Conference Centers

CENTROS DE CONFERÊNCIAS

O planejamento de eventos descomplicado começa com as ferramentas certas

A maximização do uso do seu espaço é tarefa número 1. Feito isso, a verdadeira diversão começa - equilibrar, melhor do que ninguém, todos os fatores associados aos clientes que usam seu espaço. Mas como fazer a diferença?

O Ungerboeck Software tráz uma perspectiva única que pode significar um grande avanço para toda a equipe do centro de conferências. O segredo está em reunir todas as operações comerciais envolvidas na organização de eventos em um software eficiente. Algo que só a Ungerboeck pode fazer. Um banco de dados único armazena todas as suas informações essenciais: vendas, reservas, agendamento de serviços internos e terceirizados, buffet, credenciamento de participantes e informações para o departamento financeiro em tempo real, tudo em um só lugar.

O Ungerboeck Software pode substituir três ou mais sistemas – reservas de salas, CRM, manutenção das instalações, e até mesmo finanças – de uma forma muito mais barata. Isso significa velocidade, baixas taxas de erros, menos reinserção de dados e menos tempo na busca de informações – dando a você mais liberdade, mais visibilidade e controle para se concentrar em outras tarefas importantes, como a utilização do seu espaço e o aumento de receita.

Pare de ficar pulando de um software para outro ou de tentar organizar dados em várias planilhas para ter o que você precisa. Obtenha as informações necessárias sobre seus melhores clientes de maneira imediata, para que você possa oferecer proativamente serviços valiosos que facilitem a vida deles.

  • Tudo num só lugar: os clientes conseguem fazer mais e em menos tempo quando podem solicitar em um único lugar serviços internos e terceirizados, desde a reserva de salas até equipamentos de audiovisual, buffet, e muito mais.
  • Dedique mais tempo a oportunidades lucrativas: gaste menos tempo em tarefas manuais (como inserção de dados, por exemplo) e se dedique mais a estreitar relacionamentos, reservar espaços e oferecer produtos e serviços adicionais.
  • Atualizações automáticas evitam surpresas: depois que um evento é agendado, qualquer alteração é feita diretamente no sistema. As ordens de serviço podem ser atualizadas instantaneamente para que nada seja esquecido, garantindo eventos sempre realizados com perfeição.
  • Forneça informações aos participantes quando eles quiserem e onde quer que eles estejam: nossa solução mobile permite que os organizadores de conferência transmitam informações do evento de forma interativa e imediata nos dispositivos móveis (smartphones, por exemplo) dos participantes.
  • Mais do que você precisa e menos do que você não precisa - incluindo custos adicionais: em alguns casos, o pacote de softwares financeiros custa o mesmo que o seu software para o gerenciamento de eventos. Com essas duas funcionalidades em um só sistema , você economiza porque não precisa comprar e pagar pelo suporte de dois ou mais softwares. Além disso, o Ungerboeck é a única solução no mercado com dados financeiros prontos para auditoria.
  • Trabalhe da maneira que você deseja: O Ungerboeck Software pode ser configurado para a forma como você faz negócios, desde o idioma e termos que utiliza até a maneira com que um usuário vê as informações na tela. Esse nível de personalização melhora a satisfação do funcionário, aumentando assim a produtividade do seu negócio.

 

O Software

CRM, planejamento, vendas e marketing

Gestão de relacionamento com o cliente

  • Contas e gestão de contatos
  • CRM do evento
  • Tarefas, atividades e notificações
  • Gestão de processos de vendas e oportunidades
  • E-mail e documentos integrados
  • Verificação de duplicatas
  • Integração com o MS Outlook
  • Acesso direto ao histórico de pagamentos*

Reserva de instalações e espaços

  • Calendários gráficos de reserva
  • Pesquisa de disponibilidade
  • Calendários personalizáveis
  • Confirmações de reservas
  • Solicitações de reserva on-line*

Contratos e propostas

  • Aprovações e fluxos de trabalho
  • Adendos e versões
  • Tarefas e notificações automáticas
  • Segurança e controle de revisão

Campanhas de marketing

  • Gestão de listas
  • Consultas avançadas de banco de dados
  • Modelos de e-mail e listas de distribuição

Gestão de eventos e operações

Gestão de eventos

  • Agenda e cronogramas de eventos
  • Compartilhar documentos, imagens e notas
  • Confirmação da ordem do evento
  • Controle de revisão
  • Tablet otimizado*

Serviços e ordens de serviço

  • Áudio Visual, buffet, organizações de salas etc.
  • Grupos e pacotes
  • Acompanhamento de pedidos x entregas reais
  • Acompanhamento de encargos e custos
  • Aprovações de compra*
  • Atribuir ordens de serviço

Buffet

  • cardápios e substituições
  • Personalização do cardápio e modelo de lucratividade
  • Cotações de buffet e ordens de serviço
  • Acesso a fornecedor externo
  • Ordens de buffet on-line*
  • Controle de compras e estoque*

Estoque

  • Perecíveis e equipamentos
  • Alertas de estoque
  • Contagens físicas
  • Contabilidade de ativos fixos*

Gestão de conferências 

Inscrição e credenciamento em eventos

  • Histórico e perfis de participantes
  • Autorização on-line de cartão de crédito
  • Aparência e identidade visual
  • Sessões e produtos
  • Preço promocional, lista de espera
  • Crachás de participantes
  • Verificação de inscrição

Palestrantes, apresentações e resumos

  • CRM de palestrante/apresentador
  • Editais on-line / submissão de apresentações
  • Apresentação e gestão de sessões
  • Classificação e aprovação de resumo
  • Modelos de e-mail e listas de distribuição

Coordenação e gestão de eventos

  • Agenda e cronogramas de eventos
  • Colaboração de equipe e planejamento de eventos
  • Compartilhar documentos, imagens e notas
  • Buffet, Áudio Visual, detalhes de organização
  • Visão gráfica do evento por hora e espaço

Sites, mobile apps e e-commerce

Site do centro de conferência

  • Sistema de gestão de conteúdos (CMS)
  • Marca totalmente personalizada e navegação
  • Design dinâmico (desktop, tablet, mobile appl)*
  • Otimização de mecanismo de pesquisa (SEO)
  • Assistência de design gráfico
  • Calendários personalizados de eventos*
  • Portais de fornecedores independentes*

Reservas e agendamentos de espaços on-line (iEBMS)

  • Pesquisa de disponibilidade e reservas
  • Taxas de aluguel de espaço e pagamento
  • Upload de imagem e documento
  • Alterações e cancelamentos

Ordens de serviço e buffet on-line (iEBMS)

  • Ordem de serviço estilo "carrinho de compras"
  • vendas condicionadas e substituições
  • Descontos baseados em volume automatizados
  • Verificação do estoque em tempo real
  • Autorização on-line de cartão de crédito

Fluxos de receita adicional

  • Microsites de eventos do cliente
  • mobile apps para reuniões, workshops e seminários
  • mobile apps para conferências

Relatórios e integração

Personalização e relatório do usuário final

  • Classificação, totalização e agrupamento
  • Definir fórmulas personalizadas
  • Compartilhar relatórios e visualizações pessoais
  • Personalizar a interface do usuário

Relatórios financeiros

  • Lucro e perda do evento
  • Relatórios financeiros prontos para auditoria
  • Lucratividade do cliente
  • Relatório do centro de custo e de lucro

Painéis

  • Visibilidade em tempo real
  • Tabelas, gráficos
  • Tabelas dinâmicas

Relatório avançado

  • Crystal Reports
  • Criador de modelos avançado do MS Word
  • Relatório avançado do MS Excel
  • Criador de modelos avançado de e-mail
  • Fonte de dados SQL
  • Construtor de relatórios da web
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Kit de desenvolvedores de software 

  • API aberta
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Integração

  • Site/CMS
  • Sinalização digital
  • Sistema HR e CRM
  • Sistema financeiro existente

Finanças e contabilidade pronta para auditoria

Contas a receber

  • Faturamento e pagamentos
  • Faturamento de depósito e revogações
  • Verificações de crédito / histórico de pagamentos
  • Acesso direto aos dados de CRM
  • Avisos de vencimento e cobrança
  • Autorização de cartão de crédito
  • Conciliação bancária e de caixa*

Compras 

  • Requisições
  • Ordens de compra
  • Verificação de orçamento
  • Fluxo de trabalho de aprovação on-line

Livro razão

  • Orçamento do evento
  • Contas completas de livro razão
  • Centros de custo e de lucro
  • Orçamento financeiro / organizacional
  • Integração com o Excel
  • Controle de despesas*

Outros processos financeiros

  • Contas a pagar
  • Ativos fixos
  • Livro caixa

*Alguns módulos e recursos listados podem exigir funcionalidades adicionais

Precificação da Ungerboeck Software

O Ungerboeck Software pode substituir três ou mais sistemas – reservas de salas, CRM, manutenção das instalações, e até mesmo finanças – de uma forma muito mais barata. Isso significa velocidade, baixas taxas de erros, menos reinserção de dados e menos tempo na busca de informações – dando a você mais liberdade, mais visibilidade e controle para se concentrar em outras tarefas importantes, como a utilização do seu espaço e o aumento de receita. Saiba mais.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.

Setores

Para mais detalhes sobre como o nosso software pode funcionar para o seu negócio, escolha um dos setores abaixo: Setores