurs et appeler cela un événement hybride. Le résultat serait plutôt une aliénation complète du public virtuel.

Les événements virtuels et hybrides restent la meilleure solution

Les événements sur place rassemblent les gens, ils favorisent l'innovation et changent la vision du monde. Grâce à l'expérience sur site, les participants se sentent émotionnellement liés au contenu, au public et au lieu. Les événements virtuels ne peuvent pas encore tout à fait suivre à cet effet. Toutefois, les événements en ligne et les événements hybrides nous offrent de nouvelles possibilités de prendre contact avec des participants virtuels et de développer nos activités. Chaque jour, le monde numérique nous offre de nouveaux outils de communication qui nous permettent d'accroître la participation des participants en ligne à l'événement. Le monde numérique nous offre également de nouveaux moyens d'offrir une plus grande valeur aux participants et peut augmenter les revenus et les marges.

Que vous ajoutiez des éléments hybrides à votre événement ou que vous optiez pour un événement entièrement virtuel, les deux options offrent des avantages étonnants tant pour les participants que pour les entreprises événementielles. La nouvelle ère qui s'est ouverte dans la filière de l'événementiel exige que les mondes physique et numérique soient combinés de manière significative. Ces mesures peuvent réduire les frais de participation et les coûts de gestion des salles. Ils peuvent augmenter le nombre de participants, l'implication active des participants et la présence sur le marché. Ils peuvent apporter une valeur ajoutée à tous les participants de diverses manières.

Pour les participants virtuels, le plus grand avantage est souvent la réduction des frais de participation. En offrant des options numériques, les participants peuvent utiliser des enregistrements et d'autres outils pour continuer à apprendre et accéder au contenu à leur propre rythme après l'événement. Les outils numériques peuvent même contribuer à atténuer le #FOMO (Fear of Missing Out). Vous pouvez permettre à vos participants de participer à un plus grand nombre de sessions de conférence que ce qui serait normalement possible lors d'une journée de conférence normale. Les plates-formes d'événements virtuels offrent de nombreuses possibilités de mise en réseau avec d'autres participants et d'intégration des technologies appropriées de manière significative. L'anonymat permet également à votre public en ligne de participer seul et sans crainte à un événement et de s'engager pleinement dans l'expérience.

Les événements virtuels et hybrides peuvent aider les lieux et les organisateurs à étendre leur présence sur le marché et même à ouvrir des marchés entièrement nouveaux. Nous pouvons utiliser pleinement les capacités pour équilibrer les coûts et les profits. Les composants virtuels permettent à de nombreuses personnes de participer à des événements auxquels elles n'avaient pas accès auparavant. La capacité limitée des espaces numériques peut créer un sentiment d'exclusivité, ce qui augmente le nombre d’inscriptions. Les outils numériques nous permettent d'adapter entièrement l'accès et la tarification aux besoins de notre entreprise et de notre public. Nous pouvons offrir de nouvelles réductions ou de nouveaux avantages à nos exposants, présentateurs et participants. Nous pouvons facilement combiner la richesse des analyses, l’acquisition de prospects et les opportunités de réseautage que nous ne pourrions tout simplement pas offrir pour un événement sur place avec notre présence numérique. Nous pouvons créer des événements inclusifs grâce à des technologies d'assistance facilement accessibles.

L'avenir des événements est un modèle hybride plus intelligent. Nous disposons de la technologie nécessaire pour unifier pleinement les expériences dans l'ensemble du lieu physique et de la plate-forme virtuelle. Nous avons la responsabilité auprès notre filière de créer une nouvelle norme pour les expériences d'événements hybrides.

Qu'est-ce qu'un événement hybride ?

Un événement hybride est un événement qui combine un événement en personne avec une participation virtuelle. Des éléments en ligne pour les participants à distance sont ajoutés au concept de l'événement sur place. Grâce aux médias sociaux et aux outils interactifs tels que les chats en direct, les sondages et les séances de questions et réponses, le public à distance peut interagir directement avec les organisateurs et les autres participants.

Quels sont les avantages d'un événement hybride ?

En ouvrant votre événement en personne à un public virtuel, vous augmentez votre participation à l'événement et vous avez la possibilité de générer des revenus supplémentaires. La portée accrue de l'événement et le fait que votre contenu reste disponible pour le public pendant une longue période rendent également votre événement plus attrayant pour les sponsors. Les événements hybrides peuvent réduire les budgets de voyage et l'empreinte carbone des entreprises, car les participants à l'événement ne doivent pas nécessairement se rendre sur le lieu de l'événement en personne.