Convention & Exhibition Centers

CENTROS DE CONVENÇÕES E EXPOSIÇÕES

Evite erros constrangedores e que custam caro

Há chances de você ser o ponto de referência. Um local que as pessoas se referem ao dar direções, por exemplo, porque é onde ocorrem os maiores eventos na comunidade. Com esse nível de notoriedade, erros não podem acontecer. Além disso, todos os negócios ao seu redor – hotéis, restaurantes, lojas e até mesmo taxistas – contam com você e sua reputação.

Somente o Ungerboeck Software oferece uma solução completa que inclui reserva de espaços, logística, manutenção das instalações - até mesmo o financeiro do evento –, capaz de dar a exatidão e a eficiência que outros programas de gestão de eventos não dão. Isto significa economia de tempo, redução de falhas e aumento de receita.

Quando sua equipe inteira, desde vendas até operações e contabilidade, trabalha em um banco de dados único e centralizado, você pode controlar as várias peças envolvidas na reserva, no planejamento e na execução de eventos em tempo real. No dia do evento, você pode rapidamente capturar as alterações de última hora, como pedidos de mercadorias adicionais e serviços, além de incluir esses itens na fatura do evento instantaneamente. Dessa maneira, você será capaz de oferecer um serviço de nível bem mais elevado a seus clientes.

  • Todos os seus dados em um só lugar = automação REAL: Puxe informações do seu cliente diretamente do arquivo CRM e as insira na reserva, gerencie espaço e serviços, gere automaticamente ordens de serviço, comunique-se com seus funcionários e até mesmo gere faturas. Tudo isso sem precisar reinserir dados ou importá-los de sistema para sistema.
  • Obtenha informações mais estratégicas sobre as necessidades do cliente: não só é possível saber a posição dos clientes no fluxo de vendas, como também você (ou qualquer outro usuário autorizado) pode ver o histórico e as preferências dos clientes, os status de contas a receber, os documentos relacionados. Tudo de forma imediata. Assim você fica bem mais preparado para responder melhor a perguntas e identificar as oportunidades de vendas rapidamente.
  • Gerencie o que realmente importa e não se preocupe com detalhes insignificantes: controle equipamentos, serviços e outros detalhes do gerenciamento de eventos. Além disso, com o Ungerboeck você oferece tudo de forma proativa fazendo com que os eventos sejam executados de maneira impecável, para que seus melhores clientes voltem sempre.
  • Monitore as finanças em tempo real: acompanhe pagamentos e despesas instantaneamente usando um painel personalizável. Não espere mais a sincronização dos bancos de dados durante a noite.
  • Torne a vida mais fácil para seus clientes e sua equipe: configure modelos padrão para o planejamento de eventos ou copie a programação para eventos recorrentes, o que economiza tempo e ajuda sua equipe a trabalhar de forma mais inteligente.
  • Mais do que você precisa e menos do que você não precisa - incluindo custos adicionais: em alguns casos, o pacote de softwares financeiros custa o mesmo que o seu software para o gerenciamento de eventos. Com essas duas funcionalidades em um só sistema , você economiza porque não precisa comprar e pagar pelo suporte de dois ou mais softwares. Além disso, o Ungerboeck é a única solução no mercado com dados financeiros prontos para auditoria.
  • Trabalhe do jeito que você deseja, não da maneira imposta pelo software: o Ungerboeck se adapta à forma com que você faz negócios. Não há necessidade de mudança de seus fluxos de trabalho ou mesmo dos termos que você usa, o que significa que não há necessidade de um treinamento extensivo ou que a sua equipe precise parar totalmente as operações até que se adapte ao novo software.

 

O Software

CRM, planejamento, vendas e marketing

Gestão de relacionamento com o cliente

  • Contas e gestão de contatos
  • CRM de evento
  • Tarefas, atividades e notificações
  • Gestão do processo de vendas e oportunidades
  • E-mail e documentos integrados
  • Verificação de duplicatas
  • Integração com o MS Outlook
  • Acesso direto ao histórico de pagamentos*

Reserva de instalações e espaços

  • Calendários gráficos de reserva
  • Pesquisa de disponibilidade
  • Calendários personalizáveis
  • Confirmações de reservas
  • Solicitações de reserva on-line*

Contratos e propostas

  • Aprovações e fluxos de trabalho
  • Adendos e versões
  • Tarefas e notificações automáticas
  • Segurança e controle de revisão

Campanhas de marketing

  • Gestão de listas
  • Consultas avançadas de banco de dados
  • Modelos de e-mail e listas de distribuição

Gestão de eventos e operações

Gestão de eventos

  • Agenda e cronogramas de eventos
  • Compartilhar documentos, imagens e notas
  • Confirmação da ordem de evento
  • Controle de revisão
  • Ordens de expositores*
  • Tablet otimizado*

Serviços e ordens de serviço

  • Áudio Visual, buffet, organizações de salas etc.
  • Grupos e pacotes de itens
  • Acompanhamento de pedidos x entregas
  • Acompanhamento de encargos e custos
  • Aprovações de compra*
  • Atribuir ordens de serviço

Buffet

  • Cardápios e substituições
  • Personalização do cardápio e modelo de lucro
  • Orçamentos de buffet e ordens de serviço
  • Acesso a fornecedor externo
  • Ordens de buffet on-line*
  • Controle de compras e estoque*

Estoque

  • Perecíveis e equipamentos
  • Alertas de estoque
  • Contagens físicas
  • Contabilidade de ativos fixos*

Gestão de convenções

Inscrição e credenciamento em eventos

  • Histórico e perfis de participantes
  • Autorização on-line de cartão de crédito
  • Aparência e identidade visual
  • Sessões e produtos
  • Preço promocional, lista de espera
  • Crachás de participantes
  • Verificação de inscrição

Palestrantes, apresentações e resumos

  • CRM de palestrante/apresentador
  • Editais on-line / submissão de apresentações
  • Apresentação e gestão de sessões
  • Classificação e aprovação de resumo
  • Modelos de e-mail e listas de distribuição

Coordenação e gestão de eventos

  • Agenda e cronogramas de eventos
  • Colaboração de equipe e planejamento de eventos
  • Compartilhar documentos, imagens e notas
  • Buffet, Áudio Visual, detalhes de organização
  • Visão gráfica do evento por hora e espaço
  • Expositor e vendas do patrocinador*

Sites, mobile apps e e-commerce

Site do centro de convenções

  • Sistema de gestão de conteúdos (CMS)
  • Marca totalmente personalizada e navegação
  • Design dinâmico (desktop, tablet, mobile app)*
  • Otimização de mecanismo de pesquisa (SEO)
  • Assistência de design gráfico
  • Calendários personalizados de eventos*
  • Portais de fornecedores independentes*

Reservas e agendamentos de salas e espaços on-line (iEBMS) 

  • Pesquisa de disponibilidade e reservas
  • Taxas de aluguel de espaço e pagamento
  • Upload de imagem e documento
  • Alterações e cancelamentos

Ordens de serviço e buffet on-line (iEBMS)

  • Ordem de serviço estilo "Carrinho de compras"
  • Vendas condicioandas e substituições
  • Descontos baseados em volume automatizados
  • Verificação do estoque em tempo real
  • Autorização on-line de cartão de crédito 

Fluxos de receita adicional

  • Microsites de eventos do cliente
  • mobile apps para reuniões, workshops e seminários
  • mobile apps para conferências

Relatórios e integração

Personalização e relatório do usuário final

  • Classificação, totalização e agrupamento
  • Definir fórmulas personalizadas
  • Compartilhar relatórios e visualizações pessoais
  • Personalizar a interface do usuário

Relatórios financeiros

  • Lucro e perda do evento
  • Demonstrações financeiras prontas para auditoria
  • Lucratividade do cliente
  • Relatório do centro de custo e de lucro

Painéis

  • Visibilidade em tempo real
  • Tabelas, gráficos
  • Tabelas dinâmicas

Relatório avançado

  • Crystal Reports
  • Criador de modelos avançado do MS Word
  • Relatório avançado do MS Excel
  • Criador de modelos avançado de e-mail
  • Fonte de dados SQL
  • Construtor de relatórios da web
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Kit de desenvolvedores de software

  • API aberta
  • Banco de dados de conhecimento de desenvolvedor dedicado
  • Suporte direto para desenvolvedor

Integração

  • Site/CMS
  • Sinalização digital
  • Sistema HR e CRM
  • Sistema financeiro existente

Finanças e contabilidade pronta para auditoria

Contas a receber

  • Faturamento e pagamentos
  • Faturamento de depósito e revogações
  • Verificações de crédito / histórico de pagamentos
  • Acesso direto aos dados de CRM
  • Avisos de vencimento e cobrança
  • Autorização de cartão de crédito
  • Conciliação bancária e de caixa*

Compras

  • Requisições
  • Ordens de compra
  • Verificação de orçamento
  • Fluxo de trabalho de aprovação on-line

Livro razão 

  • Orçamento do evento
  • Contas completas de livro razão
  • Centros de custo e de lucro
  • Orçamento financeiro / organizacional
  • Integração com o Excel
  • Controle de despesas*

Outros processos financeiros

  • Contas a pagar
  • Ativos fixos
  • Livro caixa

*Alguns módulos e recursos listados podem exigir funcionalidades adicionais

Precificação da Ungerboeck Software

O Ungerboeck Software pode substituir três ou mais sistemas – reservas de salas, CRM, manutenção das instalações, e até mesmo finanças – de uma forma muito mais barata. Isso significa velocidade, baixas taxas de erros, menos reinserção de dados e menos tempo na busca de informações – dando a você mais liberdade, mais visibilidade e controle para se concentrar em outras tarefas importantes, como a utilização do seu espaço e o aumento de receita. Saiba mais.

HISTORIAS DE EXITO

INTERNATIONAL CONFERENCE CENTRE

El Centro Internacional de Conferencias en Ginebra, Suiza, maneja exitosamente los eventos de diferentes tamaños y alcance en un medio ambiente de múltiples organizaciones con el Software de Ungerboeck.

MAYO CIVIC CENTER

El calendario de reservas de Ungerboeck y el sistema de manejo de documentos le ayudan al Centro Cívico de Mayo, en Minnesota, Estados Unidos.

BORDEAUX CONVENTION BUREAU

La Oficina de Convenciones de Burdeos en Gironda, Francia, optimiza su mercadeo de destinos y aumenta el número de oportunidades utilizando el Software de Ungerboeck.

Setores

Para mais detalhes sobre como o nosso software pode funcionar para o seu negócio, escolha um dos setores abaixo: Setores