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Numérisation des sites évènementiels : la fin des systèmes analogiques ?

Numérisation des sites évènementiels : la fin des systèmes analogiques ?

Un évènement est parfaitement organisé lorsque les participants se remémorent par la suite une expérience enrichissante et stimulante. Pour cela, les organisateurs et responsables de sites évènementiels doivent multiplier les interactions avec leurs clients. Ces interactions sont toutefois en perpétuel changement et impliquent donc un haut degré d’adaptabilité.

La présence croissante de ces nouvelles interactions avec les clients est notable dans l’industrie évènementielle : les organisateurs de salons, responsables de sites évènementiels et planificateurs d’évènements évoluent pour intégrer une offre numérique dans leur portfolio. Les clients et participants viennent aux évènements avec de nouvelles exigences qui reflètent les tendances numériques. Pour les sites évènementiels, plus particulièrement, cela implique souvent une révision des étapes de processus, dès les premiers contacts avec les clients et exposants.

Mais cette transition numérique n’est pas si simple, pour de nombreux sites évènementiels. La peur de l’inconnu et les éventuelles pertes de temps liées aux essais influent sur la volonté de mise en œuvre de nouveautés. Le plus grand défi est généralement la question des possibilités numériques et de leur véritable valeur ajoutée : la numérisation d’un site évènementiel est-elle seulement possible ? Quels sont alors les moyens à disposition ? Comment exploiter ensuite cette numérisation au mieux ?

La détection du potentiel de numérisation

Les activités quotidiennes d’un site évènementiel pouvant potentiellement être numérisées et donc simplifiées sont multiples. La santé financière d’un site évènementiel repose par exemple sur la signature de contrats, qui implique un long processus administratif. Ce processus peut pourtant être facilité par le recours aux nouvelles technologies, par exemple celles que propose DocuSign pour la signature numérique des documents administratifs. Ces documents sont ensuite soumis à un processus d'authentification et envoyés en ligne.

Les portails web facilitent les communications et la collaboration avec les clients, améliorant ainsi le parcours client. Les points de contact entre le planificateur et le site évènementiel sont nombreux, de la recherche d’un endroit à l’organisation sur site, en passant par les demandes de prix et la planification des détails. Grâce au Portail des planificateurs d’évènements, les sites évènementiels permettent à leurs clients de visualiser et même modifier les informations relatives à un évènement en temps réel. Le portail inclut également des fonctionnalités de gestion de contrat, de traitement des tâches et de suivi de checklist, en plus de la possibilité d’échange mutuel de documents liés à l'évènement.

La pensée numérique

Ce ne sont là que quelques exemples de possibilités offertes, la numérisation des sites évènementiels présente en réalité un potentiel énorme. Par ailleurs, la numérisation ne concerne pas seulement les innovations techniques, mais aussi l’évolution des processus intellectuels. Ces nouveaux modes de pensée influencent notre vision du quotidien, notre travail et nos expériences. Se focaliser sur le client et sur les processus numériques, voilà donc ce que doivent faire les sites évènementiels pour offrir à leurs clients, participants et exposants une expérience répondant à l’air du temps.